Como Garantir Que Email Foi Entregue?

No nosso caso, o relatório completo da nossa ferramenta de automação mostrou que a nossa taxa de entrega estava sendo prejudicada por conta da reputação dos IPs que nós compartilhávamos com outras empresas.

Como Garantir Que Email Foi Entregue?

A reputação de um IP é influenciada por 6 fatores. São eles:

Engajamento

Quanto mais as pessoas abrirem, clicarem, responderem e/ou encaminharem suas mensagens, maior o nível de engajamento delas.

Isso dá sinais de que o seu email era relevante para aquele remetente, aumentando sua reputação.

Volume constante

Os provedores de internet também avaliam o volume e a frequência com que você dispara emails.

Por conta disso, quem manda um volume muito alto de emails e depois fica dias ou semanas sem realizar novos disparos pode ser interpretado como um remetente de spam.

Para evitar essas questões, utilize um calendário e planeje seus envios de modo estratégico. Isso te ajudará a manter uma comunicação constante e homogênea, aumentando a reputação do seu IP e otimizando a experiência dos seus leitores.

Baixe o nosso template gratuito de calendário de email marketing.

Marcações de spam

Sabe aquele botão que de exclamação que fica logo acima dos emails? Ele existe para que os usuários possam sinalizar para seus provedores de email que uma determinada mensagem é considerada spam.~

Como Garantir Que Email Foi Entregue?

Essas marcações são extremamente danosas para a reputação do seu IP.

Se alguém te marca como spam, é melhor que você nunca mais envie mais emails para essa pessoa (ou ela também pode reportar as outras mensagens e continuar ferindo a seu IP).

SpamTraps

SpamTraps são, literalmente, armadilhas para capturar remetentes de spam.

Se você disparar mensagens para esses emails, os provedores de internet interpretarão que você está comprando listas ou que você não realiza limpezas na sua base de assinantes e, consequentemente, reduzirão a reputação do seu IP.

Bounce Rates

A taxa de soft e hard bounce da sua lista também influencia (e muito!) na sua reputação.

Soft bounces são erros temporários que impedem a entrega da mensagem como, por exemplo, caixa de email cheia. Enquanto isso, hard bounces são erros permanentes causados por endereços email inexistentes.

Altas taxas de bounce indicam práticas suspeitas e ferem a reputação do seu IP.

Blacklists

  • Blacklists são bancos de dados em tempo real que indicam se um endereço de IP (ou domínio) é suspeito de enviar spams.
  • Se você entrar numa blacklist, suas mensagens não serão entregues para os ESPs que levam ela em consideração.
  • Algumas das blacklists mais famosas do mercado são:
  • Se o seu serviço de automação não envia alertas automáticos quando você é listado nesses sites, você pode acessá-los manualmente para verificar se o seu IP foi listado e o que você precisa fazer para removê-lo da lista.

3. Fique atento ao nível de email throttling

Alguns provedores de internet (Internet Service Provider – ISP) limitam a quantidade de emails que aceitam de um determinado remetente durante um período de tempo. Se você tentar disparar mensagens acima desse limite, o ISP rejeitará seus emails, resultando em um grande número de retornos.

Essa recusa em entregar a mensagem é temporária e geralmente se resolve em até 72 horas.

Porém, se isso acontecer com muita frequência, fique alerta: após 72 horas os emails são considerados como soft bounce e, ao longo prazo, esses números influenciam na reputação do seu IP.

Como garantir a entregabilidade dos seus emails

A “arte” de ter os seus emails entregues é composta por questões técnicas e de rotina. Para te ajudar com esse desafio, vamos dar uma breve explicação sobre cada um deles.

Como Garantir Que Email Foi Entregue?

Aspectos técnicos

Os aspectos técnicos geralmente são os mais “obscuros” para os novatos do email marketing. Muitas vezes eles são automaticamente configurados pela equipe de suporte da sua ferramenta de automação e/ou com o time de TI da sua empresa.

Por conta disso, às vezes os analistas de email não conhecem o impacto que eles possuem na estratégia. Para garantir que a sua estratégia está rodando com tudo em ordem, verifique todos eles!

1. Configure o SPF

A sigla SPF vem de “Sender Policy Framework”, um sistema que ajuda a internet a ter certeza de que você está autorizado a enviar emails utilizando aquele domínio. Ou seja, ele ajuda a prevenir que outras pessoas mandem emails se passando por sua empresa.

Se meu e-mail for devolvido, o que isso significa?

Quando não é possível entregar uma mensagem, ela é devolvida com uma mensagem de erro descrevendo o que causou a falha na entrega. Se a sua mensagem foi devolvida, localize seu código de erro abaixo para ver o que causou o problema e como resolvê-lo.

Como Garantir Que Email Foi Entregue?

Use Ctrl+F (Windows) ou Cmd+F (macOS) para encontrar palavras-chave.

Observação:
os exemplos usam o domínio coolexample.com e o email [email protected] Substitua-os por suas próprias informações.

Estas são as mensagens de erro mais comuns:

Devoluções comuns de email

Erro de devolução Causa do erro Solução
421 Servidor temporariamente indisponível. Tente novamente mais tarde. IB101 A fila de emails está com um volume de mensagens acima do normal. Tente novamente mais tarde.

‌‌Devoluções relacionadas à conta do destinatário‌‌

Erro de devolução Causa do erro Solução
‌‌Limite de armazenamento da conta excedido‌‌ A conta do destinatário atingiu o limite de armazenamento e não pode receber emails no momento. O destinatário precisa limpar a pasta de recebimento para abrir espaço para mais emails.
‌‌A conta não existe‌‌ O email do remetente não existe. Confira se o email do destinatário foi digitado corretamente.
Conta desabilitada A conta do destinatário existe, mas não está habilitada para receber emails. Esse geralmente não é um erro temporário, mas você pode tentar de novo mais tarde.
‌‌Tempo de entrega‌‌ esgotado Isso pode acontecer por vários motivos. Tente novamente mais tarde.
Esta mensagem está em loop: já tem a minha linha de Delivered-To. (#5.4.6) A conta do destinatário está encaminhando a mensagem em loop. Isso normalmente acontece porque o destinatário tem dois endereços que encaminham um para o outro. Ele precisa corrigir as configurações de encaminhamento.

Devoluções por destinatário inválido

Erro de devolução Causa do erro Solução
550 Destinatário não encontrado. O endereço de email do destinatário não é válido. Remova o destinatário inválido do seu email.
451 Desculpe, não foi possível estabelecer uma conexão SMTP. Não vou tentar novamente; esta mensagem está na fila há muito tempo. O endereço de email do destinatário foi digitado incorretamente. O provedor de email do destinatário bloqueou o envio por esse endereço. Verifique se há algum erro no endereço de email. Se você estiver enviando para um grupo, envie para cada destinatário separadamente para descobrir quem está causando o erro.

Devoluções relacionadas ao remetente

Erro de devolução Causa do erro Solução
535 Autenticação não permitida em servidores IBSMTP. IB401 Não é permitida autenticação para entrada de email. Não tente autenticar ao enviar mensagens desse servidor.
550 [email protected] Remetente em branco: endereços não permitidos. Forneça um remetente válido. IB501 O campo de remetente do email está vazio. Adicione um endereço de remetente válido e tente enviar a mensagem novamente.
550 [email protected] Não é possível usar endereços IP como remetentes. Forneça um remetente válido. IB502 Não é possível enviar mensagens de email por endereços IP. Adicione um endereço de remetente válido e tente enviar a mensagem novamente.
550 coolexample.com O domínio do remetente é inválido. Forneça um remetente válido. IB506 O domínio não tem registros MX ou um endereço IP válidos, ou houve um problema durante a pesquisa de DNS quando o email foi enviado. Verifique se você está enviando de um domínio válido. Em seguida, verifique se o domínio tem registros DNS válidos fazendo uma pesquisa de DNS externa. Se o DNS não for válido, deve ser corrigido antes de reenviar o email.
550 [email protected] Registro SPF inválido. Verifique suas configurações de SPF e tente novamente. IB508 O registro SPF do domínio do email não permite o envio de mensagens pelo servidor de saída. Inclua o servidor de envio desejado no registro SPF ou remova o registro SPF do domínio.
421 Rejeitado temporariamente. O DNS reverso desse IP falhou. IB108 O endereço IP de envio não tem uma configuração de DNS reverso ou ocorreu um erro na pesquisa de DNS. Confirme se o endereço IP de envio tem uma configuração de DNS reverso antes de enviar o email novamente.

Devoluções relacionadas ao conteúdo

Erro de devolução Causa do erro Solução
552 A mensagem foi rejeitada devido a um conteúdo considerado spam pela comunidade online. IB212 A mensagem do email contém um link, anexo ou padrão detectado por nossos filtros como spam. Inclua a opção de cancelamento de recebimento em suas mensagens de email. Em seguida, verifique suas listas de envio para garantir que você está enviando apenas para destinatários que optaram por receber seu email. Se você achar que a mensagem foi sinalizada como spam por engano, salve uma cópia da mensagem original e comunique o erro de devolução.
552 Mensagem infectada por vírus rejeitada. IB705 A mensagem do email contém um link, anexo ou padrão detectado por nossos filtros como possível vírus. Inclua a opção de cancelamento de recebimento em suas mensagens de email. Em seguida, verifique suas listas de envio para garantir que você está enviando apenas para destinatários que optaram por receber seu email. Se você achar que a mensagem foi sinalizada como spam por engano, salve uma cópia da mensagem original e comunique o erro de devolução.

Devoluções por limitação de fluxo

Erro de devolução Causa do erro Solução
452 Esta mensagem contém muitos destinatários. Reduza o número de destinatários e tente novamente. IB605 A mensagem contém muitos destinatários. Reduza o número de destinatários e tente novamente.
421 Conexão recusada, muitas sessões abertas neste IP. Reduza o número de sessões abertas simultaneamente. IB007 Este endereço IP atualmente tem muitas sessões abertas. Reduza a quantidade de sessões abertas e tente novamente.
554 554 Este IP foi bloqueado temporariamente por tentar enviar muitas mensagens com conteúdo considerado spam pela comunidade da Internet. IB110 Este endereço IP tentou enviar muitas mensagens contendo algo que foi considerado spam e foi bloqueado por uma hora. Se você não estiver enviando spam, você precisará entrar em contato com seu Provedor de Serviços de Internet (ISP) para saber por que seu endereço IP está enviando tantos emails. Algo no seu sistema está causando o problema, e nós precisaremos examinar o caso. C3: Para determinar e confirmar a propriedade do endereço IP, você pode fazer uma pesquisa de endereço IP pelo DNSstuff ou em registros de IP como arin.net (EUA e Canadá), ripe.net (Europa), lacnic.net (América Central e América do Sul), afrinic.net (África) e apnic.net (Ásia/Pacífico).
554 Este IP foi bloqueado por um dia por tentar enviar muitas mensagens com conteúdo considerado spam pela comunidade da Internet. IB111 Este endereço IP tentou enviar muitas mensagens contendo algo que foi considerado spam e foi bloqueado pelo restante do dia. Verifique o conteúdo de sua mensagem e tente novamente mais tarde.
554 Este IP foi bloqueado temporariamente por tentar enviar uma mensagem para muitos destinatários inválidos. IB112 Este endereço IP tentou enviar uma mensagem para muitos destinatários inválidos e foi bloqueado por uma hora. Verifique sua lista de destinatários e tente novamente mais tarde.
554 Este IP foi bloqueado pelo restante do dia por tentar enviar uma mensagem para muitos destinatários inválidos. IB113 Este endereço IP tentou enviar uma mensagem para muitos destinatários inválidos e foi bloqueado pelo restante do dia. Verifique sua lista de destinatários e tente novamente mais tarde.
550 Este IP tentou enviar muitas mensagens durante esta hora. IB504 Este endereço IP atingiu o limite máximo de mensagens por hora. Tente novamente mais tarde.
550 Essa mensagem ultrapassou o limite máximo de mensagens por sessão. Abra uma nova sessão e tente novamente. IB510 Este endereço IP atingiu o limite máximo de mensagens por sessão. Tente novamente mais tarde.
550 Este IP tentou enviar muitas mensagens para vários destinatários durante esta hora. IB607 Este endereço IP atingiu o limite máximo de destinatários por hora. Tente novamente mais tarde.
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Devoluções relacionadas à RBL

Erro de devolução Causa do erro Solução
554 Rejeição pelo teste RBL. Este endereço IP foi bloqueado de nossa RBL interna. Siga o link mostrado na devolução para enviar um pedido de remoção deste endereço IP.
554 Conexão recusada. Este endereço IP tem uma reputação ruim no Cloudmark Sender Intelligence (CSI). IB103 Este endereço IP tem uma reputação ruim no Cloudmark Sender Intelligence (CSI). Consulte o Cloudmark Sender Intelligence para ver a reputação do IP do remetente.
554 Conexão recusada. Este IP está listado na Spamhaus Block List (SBL). IB104 Este IP está na lista Spamhaus de IPs bloqueados. Verifique se o IP está na lista de bloqueio da Spamhaus.
554 Conexão recusada. Este IP está listado na Exploits Block List (XBL). IB105 Este IP está na lista de bloqueio de explorações da Spamhaus. Verifique se o IP está na lista Spamhaus de bloqueio de abusos.
554 Conexão recusada. Este IP está listado na Policy Block List (PBL). IB106 Este IP está na lista de bloqueio de políticas da Spamhaus. Verifique se o IP está na lista Spamhaus de bloqueio de políticas.

Devoluções comuns do Microsoft 365

Erro de devolução Causa do erro Solução
IMCEAEX-_O=CHOST_OU=EX CHANGE+20ADMINISTRATIVE+20GROUP+20+28F YDIBOHF23SPDLT+29_CN=RECIPIENTS_ CN [email protected] #550 5.1.1 RESOLVER.ADR.ExRecipNotFound; not found ## Existem entradas em cache da Lista de Apelidos ou você excluiu seu Arquivo de Cache de Apelidos. Tente limpar as entradas em cache da lista de Apelidos ou excluir seu arquivo de Cache de Apelidos.
550 5.4.1 Endereço do destinatário rejeitado: acesso negado. AS(201806281) O endereço não foi reconhecido pelo sistema do destinatário: o servidor de destino é incorreto devido a um problema de DNS ou o endereço do destinatário não pode receber emails. Confirme se digitou seu endereço de email corretamente. Confirme se o domínio e os registros MX dos destinatários estão configurados corretamente para o Microsoft 365. Para obter mais informações, consulte Verificar e gerenciar meus registros MX.
550 5.1.8 Acesso negado: remetente de saída inválido. Remetente de saída inválido: as mensagens enviadas da conta de email do Microsoft 365 podem violar a política antispam da Microsoft. Verifique se as mensagens foram realmente enviadas pelo usuário do endereço de e-mail e envie uma solicitação de desbloqueio de e-mail.
550 5.7.705 Serviço indisponível. Acesso negado: o locatário ultrapassou o limite. O locatário ultrapassou o limite: as mensagens enviadas da organização do Microsoft 365 podem violar a política antispam da Microsoft. Verifique se as mensagens foram realmente enviadas pelo usuário do endereço de e-mail e envie uma solicitação de desbloqueio de e-mail.
Sua organização não permite o encaminhamento externo. Por padrão, a Microsoft não permite o encaminhamento para endereços de e-mail externos. Edite sua política de filtro de spam de saída.

Etapas relacionadas

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Quais formas existem para comprovar que um email enviado foi devidamente recebido?

Vale ressaltar que nosso sistema permite que usuários rastreiem o envio de e-mails tanto a nível de domínio (no Painel E-mails do Admin, na opção de menu Logs Entrantes), para qualquer conta remetente do seu domínio, quanto a nível de usuário (no Painel do usuário, no ícone Rastrear Envios), para uma conta específica. Dessa forma, você pode saber se uma mensagem foi recebida no servidor de destino, mas não que tenha sido necessariamente lida pelo destinatário.

Confirmação de leitura (“Return receipt”): Recurso fornecido pelo Thunderbird (no menu “Opções” de uma nova mensagem), Outlook (na aba “Opções” de uma nova mensagem) e Windows Live Mail (no menu “Ferramentas” ao redigir uma nova mensagem), dentre outros programas, incluindo nosso WebMail (clicando nos 3 pontinhos verticais na parte superior direta da composição de um e-mail e escolhendo “Requer confirmação de leitura”). Depende de uma confirmação manual do destinatário, ao receber uma mensagem solicitando confirmação de leitura. Caso conceda, o programa de e-mail do destinatário dispara um email para o remetente informando que mensagem foi lida.

Confirmação de entrega (“Delivery status notification”): Disponível no Microsoft Outlook (aba “Opções”) e Thunderbird, que também disponibilizam o método anteriormente referenciado.

A confirmação de entrega indica que a mensagem foi recebida no servidor de destino, mas não que tenha sido necessariamente lida pelo destinatário.

Outra opção são serviços de terceiros, que trazem o benefício de conseguir detectar se um email foi aberto pelo destinatário e muito mais, como endereço IP do destinatário, quantas vezes abriu o email, etc.

Normalmente requer que aloque o domínio do serviço ao final do endereço de e-mail para o qual irá enviar o email, de forma que seu e-mail passa pelo sistema de tal serviço, que faz a entrega do mesmo e tenta realizar a validação da entrega/leitura do mesmo.

Uma opção gratuita, que funciona com base em doações e tem ótimo funcionamento é o Who Read Me.

Uma opção que permite rastrear um grande número de emails por um preço mensal fixo é o Readnotify.com (em ingles) e inclui recursos como rastrear arquivos DOC e PDF enviados. Você pode realiza uma assinatura de avaliação clicando no link indicado. Outra opção paga é o Bananatag.

Um serviço brasileiro conceituado é o DocYouSign (antigo Comprova), que possui o protocolo legal do Observatório Nacional – Órgão do Ministério da Ciência e Tecnologia e possui valor jurídico.

Vale ressaltar que tais serviços são muitas vezes questionados eticamente, por alocarem um selo (ou imagem oculta) e rastrearem o envio, porém até onde sabemos, legalmente, o e-mail enviado é seu e você pode rastreá-lo. Vale citar também que o rastreamento funciona em 99% dos casos.

Entregabilidade de Email Marketing

Início

Mas então, como garantir que aquele email lindo que você levou horas para a criar, para anunciar sua campanha bombástica, chegará a caixa de entrada de seus leads e clientes? Foi pensando nisso que levantamos os principais fatores avaliados pelos provedores de email, para determinar se sua mensagem irá para a caixa de entrada ou não de seu destinatário.

Antes de mais nada, é necessário entender o conceito de entregabilidade e porque não é o mesmo que entrega. Embora pareçam ter o mesmo significado, entrega e entregabilidade possuem significados diferentes no mundo do email marketing. A melhor forma de demonstrar a diferença entre esses dois termos é pensar no processo de envio de email marketing em dois passos:

O que significa a Entrega de Email?

É o primeiro passo do processo de envio de email. Apesar da utilização mais frequente do termo “entrega”, acredito que “aceitação da mensagem” seja mais o adequado. Entenda por “aceitação da mensagem” casos em que os emails foram enviados aos provedores de seus destinatários e não retornou nenhum tipo de mensagem de erro, os famosos hard bounces e soft bounces.

Porém, mesmo que seu email seja “aceito” pelo provedor de seu destinatário com sucesso, isso não significa que sua mensagem chegou na caixa de entrada de seu contato. Isso porque, seu envio pode ser bloqueado pelo filtro anti-spam, ficar em quarentena ou então ter tido outro destino, como a tão temida caixa de spam.

Mas o que é Entregabilidade de Email Marketing, então?

A entregabilidade do email é o segundo passo do processo de envio. Ela se resume a ação do seu email marketing chegar até a caixa de entrada de seus destinatários. Esta é uma das métricas de maior importância para quem faz envios de email marketing.

A grande questão é que essa é uma métrica difícil de ser mensurada, pois os provedores de seus destinatários não dirão à você (ou para sua plataforma de email marketing), se a sua mensagem chegou na caixa de spam ou não na caixa de entrada de seu contato. Ou seja, mesmo que seu email foi entregue, não significa que ele não pode ter parado em algum filtro anti-spam de seu destinatário no meio do caminho.

Como funcionam os filtros anti-spam?

Filtros anti-spam são conjuntos de soluções ou sistemas que tem como objetivo principal evitar que sua caixa de email fique saturada com emails não solicitados por você. Esse tipo de mensagem costuma ser bloqueada ou é direcionada para a caixa de SPAM do seu provedor de email, de acordo com a solução que o filtro anti-spam definir.

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Os filtros anti-spam analisam as mensagens encaminhadas para determinado usuário com base em regras e verificações dos itens contidos na peça de email, verificam principalmente se aquele conteúdo é do interesse do destinatário. Muitas vezes, os filtros classificam como spam uma mensagem verdadeira ou permitem a passagem de emails que realmente eram spam, afinal, nenhum filtro é 100% eficaz.

Exemplo de como fuciona os filtros anti-spam de email.

Como é possível ver na imagem acima, uma vez enviado um email ele poderá passar por 3 ou até mais filtros antes de chegar a caixa de entrada do seu destinatário. Além de sua mensagem poder ser barrada e descartada, ou até direcionada para a caixa de spam a partir de parâmetros analisados pelos filtros anti-spam.

Por que meu email chegou como spam?

O que é spam?

Independente da origem da expressão, email spam é toda mensagem não solicitada, seja pela autorização prévia ao remetente, ou pelo conteúdo enviado.

Mas ainda assim o que mais escuto é frases do tipo: “meu email é real, não é spam! Não deveria ter ido para a caixa de spam!”.

E algo mais complicado ainda é explicar que, se sua mensagem é real, seu conteúdo é de interesse e seu destinatário quer receber sua mensagem, provavelmente seu email está caindo na caixa de spam porque você para os olhos do provedor e filtro anti-spam é sim um spam.

Atualmente o volume de spam de tráfego de spam gira em torno de 39% , porém em 2008 ele já chegou a representar 92,8% de todo o tráfego de emails enviados.

Percentual total de spam dentre o tráfego de emails de 2007 até 2017.

O que acontece hoje em dia é que muitos ainda confundem, acham que spam é somente os envios feitos para roubar dados de destinatários. Esses tem uma classificação específica no mundo do email, são os chamados “Golpes de Phishing”.

Os Golpes de Phishing são realizados através do envio de email em nome de alguém sem autorização com o intuito de enganar seus destinatários para que forneça dados pessoais (como por exemplo, senhas, contas bancárias, etc) ou até para espalhar softwares mal-intencionados/vírus.

Portanto, mesmo que seu envio não tenha a intenção de roubar dados, é um envio autorizado e real, é necessário entender todos os fatores que podem fazer o provedor de emails e filtro anti-spam acreditarem o contrário sobre sua mensagem.

Filtro de spam do Gmail: Veja como ele funciona

O que afeta a entregabilidade de seu email marketing?

São diversos os fatores analisados pelos provedores e filtros anti-spam para determinar se seu email chegará na caixa de entrada ou não de um destinatário.

Apesar desses fatores variarem de acordo com o provedor, existem alguns itens que são avaliados com maior frequência por grande parte dos serviços.

Por isso, é importante conhecer e aplicar estes itens na maior proporção possível em sua estratégia, com o mesmo cuidado e importância dado à outras mídias e canais.

Confira a seguir os principais fatores avaliados pelos provedores:

1. Autenticação de Email

É o primeiro passo para iniciar sua estratégia de email marketing. Atualmente, existem algumas autenticações que devem ser realizadas de forma obrigatória, pois são responsáveis por informar seu destinatário que você é você mesmo e que seu conteúdo é seguro.

Estas autenticações são como um documento que, no momento do envio, será apresentado ao provedor do destinatário.

Elas foram criadas com o objetivo de complementar o protocolo básico usado para enviar emails, o SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), isso porque o SMTP mesmo não possui mecanismos de autenticação.

Mas você deve estar se perguntando, se estou enviando a partir de meu email [email protected], por que preciso provar isso através de autenticações? Simplesmente porque é possível enviar emails “fazendo passar por” alguma outra pessoa. E é para isso que estes protocolos de autenticação servem – verificar que o domínio utilizado no remetente de seu envio é você mesmo e que este é um envio confiável.

Essa autenticação, realizada através de protocolos, ajuda os provedores a protegerem seus usuários de emails falsos, como golpes de phishing e spammers.

Quando um provedor não consegue validar se o remetente é quem realmente ele diz que é, a sua mensagem poderá passar por um filtro mais rigorosos, resultando em um bloqueio do envio ou então um direcionamento da mensagem para a caixa de spam.

Vamos então a lista das principais autenticações que devem ser feitas:

SPF O SPF (Sender Policy Framework) é uma tecnologia que visa combater o envio não autorizado de mensagens em nome de um determinado domínio.

Ele certifica quais são os IPs autorizados a fazer envios em nome de seu domínio, através de uma include de texto (TXT).

Esse método autentica a identidade do servidor de email que está enviando a mensagem (conhecido como HELO), bem como a identidade do email responsável por enviar a mensagem (o MAIL FROM).

Desta forma, ao realizar um envio de email, o provedor do destinatário verificar em seu domínio se o endereço de IP que está enviando a mensagem é autorizado.

Como funciona o fluxo de validação de SPF.

DKIM

O DKIM (DomainKeys Identified Mail) é um protocolo que dá a permissão a um serviço para transmitir uma mensagem, essa validação de permissão pode ser verificada pelos provedores de email, que poderá garantir se a mensagem é ou não autenticada.

Em resumo, a chave de DKIM consiste em assinar as mensagens de seus envios com uma chave pública, para garantir a autenticidade do seu remetente. Ao contrário do SPF, que verifica o envelope (quem está enviando), o DKIM verifica o cabeçalho da mensagem e certifica ao destinatário que o conteúdo não foi alterado até chegar à sua caixa.

DMARC O DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting and Conformance) baseia-se nas autenticações de SPF e DKIM mencionadas acima, que são dois mecanismos de proteção e segurança amplamente difundidos e agrega uma função especial de relatórios, que permite monitorar o comportamento dos emails.

Com a configuração correta do DMARC, é muito mais simples determinar se uma mensagem é legitimamente enviada a partir de um suposto remetente; mas não apenas isso: DMARC permite definir o que fazer se a mensagem realmente não for do remetente.

Essas são as principais autenticações verificadas pelos provedores de email. Portanto, o primeiro passo para melhorar a entregabilidade de seus emails marketing é realizar todas as autenticações apresentadas acima.

Veja mais sobre a importância do SPF, CNAME e DKIM na entrega de seus emails marketing

Como verifico se o meu envio está com SPF, DKIM e DMARC validados corretamente?

A primeira coisa que você precisa saber é que para cada serviço que você utiliza ou utilizará seu domínio para envios de email, você precisará incluir essa informação em sua configuração de SPF e DKIM.

Por exemplo: se você utiliza hoje uma plataforma de email marketing, uma plataforma de atendimentos de suporte, etc. todos eles precisam estar informados em sua configuração de SPF. O mesmo ocorre com o DKIM, sendo necessário a inclusão da chave de DKIM para cada um dos seus serviços.

Já o DMARC validará se ambos estão corretos, e se caso não, o provedor deverá aceitar a mensagem ou não.

Uma das formas mais fáceis de saber se seus envios estão autenticados é através de um email recebido realizado através de algum destes serviços que você utiliza. No Gmail, por exemplo, abra um email seu recebido pela sua plataforma de email marketing, por exemplo, e clique em “Mais”.

  • Abrirá uma série de um opções, dentre elas “Mostrar original”, clique nessa opção.
  • Essa opção lhe dará acesso ao cabeçalho do envio, onde terá logo abaixo do “Assunto” da mensagem, as informações de SPF, DKIM e DMARC para aquele envio.

MX MX (Mail exchange) é uma entrada em seu DNS que informa aos provedores onde eles devem entregar uma mensagem de email para você.

Similar como ocorre com as entradas A e CNAME usadas em seu DNS com intuito de direcionar os visitantes para visualizar um determinado conteúdo, a entrada MX existe com o objetivo de informar onde seu servidor de email está localizado.

Não possuir uma entrada MX em seu domínio pode fazer com que os provedores marquem seu remetente como inválido e rejeitem sua mensagem.

Isso porque, todo conceito de email gira em torno da troca de mensagens.

Desta forma, sem ter um local (caixa de MX) para receber respostas o provedor do seu destinatário pode entender que você pode estar realizando envios de conteúdo falso ou malicioso.

Então antes de iniciar com processo de envio de email marketing, certifique-se de que seu domínio já possui uma caixa de email existente e que a entrada de MX está devidamente configurada em seu domínio. Mesmo que você já possua uma caixa de email, pode ser que não tenha a entrada MX em seu domínio ou ela tenha sido removida.

Para consultar a existência da entrada de MX, sugiro a plataforma MXToolbox, onde você poderá consultar rapidamente essa entrada, basta informar seu endereço de domínio.

16 técnicas para otimizar a entrega do email marketing

Domain Keys Identified Mail é uma maneira de validar o remetente do email através de recursos de criptografia.

Todo o conteúdo da mensagem e partes de seu cabeçalho são criptografados usando um certificado chamado de chave privada, gerando uma assinatura única para o email.

Essa assinatura é transmitida no email através de um novo item no cabeçalho, chamado DKIM-Signature.

Observe que o email em si não é criptografado, é apenas adicionado ao cabeçalho uma assinatura baseada na criptografia de seu conteúdo.

Essa assinatura é, então, verificada pelo servidor de destino da mensagem, utilizando uma chave pública disponível em um registro DNS do servidor de origem.

Essa chave pública só consegue validar se a assinatura é legítima, não sendo possível utilizá-la para gerar assinaturas falsas.

Com DKIM, além de garantir que o remetente é legítimo, também é possível garantir que o conteúdo da mensagem não foi modificado após o envio, já que foi gerada uma assinatura baseada em seu conteúdo.

2. Configurar o SPF

“Sender Policy Framework é um padrão aberto que especifica uma técnica para prevenir que o endereço de remetente seja forjado”.

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O SPF permite que se possa definir quais são os servidores responsáveis pelo envio de emails de um determinado domínio.

Isso é especialmente importante quando se contrata uma plataforma de email marketing, pois é preciso “autorizar” os servidores dessa empresa a enviar emails em nome de seu domínio.

Sem usar o SPF, é possível que outro servidor consiga se passar por legítimo, enviando emails em nome de seu domínio.

A verificação SPF é feita no servidor do destinatário, consultando as regras definidas no registro TXT no servidor de nomes do remetente. Isso é consideravelmente seguro, pois um falso remetente não tem como alterar os registros DNS do domínio forjado.

3. Limitar o HTML do email marketing a até 30Kb

A limitação do tamanho final do HTML, por vezes, é uma exigência de algumas plataformas de envio de email marketing: só é possível usar um arquivo HTML que tenha até um certo tamanho em Kb.

Por conta disso, convencionou-se o limite de 30kb para uma mensagem, que pode parecer pouco, a princípio, mas é preciso considerar o volume total que precisará ser entregue a milhares de destinatários.

A regra é que, quanto mais “leve” o arquivo HTML do email marketing, mais rápida será a entrega. Além disso, é preciso considerar também o lado do destinatário: quanto mais leve a mensagem, mais rápido o seu download e visualização.

4. Limitar o tamanho total das imagens do email marketing a até 300Kb

Da mesma forma que limitar o tamanho do HTML otimiza o tempo de entrega e download da mensagem, trabalhar com o menor valor possível para o tamanho total das imagens do email marketing também o faz. É um complemento da recomendação anterior, já que uma mensagem é composta pelo próprio código HTML e pelas imagens.

O valor sugerido de 300kb refere-se à soma de todas as imagens presentes na mensagem, portanto, na hora de “fatiar” o design do seu template, fique atento ao tamanho de cada imagem gerada e explore os recursos de otimização oferecidos pelo software.

5. Desenvolver um HTML válido de acordo com o W3C

Alguns testes antispam aplicados às mensagens antes da entrega incluem a verificação do código HTML, afim de checar se sua estrutura é válida de acordo com as práticas recomendadas pelo W3C. Para verificar se seu código HTML é válido, utilize a ferramenta do próprio W3C.

Para a construção de templates de email marketing, recomendamos o uso do doctype HTML 4.01 Transitional, que inclui tags já obsoletas (como font) que ainda são necessárias para a compreensão da formatação de fonte em algumas aplicações de email.

6. Oferecer link para preview do email marketing como página da web

Por mais testes que você faça com o template para garantir que a maioria das aplicações de email irão renderizá-lo corretamente, alguma coisa pode dar errado.

Não é possível prever com precisão o ambiente de email do destinatário e, muito menos, as condições sob as quais ele pode estar, portanto, nunca é demais oferecer um link que o leve a um local onde a mensagem será realmente exibida de forma correta.

7. Oferecer link para opt-out de futuras mensagens

Ainda que deixássemos de lado a – imprescindível – questão ética do opt-out em respeito ao destinatário, ainda nos depararíamos com a questão da reputação do remetente. Uma mensagem sem opt-out dá margem ao usuário clicar no botão de reportar spam de sua aplicação de email, pois ele crê que, com essa ação, não irá mais receber mensagens daquele remetente.

Um certo número de pessoas que reportam o mesmo remetente como spammer faz com que sua reputação (IP e domínio) seja prejudicada perante os servidores de email.

Antes de entregar a mensagem, o servidor de email destinatário consulta uma espécie de banco de dados de reputações, onde pode localizar o status do remetente. Dependendo do que for encontrado nesse banco de dados, a mensagem pode nem ser entregue.

Portanto, ofereça recursos válidos para o destinatário remover seu cadastro do email marketing a qualquer momento e de forma prática, e sempre envie mensagens relevantes para evitar o aborrecimento do usuário.

8. Disponibilizar versões alternativas do email marketing

Versão web, versão de texto, versão mobile. Se você quiser atender 100% de seu público, muito provavelmente precisa oferecer estes três formatos diferentes para visualizar a mesma mensagem.

A versão web já é velha conhecida. Talvez por problemas de renderização correta da mensagem em alguma aplicação de email – o que não deve acontecer, visto que você testa todos os seus envios, certo? ???? -, o usuário pode preferir visualizá-la como página da web.

A versão mobile pode ser composta por um “HTML light”, sem imagens, sem uma diagramação muito complexa e com textos curtos e fáceis de ler rapidamente, só “passando os olhos”.

A versão de texto ainda é comum em algumas plataformas de envio de email marketing, que a enviam junto ao HTML com o propósito de atender às aplicações de email que não suportam HTML.

O problema é que nem todas as aplicações que não suportam HTML irão escolher a versão de texto para exibir ao usuário, então enviar a versão de texto apenas no formato MIME multipart (que contém as duas versões juntas), é preferível oferecê-la separadamente.
Além da falta de suporte a HTML, a versão de texto pode ser preferida por alguns usuários que não gostam do outro formato por diversos motivos: a mensagem demora pra ser exibida, contém muitas imagens, o conteúdo é mal distribuído etc.

9. Testar a visualização nos webmails e aplicações desktop

Quase a mesma explicação que a recomendação anterior. Imagine que você criou uma belíssima mensagem de email marketing com um elegante fundo de imagem em tons de preto e textos em branco.

Você envia e o Thunderbird ou o Apple Mail a renderizam corretamente. Porém, os usuários do Gmail e do Outlook 2007, por exemplo, irão ver absolutamente nada, pois essas aplicações de email não conseguem renderizar imagens como plano de fundo.

A mensagem foi entregue, mas o destinatário não teve acesso ao conteúdo.

Por isso, ao concluir o desenvolvimento de um template de email marketing, envie-o para emails configurados em diversas aplicações de email e veja como a mensagem é exibida em cada uma. Às vezes, pequenas correções podem fazer uma enorme diferença.

10. Manter a pontuação antispam do template de email marketing abaixo dos 5 pontos

Os servidores de email que realizam testes antispam antes de entregar um email determinam a pontuação limite que a mensagem pode atingir antes de ser considerada spam. Inúmeros aspectos da mensagem são avaliados e, conforme as “infrações” são identificadas, a mensagem vai ganhando pontos.

Quanto mais pontos, mais características de spam ela tem. Em geral, os limites impostos pelos servidores de email vão de 5 a 10 pontos, mas é importante adequar a mensagem para aqueles que trabalham no limite mínimo de 5 pontos, maximizando as possibilidades de entrega nos demais servidores.

11. Personalizar o email marketing com dados dos destinatários

A personalização do email marketing utilizando algum dado do destinatário, do ponto de vista dos provedores de email, descaracteriza o envio como algo “massificado”. Por mais que o conteúdo seja o mesmo para todos, inserir apenas o nome do destinatário em algum lugar da mensagem de email marketing torna a comunicação única para cada um.

Os provedores de email conseguem identificar essa sutil diferença entre uma mensagem e outra enviada por um mesmo remetente para diversos destinatários, e as chances do email chegar na caixa de entrada aumentam mais um pouco.

12. Incentivar os destinatários a adicionarem o email remetente a seus Contatos

Provavelmente, você já deve ter recebido um email que dizia, em algum lugar, algo do tipo “Para receber nossas mensagens em sua caixa de entrada, adicione o email [email protected]” Essa recomendação já diz tudo, não?

Quando o programa de email do destinatário recebe uma mensagem de um servidor de email, ele verifica se o remetente da mensagem é alguém conhecido do destinatário, como forma de avaliar a importância e relevância que esta mensagem pode ter em relação às demais.

Se o email remetente for identificado dentre os contatos cadastrados do destinatário, então, a mensagem tem mais chances de ser entregue na caixa de entrada, pois trata-se de um email enviado por um contato “confiável”.

13. Utilizar um email remetente válido

Muitas mensagens de email marketing são enviadas utilizando um email remetente do tipo no-reply, ou seja, que não aceita respostas. Porém, é importante que o servidor de email destinatário identifique que o email remetente é válido, como uma conta que realmente existe.

Além de consistir uma boa prática em relação aos provedores de email, o uso de um remetente válido e ativo também é questão de usabilidade: caso o destinatário queira entrar em contato com o remetente, é intuitivo – e rápido e prático – responder à mensagem diretamente por meio da aplicação de email.

14. Configurar o DNS Reverso

Para se conectar à internet, todo servidor recebe um endereço IP (ex.: 200.160.2.3), é através desse endereço que os servidores são localizados.

Nomes de domínio que estamos acostumados a usar, como www.exemplo.com, são apenas apontamentos para esses endereços. Esses apontamentos são controlados pelos servidores de nomes, que tem como função responder a consultas sobre esses nomes de domínio.

Os servidores de nomes armazenam diversos registros para cada domínio pelos quais são responsáveis. No caso do endereço IP, esse tipo de registro é chamado “A”.

Exemplo: Quando acessamos um site como www.exemplo.com, nosso computador fará uma consulta para descobrir qual o endereço IP do servidor onde ele está hospedado. Isso é chamado de consulta direta, pois estamos tentando descobrir o IP a partir do nome do servidor.

Porém, também é possível fazer uma consulta reversa, perguntando qual o nome de domínio de um determinado endereço IP. Para esse tipo de consulta ser atendida, o servidor de nomes responsável por seu domínio precisa estar configurado corretamente. Nele deve existir um registro do tipo PTR que terá como valor o endereço IP de seu domínio invertido, seguido pelo sufixo “.in-addr.arpa”.

Exemplo:

Para um servidor chamado mail.exemplo.com, deverão existir os seguintes registros no servidor de nomes:

Nome do Registro
Tipo do Registro
Valor
mail.exemplo.com A 20.016.023
mail.exemplo.com PTR

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