O Que Como Quando Onde Quanto Quem?

(Clique no player para ouvir a narração do nosso post sobre o 5W2H! Deixe nos comentários o que achou.)

A busca pela produtividade e pela entrega de suas obrigações no trabalho de forma eficiente e com qualidade é uma das grandes preocupações da maioria dos profissionais, nos dias de hoje.

No entanto, com a rotina agitada das empresas, é muito comum encontrarmos esses profissionais com dificuldades para dar conta de todas as tarefas durante o horário comercial.

Assim, nesse cenário, tem crescido a busca por ferramentas que ajudem na organização dos afazeres e melhorem a produtividade. Dessa forma, as pessoas procuram se organizar melhor e fazer a gestão do tempo no trabalho com ajuda da tecnologia.

E uma ótima alternativa para negócios de todos os setores é a ferramenta 5W2H.

No post de hoje, vamos entender o que é essa metodologia, o que significa 5w2h, seu conceito e como aplicar o 5W2H para trazer melhores resultados para a sua empresa. Boa leitura!

Saiba mais: Conheça os 4 segredos de como ter sucesso em gestão de projetos

O que é 5W2H?

O Que Como Quando Onde Quanto Quem?

  • O 5W2H é uma ferramenta de produtividade que consiste em um conjunto de sete diretrizes.
  • Assim, a metodologia 5W2H usa uma série de perguntas em inglês, que visam a ajudar os profissionais a fazerem o planejamento de projetos, de estratégias ou de atividades com mais praticidade e clareza.
  • O 5W diz respeito às cinco diretrizes que começam com a letra W:
  • Enquanto o 2H se refere às duas perguntas do método 5W2H iniciadas com a letra H:

Confira a explicação de cada uma das diretrizes da metodologia 5W2H:

  • What (o que fazer): qual é o projeto, a estratégia, ou atividade que está sendo planejada, ou qual é o objetivo que você deseja alcançar?
  • Why (por que fazer): por que isso precisa ser feito? É importante para a empresa, para a equipe ou para os clientes? Vai melhorar algum processo? Qual? Vai solucionar um problema? Qual?
  • Where (onde será feito): será dentro ou fora da empresa? Se for responsabilidade de um setor específico ou departamento, qual é?
  • Who (por quem será feito): quais colaboradores participarão de cada uma das etapas?
  • When (quando): quando cada uma das atividades começarão e para quando é o prazo para terminá-las? (o ideal, aqui, é construir um cronograma detalhado).
  • How (como fazer): quais serão as etapas e ações para alcançar o objetivo definido? Aqui, uma boa ideia é utilizar também o quem e o quando, atribuindo cada etapa a um responsável e incluindo uma data de término específica para elas.
  • How much (quanto custará fazer): qual será a despesa para cumprir todas as tarefas planejadas? Avalie bem os recursos humanos e materiais necessários e estime quanto eles vão custar.

O Que Como Quando Onde Quanto Quem?

Vantagens de empregar a técnica 5W2H:

As vantagens do 5W2H são muitas. Aqui, resumimos apenas algumas das vantagens da ferramenta da qualidade 5W2H.

Como a técnica 5W2H é bastante objetiva, pode ser utilizada por negócios de todos os portes. Além disso, ela não necessita de uma equipe técnica especializada. Assim, qualquer colaborador pode se valer dela.

Dessa forma, gestores competentes são capazes de responder às 7 perguntas do 5W2H de maneira detalhada, organizando um bom planejamento sem perda de tempo nem incluindo informações desnecessárias.

Destacamos principalmente a importância da diretriz How (como fazer?). Para responder a essa pergunta, é essencial saber estabelecer metas e prazos precisos, além disso, deve-se definir muito bem os responsáveis pela realização de cada tarefa.

Como em todo bom planejamento, esses aspectos ajudarão a equipe a se manter alinhada quanto às etapas que cada um precisa cumprir para atingir o objetivo especificado.

Mas, afinal, como fazer o 5W2H para elaborar um plano de ação? E o que é 5W2H, exatamente?

Leia também: O que é e como fazer um plano de ação 5W2H?

Como fazer o 5W2H?

Agora que você já sabe o que é 5W2H é hora de por essa metodologia em prática.

Em geral, usamos uma planilha 5W2H, com as perguntas (o que, por que, onde, quem, quando, como e quanto) listadas na primeira coluna. Assim,  as respostas explicativas são colocadas na segunda coluna.

  1. Também podemos encontrar diversas ferramentas voltadas para a gestão de planos de ação no mercado, como o STRATWs One, da Siteware.
  2. Mas, se você preferir, também pode detalhar as respostas usando um editor de texto convencional.
  3. O importante é ter um documento em que tudo esteja bem descrito, de maneira que as informações não gerem dúvidas ou ambiguidades.
  4. Outro ponto importante é compartilhar as informações, por isso, usar esses documentos, sejam planilhas eletrônicas ou arquivos de texto, compartilhado na nuvem, é uma excelente ideia.

Dessa forma, qualquer membro da equipe poderá consultar as respostas de cada uma das perguntas quando quiser e de onde estiver. Assim, a comunicações é muito mais ágil e confiável.

Além disso, caso seja feita alguma modificação no planejamento, ela automaticamente será atualizada nos documentos compartilhados. Com isso, todos estarãi sempre a para da últimas novidades, eveitandio-se, assim, erros e confusões.

Como fazer 5W2H: seja detalhista em cada resposta das 7 perguntas!

E é aí que está uma das maiores vantagens da ferramenta. Ao especificar bem os detalhes nas respostas, você diminui as chances de ocorrer equívocos de interpretação ou erros de atribuição (quando alguém pensa que a responsabilidade era de outra pessoa, sendo que, na verdade, era dela).

Consequentemente, minimizamos a probabilidade de acontecer algum mal-entendido ou confusão, evitando o retrabalho e contribuindo para a produtividade do time.

Para facilitar o entendimento, acompanhe o nosso exemplo. Suponha que a sua empresa precise adquirir novos tablets para a equipe de vendas utilizar em visitas aos clientes.

A ferramenta 5W2H levaria a respostas como etas:

  • What (o que fazer) — Adquirir 5 novos tablets para a equipe de vendas.
  • Why (por que fazer) — A equipe de vendas precisa de tablets para demonstrar as soluções da empresa para os clientes, contando com a facilidade e a mobilidade desses equipamentos.
  • Where (onde será feito) — Departamento de vendas.
  • Who (por quem será feito) — Colaborador A e Colaborador B.
  • When (quando) — Início: Segunda-feira (incluir data). Término: Quarta-feira (incluir data).
  • How (como fazer):
  1. Pesquisar modelos de tablets com, pelo menos, 32GB de armazenamento, tela de 7,9 polegadas e com conexões Wi-Fi e 4G, que tenham o melhor custo/benefício.
    Responsáveis: Colaborador A e Colaborador B.

    Prazo: Segunda-feira (incluir data).

  2. Pesquisar preços de tablets nas principais lojas de varejo online.
    Responsável: Colaborador A.

    Prazo: Terça-feira (incluir data).

  3. Pesquisar preços de tablets no comércio local.
    Responsável: Colaborador B.

    Prazo: Terça-feira (incluir data).

  4. Adquirir 5 tablets do mesmo modelo na loja em que foi encontrado o melhor preço.
    Responsáveis: Colaborador A e Colaborador B.

    Prazo: Quarta-feira (incluir data)

  • How much (quanto custará fazer) — R$ 15.000,00 (estimado).

Calma, você ainda não entendeu totalmente o que é 5W2H. Não pense que o trabalho estará finalizado depois que todas as perguntas do 5W2H estiverem respondidas.

  • O gestor precisa acompanhar o andamento das tarefas para saber se é necessário adicionar, modificar ou eliminar alguma etapa para chegar no objetivo dentro do prazo combinado.
  • Por isso, a tabela pode ser alterada sempre que for preciso, sendo que os envolvidos sempre devem ser notificados quando isso acontecer.
  • Confira também em nosso blog: Como executar um plano de ação e acompanhar seus resultados

O método 5W2H é apenas um de muitos modos de se desenvolver planos de ação. Existem muito outros, por isso, disponibilizamos este vídeo. Assim, você pode conhecer alternativas ao ciclo 5W2H.

Confira o vídeo:

Quando utilizar o 5W2H?

O sistema 5W2H pode ser utilizado sempre que você for iniciar uma nova atividade na empresa, seja ela simples, como contratar um novo software para a equipe, ou mais complexa, como um projeto que levará meses.

Daí a importância do 5W2H como um ferramenta de produtividade extremamente versátil.

Afinal, devido ao conceito do sistema 5W2H, ele pode ser empregado em empresas de todos portes, de foma ágil e prática. Nem exige, na verdade, grandes treinamentos.

Porque pé muito fácil de entender o que significa 5W2H, basta responder a suas 7 perguntas e pronto. Nasce assim um ótimo plano de ação!

E, depois de entender isso, o colaborador se sente confiante e percebe que não tem nenhum segredo em como fazer 5W2H. É só seguir respondendo o questionário de forma objetiva, mas sem esquecer de nenhum detalhe importante.

5W2H exemplos nas empresas de seu uso:

  • organizar um happy hour com os colegas de trabalho;
  • implementar uma mudança de tecnologia no seu departamento;
  • elaborar uma estratégia de conteúdo para os perfis da empresa nas redes sociais;
  • incentivar a criação de hábitos que aumentem a produtividade da equipe;
  • organizar a mudança dos colaboradores para um novo local de trabalho da empresa;
  • implementar um novo sistema ERP (ou CRM, etc.) para uso dos colaboradores do negócio.

Portanto, não importa o quão complicado for o seu objetivo, a finalidade da estratégia 5W2H é trazer mais agilidade e produtividade para o processo.

Seguindo todas essas orientações com cuidado, você estará no caminho certo para otimizar o seu tempo e gerenciar melhor a sua rotina de trabalho. Tudo isso graças à metodologia 5W2H.

  1. Veja também: Como criar um plano de ação para atingir metas?
  2. Quer mais dicas de gerenciamento de projetos e processos? Então, confira mais este vídeo de nosso canal no YouTube:

E então, já sabe o que é 5W2H? Percebeu por que a estratégia 5W2H pode ser uma grande aliada no aumento da produtividade?

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de negócio e de projetos?

  • A Siteware ajuda empresas a serem mais produtivas por meio de seu software, o STRATWs One, focado em performance, oportunidades de melhoria, gestão de reuniões e portfólio de projetos.
  • E as qualidades do STRATWs One são tantas que ele já é usado por mais de mil empresa e seus 162 mil colaboradores.
  • Assim, eles podem contra com vantagens e funções como estas:
  • Criar e acompanhar KPIs de processos, projetos e pessoas;
  • Compartilhar informações com agilidade e transparência;
  • Facilitar a troca de informação e a comunicação entre departamentos;
  • Focar na busca dos resultados que sua empresa procura alcançar;
  • Usar a meritocracia e a gestão à vista para motivar e gerenciar equipes;
  • Empregar as principais metodologias de planejamento estratégico como BSC, OKR e SWOT;
  • Potencializar a governança corporativa;
  • Gerenciar riscos e analisar cenários;
  • Integrar pessoas, operação e estratégia;
  • Encontrar oportunidades de melhoria;
  • Aumentar a produtividade;
  • Criar, acompanhar e compartilhar KPIs com agilidade e transparência;
  • Fazer a gestão de reuniões e do portfólio de projetos.
  1. São muitas oportunidades de melhorara a performance de sua empresa.
  2. Revolucione a gestão da sua empresa com o STRATWs One
  3. O Que Como Quando Onde Quanto Quem?
  4. E se quiser saber mais sobre como fazer um plano de ação, baixe nosso planilha gratuita: Planilha de Plano de Ação
Leia também:  Como O Homem Demonstra Que Sente Saudades?

O Que Como Quando Onde Quanto Quem?

Daniella DoyleJornalista e Publicitária de formação, está no mercado há mais de 15 anos com foco em gerar resultados para empresas B2B por meio de estratégias online e offline. Adora uma nova tendência e trabalhar com métricas e metas. É gerente de marketing na Siteware e, quando sobra um tempinho, aproveita para tricotar e pintar!

  • O que é 5W2H?
  • Como fazer o 5W2H?
  • Quando utilizar o 5W2H?

O que é 5W2H e como fazer um plano de ação [+ Planilha]

O Que Como Quando Onde Quanto Quem?

Na Gestão Empresarial, temos vários termos, metodologias e ferramentas que quase todo mundo já ouviu falar em algum momento, mas que, na verdade, não conhece seus conceitos ou aplicações práticas.

Um desses termos é metodologia 5W2H. Uma ferramenta 5W2H é tão simples e prática que pode ser útil em inúmeros momentos e áreas de sua empresa. Um exemplo é o uso desde o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional até o planejamento e acompanhamento de pequenos projetos ou mesmo atividades rotineiras.

Nesta postagem, além de entender melhor o que é 5W2H e sua definição, você também vai aprender como fazer um plano de ação 5W2H.

O que é a ferramenta 5W2H?

A ferramenta 5W2H é um checklist administrativo de atividades, prazos e responsabilidades que devem ser desenvolvidas com clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto. Tem como função definir o que será feito, porque, onde, quem irá fazer, quando será feito, como e quanto custará.

  • A sigla é formada pelas iniciais, em inglês, das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade.
  • São elas:
  • Os 5W:
  • What (o que será feito?)
  • Why (por que será feito?)
  • Where (onde será feito?)
  • When (quando será feito?)
  • Who (por quem será feito?)

Os 2H:

  • How (como será feito?)
  • How much(quanto vai custar?)

Ou seja, a metodologia 5W2H é formada pelas respostas para essas sete perguntas essenciais de qualquer planejamento, seja de um projeto ou de uma área inteira.

Com essas respostas em mãos, você terá um mapa de atividades que vai ajudar a tornar a execução muito mais clara e efetiva, como vamos explicar!

Como fazer 5W2H na prática

Como você já deve ter percebido, esta é uma ferramenta extremamente útil e flexível. Com inúmeras possibilidades, você pode e deve usá-la para tornar mais palpável o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional.

Ou seja, traduzindo os objetivos e metas em planos de ações e iniciativas, ou mesmo para o dia a dia da empresa, utilizando a ferramenta para definir os responsáveis, datas e recursos para projetos e atividades menores.

Nesse momento, ainda não são necessários softwares, equipamentos e nenhum outro grande investimento. Para começar a utilizar a ferramenta 5W2H em sua empresa você pode utilizar um quadro branco ou uma planilha eletrônica.

  1. Ou, ainda, qualquer outro instrumento de sua preferência, pois tudo que você precisa é de um meio para colocar as sete colunas (5W e os 2H) e comunicar sua equipe sobre o que precisa ser feito.
  2. A imagem abaixo é um exemplo prático do 5W2H:
  3. O Que Como Quando Onde Quanto Quem?

Porque utilizar a ferramenta 5W2H em sua empresa

  • Por ser uma ferramenta de uso simples, trazendo bastante objetividade para a execução da ação, a Matriz 5W2H costuma ser utilizada em áreas de gestão diversas, como por exemplo: Gestão de Projetos, Gestão de Riscos, Gestão Orçamentária, Elaboração de Planos de Negócio, Elaboração do Planejamento Estratégico, etc.
  • Para uma empresa que busca crescer de forma saudável e acelerada, sem perder o controle das finanças, ou seja, por meio de um bom processo de Planejamento e Orçamento, a utilização da metodologia 5W2H auxilia a trazer praticidade e organização ao processo de tomada de decisão.
  • Aliás, temos um episódio do nosso podcast, o Controller Cast, onde falamos sobre o orçamento como ferramenta de gestão. É um conteúdo rico que vai ao encontro deste artigo, confira:

E pode acreditar, esta tão simples metodologia ajuda muito na execução e sobretudo no controle das tarefas da sua empresa.

Isso pode significar uma tremenda economia de tempo e recursos, deixando de lado dúvidas e discussões em relação a execução dos planos e ganhando em seu lugar muito mais produtividade.

Isso porque tudo fica muito mais claro e a atribuição de atividades de cada colaborador será imediatamente beneficiada. Ou seja: os envolvidos em um projeto específico saberão exatamente o que fazer, quando, onde, de que forma, etc.

E o resultado, além da economia de que já falamos, é a criação de uma Cultura Organizacional de colaboração, gerando a sinergia que pode ser um importante diferencial estratégico para qualquer negócio.

O 5W2H como ferramenta fundamental de Planejamento Estratégico e Orçamentário

Como dissemos no texto, os planos de ações são fundamentais para colocar em prática os objetivos e metas estabelecidos no processo de Planejamento Estratégico e Orçamentário.

Isso porque pode ser é um elo importante entre os gestores que não compreendem muito sobre Orçamento Empresarial e a área financeira da empresa.

Um coordenador de Marketing ou de TI, por exemplo, que não tem muita familiaridade com os números, pode iniciar seu planejamento com mais clareza por meio da matriz de 5W2H. E, depois, evoluir esse plano para o Orçamento do setor, com o auxílio do financeiro ou controller, claro.

Desenvolvemos uma planilha de Plano de Ação, na qual utilizamos três metodologias que podem ser bem úteis para o momento que sua empresa está, de evolução dos processos.

A primeira metodologia é a do 5W2H, que explicamos neste post, e as outras duas são do método RICE, que auxilia na hora de definir o que priorizar, e a Kanban, para acompanhar o andamento dessas ações. Essas três metodologias são fundamentais para o processo de Gestão Orçamentária.

  1. Caso queira baixar essa planilha e começar a usar agora mesmo na sua empresa, basta clicar no link abaixo:
  2. O Que Como Quando Onde Quanto Quem?Caso você queira dar um passo ainda maior na gestão da sua empresa, você precisa aliar esse Plano de Ações ao Planejamento Orçamentário. Para te auxiliar com isso, aconselhamos que baixe gratuitamente nosso Guia de Orçamento Empresarial na Prática, para baixar basta clicar neste link ou na imagem abaixo:
  3. O Que Como Quando Onde Quanto Quem?
  4. E depois de ler o e-book, compartilhe com seus colegas e não esqueça de deixar um comentário abaixo contando o que achou.

Todo empresário já passou por isso: depois de analisar o mercado e os resultados operacionais, percebe que algo precisa ser feito em sua empesa e resolve iniciar um grande projeto. Ele reúne a equipe, todos fazem uma longa reunião, discutem durante horas, diversas anotações são feitas, e-mails enviados, apresentações em PPT são assistidas inúmeras vezes.

E depois de tudo isso, ele bate o martelo e fica decidido: – Vamos pôr o plano em ação!

Descubra como ter uma gestão de projetos focada no cliente

E, em pouco tempo, o que ele percebe? Percebe que mais e-mails foram enviados, apresentações PPT assistidas e até planilhas foram criadas. Mas absolutamente nada de concreto aconteceu…

Você sabe por que isto acontece? Porque não foram determinados prazos, tarefas, metas, responsáveis e responsabilidades. Muitas vezes, as pessoas têm ideia do que é preciso ser feito e aonde querem chegar, mas as coisas ficam vagas, no ar, sem fundamento.

No entanto, é muito fácil resolver esse problema e pôr em prática seu projeto. Basta responder às sete perguntas que estão resumidas no chamado Plano de ação 5W2H. Você sabe o que significam essas letras e como elas podem ajudar a fazer as coisas andarem rumo a resultados efetivos em sua empresa?

Veja tudo isso em nossa postagem!

Para colocar seus planos em ação, a liderança é fundamental. Baixe nosso e-book O guia para gestão eficiente da equipe de vendas e tenha ainda mais condições para fazer suas ideias virarem realidade.

Plano de ação 5W2H: comece agora!

O Que Como Quando Onde Quanto Quem?

Responda 7 perguntas e parta para a ação!

O que significa 5W2H:

5W2H é uma sigla em inglês que corresponde às seguintes sete perguntas nesse idioma:

  • What?
  • Why?
  • Who?
  • Where?
  • When?
  • How?
  • How much?

A tradução para o português do plano de ação 5W2H é:

  • O quê?
  • Por quê?
  • Quem?
  • Onde?
  • Quando?
  • Como?
  • Quanto custa?
  • Perceba que se o empreendedor ou gestor de empresa responder a essas perguntas ao final daquela primeira reunião em que se pretende fazer o planejamento de seu projeto, todos os envolvidos saberão o que fazer e as coisas andarão na empresa!
  • Vamos detalhar agora como responder a cada uma dessas perguntas.
  • Outra ferramenta gerencial muito eficaz e que pode ser usada em conjunto com o plano de ação 5W2H é o chamado Diagrama de Ishikawa, veja tudo sobre ele: Diagrama de Ishikawa: ele resolve problemas em sua empresa!
Leia também:  Como Descobrir Que A Mulher Trai O Marido?

O Que Como Quando Onde Quanto Quem?

O quê? Por quê? Quem? Onde? Quando? Como? Quanto custa? 7 perguntas fundamentais

Respondendo às 7 perguntas do plano de ação 5W2H

What? O quê?

É preciso definir um objetivo, o que se quer alcançar. Além disso, quais as atividades necessárias e que devem ser executadas, fases e etapas do projeto.

Why? Por quê?

O que justifica se dedicar a esse projeto? O custo benefício tem potencial de ser positivo e trazer mais vantagens que dispêndio de recursos? Que problema será resolvido?

Who? Quem?

Esta etapa é uma das mais importantes no plano de ação 5W2H. E não se trata apenas de dizer quem fará o quê.

É preciso definir as equipes, quem será o líder de cada equipe, como cada participante poderá colaborar com os demais, quem fará a parte operacional e quem traçará estratégias e táticas.

Além disso, cabe ao líder geral do projeto delegar cuidadosamente as responsabilidades certas para os colaboradores mais adequados.

Where? Onde?

Aparentemente é uma pergunta de fácil resposta, mas muitas tarefas se desenrolam em locais diferentes, principalmente, quando se trata de ações de vendas. Onde estão os clientes para serem visitados? Como chegar até eles? Além disso, nem tudo ocorre dentro das quatro paredes da empesa. Visitas a fornecedores, bancos, consultores etc. Tudo isso precisa ser definido e planejado.

When? Quando?

Não basta definir uma data limite para o fim de seu projeto, é necessário construir um cronograma detalhado em que cada data de entrega das diversas tarefas deve ser documentada para que todos saibam quando poderão contar com aquele resultado ou recurso. Lembre-se de que o trabalho em equipe exige uma sincronização perfeita para que os esforços de cada um sejam utilizados ao máximo. A “passada do bastão” é muito importante e um cronograma bem definido vai ajudar muito.

How? Como?

Há uma metodologia a ser seguida pela equipe? É preciso ver se é um tipo de projeto que está amplamente documentado e se existe uma maneira padrão de ser feito.

Por exemplo, se a equipe decide que é necessário fazer um plano de marketing, já existem diversos livros e autores que ensinam como fazer isso.

Escolher um deles para seguir como padrão é uma boa ideia, evitando dúvidas no futuro ou repetição de tarefas.

How much? Quanto custa?

É claro que um orçamento detalhado deverá ser feito, mas é bom lembrar que não são apenas recursos monetários, dinheiro, que “custam” para a empresa.

Tempo despendido pela equipe, suas horas de trabalho também precisam ser incluídas nesses custos.

E outros recursos, como insumos e máquinas, mesmo que não tenham de ser adquiridos, deixaram de ser usadas em outras atividades da empresa enquanto fizerem parte do projeto.

O Que Como Quando Onde Quanto Quem?

Já respondeu as perguntas? Parta para a ação!

Que achou da metodologia 5W2H para planos de ação? O ideal é construir um documento para registrar respostas a todas essas perguntas e compartilhar o material com os profissionais envolvidos no projeto.

Além disso, nem tudo o que é planejado sai sempre como o esperado. É preciso redefinir respostas a algumas das perguntas conforme o projeto vai evoluindo e novos cenários vão se apresentando ao grupo.

Está pensando em pôr um plano de ação em prática na sua empresa? Bom, já sabe quais perguntas têm de responder antes de começar!

E se estiver interessado em conhecer mais uma ferramenta de gerenciamento empresarial, confiara esta postagem: GUIA: Como definir os indicadores do Balanced Scorecard.

O Quê? Quando? Quem? Por quê? Onde? Como?5W1H dá consistência ao plano de ação

O Que Como Quando Onde Quanto Quem?

Gerir é estar a par de todo processo de criação, desenvolvimento e planejamento dos atos da organização ou equipe. Para ser um bom Administrador é preciso desenvolver os rumos, as metas e principalmente as estratégias e ações para que a empresa consiga alcançar os objetivos desejados. No entanto,  é preciso criar um planejamento estratégico antes do ato efetivo, o famoso plano de ação, que nada mais é do que a elaboração de táticas fundamentais antes de iniciar o ataque.

Mas como elaborar um plano de ação simples e focado, de forma a desenvolver um melhor trabalho na empresa e equipe? Com a ferramenta 5W1H. Muito usado por jornalistas no desenvolvimento dos leads (introduções nas matérias) e no meio empresarial como uma espécie de check-list, esse mnemograma (micro-check-list na língua empresarial) pode ser muito importante no desenvolvimento do planejamento estratégico.

Agora você deve estar se perguntando: mas o que é essa tal 5W1H? A expressão é originaria de seis palavras em inglês What (o que), When (Quando), Who (quem), Why (por que), Where (onde) e How (como), e tem como objetivo promover um “brainstorm” baseado em uma meta clara.

A ferramenta parte do princípio que é preciso deixar claro tudo o que deve ser feito, quem deve ser responsabilizado, onde desenvolver, quando iniciar e por que.

O foco principal é justamente ajudar os empreendedores a pensar estrategicamente com perguntas e questionamentos importantes, antes de fazer ação efetivamente.

Desenvolver um bom plano, considerando o 5W1H, é relativamente simples e sem necessidade de algo especial, além disso, o resultado é sempre positivo e auxiliador.

Pense na meta, crie uma planilha com as 6 perguntas da ferramenta (O que fazer, quando fazer, quem irá fazer, por que irá fazer, onde irá fazer e como irá fazer), acrescente uma ação para cada uma delas e responda conforme a necessidade do momento.

Ao final do processo, será possível obter um plano de ação elaborado, simples e com objetivos bem traçados. Com o planejamento pronto, é só colocar a mão na massa e partir para a ação.

Já diz o ditado: “A prática é o que leva a perfeição”, então quanto mais e melhor utilizar o 5W1H, igualmente terá um resultado mais produtivo e um plano de ação delimitado de forma correta.

A ferramenta consegue dar consistência a estratégia, sendo como um guia para os gestores implementarem atuações estratégicas dentro da organização. Contudo, isso precisa ser realizado de forma integrada.

Não adianta o Administrador somente pensar e planejar, é preciso que ele desenvolva, ou como o próprio nome sugere, coloque em ação.   

5W2H: Como fazer um plano de ação?

O 5W2H é a principal ferramenta de gestão para elaboração de planos de ação. Através desta ferramenta é possível identificar todos os elementos para execução de um plano seja ele estratégico, tático e operacional. No texto de hoje veremos detalhes de como elaborar um plano de ação utilizando a ferramenta do 5W2H.

Tempo de Leitura: 3 minutos

O 5W2H é a principal ferramenta de gestão para elaboração de planos de ação. Através desta ferramenta é possível identificar todos os elementos para execução de um plano seja ele estratégico, tático e operacional. No texto de hoje veremos detalhes de como elaborar um plano de ação utilizando a ferramenta do 5W2H.

Apesar de sua fácil aplicabilidade, considerar esta ferramenta muito simplória para seu negócio é um erro que você não se pode cometer. Por vezes, administradores, gestores, desenvolvedores de produtos e outros preferem não adotar essa metodologia pelo motivo de a considerarem básica de mais para seus empreendimentos.

Simplifique seu plano de ação com o 5W2H

A ferramenta 5W2H é útil para traçar um plano de ação, independentemente de sua complexidade. Desenvolvimento de novos produtos, abertura de novas franquias, expansão em novos mercados, análise de concorrência são exemplos de algumas das atividades, nas quais poderão ser otimizadas com a ferramenta.

Basicamente, o desenrolar da ferramenta 5W2H requer respostas para sete perguntas sobre o projeto a ser desenvolvido.

  • O que? (What)
  • Por que? (Why)
  • Quem? (Who)
  • Onde? (Where)
  • Quando? (When)
  • Como? (How)
  • Quanto? (How much)

Uma das características marcantes dos empreendedor é a capacidade de gerar novas ideias. Porém, juntamente com este ponto positivo de sua personalidade, a dificuldade de transformar os seus insights em projetos reais é, sem dúvidas, o principal dilema enfrentado por essas mentes brilhantes.

Por isso, responder essas perguntas antes de iniciar um novo projeto, seja ele qual for, pode ser o ponto de partida para o sucesso de qualquer ação a ser realizada pelo gestor ou por seus colaboradores.

Dicas de leitura: Análise SWOT Matriz Ansoff 5 forças de Porter

Como aplicar o 5W2H?

Recentemente, acompanhei a respostas de alguns empresário para a seguinte questão:

Cite o principal objetivo que a organização tem para os próximos anos?

Obviamente as respostas foram tão genéricas quanto a pergunta. “Aumentar o faturamento em x%” e “aumentar a nossa carteira de clientes” foram as respostas mais encontradas. Entretanto, por mais que os objetivos declarados sejam genéricos, a metodologia proposta pelo 5W2H pode fornecer um norte para elaboração de um plano de ação.

O quadro a seguir contém uma simulação básica da utilização do 5W2H com um dos objetivos almejados pelos empresários que responderam ao questionamento anterior.

Aumentar a nossa carteira de clientes.
Etapas do 5W2H O que responder? Características de cada etapa
O que? (What) O que queremos fazer? O que faremos para conquistarmos novos clientes? Definir uma ação ou atividade a ser executada. Pode ser também um problema ou desafio a ser resolvido.
Por que? (Why) Por que utilizaremos esta ferramenta? Por que treinaremos nossos vendedores? Justifique a resposta anterior. Apresente bons motivos do que se pretende realizar.
Quem? (Who) Quem aplicará os treinamentos para os vendedores? Quem será o responsável na prospecção de novos clientes? Defina quem serão os responsáveis pelo plano de ação
Onde? (Where) Onde serão aplicados os treinamentos para a equipe de venda? Onde serão realizadas as prospecções dos novos clientes? Informe o local onde cada parte de seu processo será executada.
Quando? (When) Quando iniciaremos o plano de ação? Quando iremos treinar nossos vendedores? O cronograma do seu plano é essencial para continuidade do mesmo.
Como? (How) Como faremos a prospecção dos novos clientes? Como treinaremos a nossa equipe de vendas? Praticidade! Neste momento defina os passos de como serão executados os procedimentos para atingir os objetivos pré-estabelecidos.
Quanto? (How much) Quanto será o valor do investimento feito para se conseguir novos clientes? Quanto efetivamente gastaremos para treinar nossos vendedores? Defina os custos dos procedimentos de seu plano de ação. Não comece nada sem realmente saber sua capacidade de investimento.
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Automatize seu plano de ação

Uma das facilidades dessa ferramenta é a sua forma de automatização. Por meio de uma planilha do Excel ou uma tabela inserida em um documento no Word qualquer pessoa consegue usufruir desta metodologia.

Caro leitor, para você ter noção da importância do 5W2H mostrarei um caso prático da utilização da ferramenta.

Para realizar este post, fiz uma tabela utilizando o 5W2H. Compreendo que escrever posts semanalmente é uma tarefa que exige um bom plano de ação.

Vejamos a tabela:

5W2H: Vamos responder algumas perguntas?
O que? (What) Por que? (Why) Quem? (Who) Onde? (Where) Quando? (When) Como? (How) Quanto? (How much)
O que é o 5W2H? Por que utilizar o 5W2H? Quem pode utilizar o 5W2H? Onde aplicar o 5W2H? Quando aplicar o 5W2H? Como funciona? O retorno do investimento?

Perceba que durante o post faço questão de responder as etapas do 5W2H. Um ponto importante do meu plano de ação ao escrever é deixar claro a importância do que vai ser discutido, tentando explicar, durante todo o texto, os benefícios do tema para o leitor do blog.

Hora de agir!

Aconselho a todos aplicarem o 5W2H no seu próximo projeto. A ferramenta pode não suprir todas as necessidades para execução dos seus planos, entretanto os passos para qualquer empreitada precisam de um norte bem definido, e, com certeza, o 5W2H será mais do que útil.

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5W2H

Criado na indústria automobilística japonesa durante a condução de estudos sobre qualidade, hoje o 5W2H é considerado uma ferramenta administrativa e da qualidade que pode ser aplicada em várias áreas de negócio e em diferentes contextos dentro de uma organização, como no planejamento estratégico para organizar e guiar a execução de ações dentro da empresa ou até mesmo para planejar uma viagem de negócios.

O 5W2H tem como objetivo principal auxiliar no planejamento de ações, pois ele ajuda a esclarecer questionamentos, sanar dúvidas sobre um problema ou tomar decisões.

Assim, seu uso traz benefícios a como facilidade na compreensão de fatos e um melhor aproveitamento de informações.

Isso acontece pois o 5W2H ajuda a obter respostas que clareiam cenários e ajudam a organizar e sistematizar ideias.

A ferramenta funciona como uma espécie de checklist composto por sete perguntas específicas e que tem as iniciais de suas palavras-chave (em inglês). As perguntas que compõem o 5W2H são:

  • WHAT: o que será feito? – Aqui deve-se determinar a intenção do que se pretende realizar, ou seja, definir e descrever o que será feito de fato. Por exemplo: criação de um ambiente de descanso e leitura para colaboradores.
  • WHY: por que será feito? – Trata-se da justificativa para o desenvolvimento do que foi proposto. Por exemplo: para proporcionar uma oportunidade de relaxamento e pausa para melhorar a qualidade de vida dos colaboradores e consequentemente enriquecendo suas entregas.
  • WHERE: onde será feito? – Definição do local de realização. Este local pode ser físico ou até mesmo um departamento ou setor de uma empresa. Por exemplo: na sala 2 disponível no subsolo da empresa.
  • WHEN: quando será feito? – O tempo de execução – cronograma e prazos para a execução.
  • WHO: por quem será feito? – Deve-se definir quem ou qual área será responsável pela execução do que foi definido. Por mais que uma área seja a responsável, uma boa prática é escolher um líder, ou seja, alguém que será encarregado de gerenciar a execução do que foi proposto.
  • HOW: como será feito? – Os métodos ou estratégias utilizadas para a condução do que foi estabelecido devem ser definidos para que o que foi idealizado seja executado da melhor forma.
  • HOW MUCH: quanto custará? – Definição do custo e investimento necessário para a realização do que foi proposto.

Existem variações da ferramenta: o 5W1H e o 5W3H. O 5W1H é idêntico ao 5W2H, porém sem a pergunta How much? (quanto custará?). Essa variação se torna interessante em casos em que o custo do que foi definido é muito baixo ou irrelevante.

Já o 5W3H inclui a pergunta How many? (quantos – no sentido de quantidade) como um complemento extra à ferramenta. Essa variação pode ser utilizada em cenários onde é importante quantificar quaisquer outros elementos além de custos, como por exemplo para responder perguntas como: Quantos equipamentos vou precisar substituir? Quantas pessoas serão impactadas? Entre outras.

Quando utilizar o 5W2H?

Devido a simplicidade e praticidade do 5W2H, ele pode ser aplicado nos mais diversos âmbitos, inclusive no dia a dia, para programar um passeio em família por exemplo. Ou seja, ele pode ser utilizado em qualquer atividade, pois seu principal objetivo é aprimorar o planejamento de alguma coisa. Porém, as atividades mais comuns nas quais a ferramenta é aplicada são:

  • Criação de plano de ação: o 5W2H pode auxiliar na elaboração de plano de ação para resolver um problema ou atingir determinado objetivo ou meta. Um exemplo comum do uso de plano de ação com a ferramenta 5W2H é na tratativa de não conformidades. Após identificar a causa raiz de uma não conformidade, o 5W2H pode ser utilizado sozinho ou em conjunto com outras ferramentas para a elaboração de um plano de ação que seja efetivo para sanar a causa raiz do problema.
  • Definição de um processo ou projeto: o uso do 5W2H pode funcionar como um guia para identificar e orientar a definição das atividades de um processo ou projeto. A ferramenta auxilia a definir quais são as atividades que o processo ou projeto deveriam ter, o porquê de cada uma das atividades precisar ser executada, onde e quando devem ser executadas, quem é o responsável pelas atividades e pelo processo ou projeto e como essas atividades devem ser executadas.
  • Elaboração do planejamento estratégico: visto que o planejamento estratégico trata da definição de objetivos e estratégias da organização, o 5W2H pode ser empregado para planejar e guiar ações estratégicas dentro da empresa que possibilitem o aumento da competitividade da organização e o alcance das metas estabelecidas.

As perguntas que a ferramenta apresenta respondem pontos fundamentais da execução e ajudam a garantir que nenhuma etapa ou atividade seja esquecida ou deixada de lado.

Entretanto, é importante ressaltar que toda atenção é necessária durante a execução da ferramenta, pois por se tratar de perguntas relativamente simples, enganos ou omissão de informações relevantes podem acontecer e, como consequência, os resultados esperados não serem alcançados.

Como fazer o 5W2H?

O uso do 5W2H pode ser resumido em 3 passos:

  • Defina no que a metodologia será utilizada, por exemplo: projeto, processo, etc.
  • Com o apoio de uma planilha modelo, software, aplicativo ou até mesmo de um formulário em papel, tenha em mãos a estrutura com as 7 perguntas do 5W2H;
  • Reflita sobre o assunto e responda todas as perguntas de maneira concisa, objetiva e detalhada o suficiente para que cada resposta fique compreensível e clara.

Uma dica importante: procure sempre lembrar do objetivo final, ou seja, daquilo que você deseja alcançar usando o 5W2H enquanto estiver respondendo os questionamentos. Isso é importante para que a ação planejada atinja o seu propósito.

Uma abordagem interessante é passar o planejamento feito por meio da ferramenta para a revisão de uma outra pessoa, ou até mesmo construir o planejamento executando o questionário em grupo. Assim, as informações e expectativas ficarão alinhadas evitando a geração de dúvidas e vieses.

Exemplo de 5W2H

Dado o seguinte cenário: uma empresa enfrenta o problema de alta rotatividade de colaboradores.

Neste caso, a empresa possui um processo de recrutamento e seleção definido, porém o indicador de rotatividade de colaboradores encontra-se muito acima do desejável.

Além disso, devido à grande maioria dos colaboradores não residirem na cidade onde a empresa está situada, o risco de perda de mão de obra qualificada é ainda mais alto.

A seguir é apresentado o plano de ação com duas ações que poderão ser realizadas para sanar ou amenizar o problema enfrentado pela empresa.

Título: Seleção de colaboradores qualificados que permaneçam na empresa. Objetivo: Mitigar o risco de perda de mão de obra qualificada.
Data de elaboração: 02/06/2018 Responsável: Gestor de Recursos Humanos
Ação:  001- Capacitar recrutadores
5W O que? (What?) Capacitar a equipe de recrutadores.
Por quê? (Why?) Porque recrutadores não estão conseguindo identificar candidatos com o perfil adequado para a empresa.
Quem? (Who?) Colaboradores da área de Recursos Humanos, incluindo assistentes e analistas de Recursos Humanos da empresa.
Quando? (When?)

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