Como arquivar registros médicos: 9 passos (com imagens)

Postado por: admin – em 29 janeiro, 2019

Como Arquivar Registros Médicos: 9 Passos (com Imagens)

Na maioria das vezes organização é a palavra-chave que diferencia um departamento confuso e problemático de outro extremamente produtivo.

Cada setor em uma empresa possui funções específicas e diferentes entre si que precisam ser organizadas para garantir a eficiência do trabalho.

O setor de Recursos Humanos costuma ser um dos que necessitam de maior atenção, até pelo teor dos documentos gerenciados.

Os documentos arquivados pelo setor de Recursos Humanos guardam informações importantes sobre os funcionários da empresa.

Sendo assim, o desaparecimento de documentos desse tipo podem trazer muitos prejuízos à empresa como aumento de ações trabalhistas, erros em pagamentos, sem falar no prejuízo de tempo perdido na busca, às vezes sem sucesso, desses documentos.

Ao não organizar arquivos do setor de recursos humanos, a empresa pode sofre danos financeiros importantes ao negócio.

1- Como arquivar e organizar arquivos de RH

Uma das atividades mais básicas de um departamento de pessoal é o arquivamento de documentos.

Cada funcionário representa uma pilha enorme de documentos que precisa ser guardada pela empresa de maneira segura e permitindo o acesso rápido às informações quando for necessário.

Nesses papéis estão contratos de trabalho, documentos pessoais, regulamentos, registro de ocorrências internas e muitos outros.

 

Esses documentos precisam ser guardados de maneira adequada para organizar arquivos  e assim, manter a organização do setor. O arquivamento deve ser feito em pastas exclusivas de cada funcionário, que podem ser organizadas por data de admissão ou por ordem alfabética.

Por sua vez, essas pastas precisam ficar guardadas em local livre de umidade ou luz forte para garantir a preservação dos documentos.

Sendo assim, esse local deve ser de acesso facilitado para que os funcionários que necessitem buscar esses documentos os encontrem de maneira rápida. Deve-se ter cuidado também com as condições do local onde serão guardados os arquivos, para não acumular poeira sobre os papéis.

Além disso, deve ser feita dedetização no ambiente a cada seis meses para evitar a presença de traças, cupins, baratas e outros insetos indesejados.

O primeiro passo para começar a organizar  arquivos é separar os documentos por funcionário, quando for o caso e por assunto, quando forem documentos da empresa.

Como conclusão, você pode criar um arquivo ativo, com os documentos que são buscados com frequência e outro arquivo inativo, onde ficarão armazenados os documentos que não são tão utilizados.

O arquivo inativo pode ser depositado sob a responsabilidade de empresa especializada pela guarda de “arquivo morto”.

2- Saiba o tempo que deve guardar os documentos

Arquivar por 2 anos:

    • Termo de rescisão de contrato de trabalho;

Arquivar por 3 anos:

  • Cadastro Geral de empregados e desempregados (Caged)

Arquivar por 5 anos:

    • Atestados médicos e vale-transporte;
    • Acordo de Compensação e de prorrogação de horas;
    • Cartões, fichas ou livros de ponto;
    • Comprovantes de entrega da Comunicação de Dispensa do funcionário;
    • Autorizações de descontos não previsto na legislação;
    • Guias de recolhimento e relação de contribuição sindical, assistencial e confederativa;
    • Arquivos de eleições da CIPA e mapa de acidentes do trabalho;
  • Arquivos relativos a créditos tributários, como IR;

Arquivar de 5 a 10 anos:

  • Documentos relativos ao INSS ou Receita Federal

Arquivar por 10 anos:

  • Comprovante de pagamento de PIS/PASEP;

Arquivar por 20 anos:

    • Exames médicos admissional, periódico, retorno ao trabalho, alteração de função e demissional;
    • Informações do programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e o comprovante de entrega ao funcionário;

Arquivar por 30 anos:

  • Documentos relacionados ao FGTS;

Sem prazo definido:

    • Contrato de trabalho e livros de registro de empregados;
    • Relação anual de informações sociais (RAIS);
  • Livros de atas da CIPA e de inspeção do Trabalho;

Uma dica legal é encadernar aqueles documentos que precisam ser guardados por um longo tempo, pois dessa forma eles se transformam em um livro com capa dura e ficam protegidos.

3- Informe a sua equipe sobre os métodos de organização

Após ter definido qual método será utilizado para ordenação dos documentos é preciso informar todas as pessoas as quais terão acesso aos arquivos sobre como devem proceder para que o trabalho continue.

É interessante designar uma pessoa que ficará responsável por checar se os documentos estão no lugar correto e também orientar novos funcionários.

Neste caso, o ideal é que essa pessoa tenha conhecimento ou experiência em arquivologia, pois é um trabalho metódico e que exige muita concentração, paciência e zelo.

Além disso, é importante também que seja feita uma manutenção nos arquivos para realizar o expurgo dos documentos que já tenha passado do prazo necessário de arquivamento. Esse trabalho pode ser feito a cada seis meses, por exemplo.

A quantidade de papéis no setor de recursos humanos de uma empresa pode ser enorme e isso pode causar acúmulo de documentos em cima de mesas, esperando o dia de arquivar tudo.

Embora essa não seja a melhor prática, pois deveria ser arquivado diariamente, pode ser necessário estabelecer um dia na semana para fazer esse trabalho. Porém, faça e não deixe acumular por mais tempo do que isso para não acabar desanimando.

É preciso disciplina, mas só assim você consegue minimizar o risco de perder algum documento.

4- Utilize a tecnologia em favor da organização

Uma ótima solução para o acesso facilitado às informações é a transformação de todos os documentos em arquivos digitais, através da digitalização dos arquivos físicos, que pode ser feita pelos funcionários da própria empresa designados para tal serviço, ou mesmo com a contratação de empresas especializadas.

Como Arquivar Registros Médicos: 9 Passos (com Imagens)

5- Comunicação e Troca de informações com outros departamentos

O setor de recursos humanos está constantemente em contato com outros setores da empresa e com frequência existe a necessidade de enviar documentos ou pedir informações sobre funcionários, e boa parte dessas informações é sigilosa. Para esses casos é importante criar protocolos de recebimento de documentos.

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Uma maneira de fazer isso é anexar uma lista com os documentos enviados para os setores, e a pessoa que recebe os documentos assina a lista e devolve ao departamento que enviou. Além disso, essa é uma forma simples de acompanhar onde os documentos estão, evitando assim, que eles se percam pela empresa. 

Gostou desse artigo? Leia também o artigo sobre os 5 passos para fazer o arquivamento correto dos documentos.

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9 passos para organizar os documentos virtuais do consultório | Laudonline – Blog

Tempo de leitura: 5 minutos

Já falamos aqui no blog sobre a importância de se manter seu consultório organizado. Isso é um ponto determinante para qualquer bom atendimento e deve ser seguido à risca.

Sabemos também que grande parte dessa desorganização vem da quantidade de documentos dos pacientes que precisam ser arquivados. Por isso que estabelecer um método de arrumação é fundamental para passar uma imagem profissional de seu consultório e conseguir uma maior produtividade.

Como boa parte dos documentos hoje são virtuais, reunimos aqui 9 passos para te ajudar a organizá-los de forma eficiente.

1. Junte tudo

O primeiro passo é juntar todos os arquivos que serão arquivados. Faça uma varredura em seu computador, smartphone e HDs externos para localizar aqueles que precisam ser guardados e coloque-os em uma única pasta. É a partir dela que você vai, aos poucos, organizar sua vida virtual.

2. Crie categorias

Com tudo reunido, chegou a hora de decidir como será o armazenamento de seus arquivos. Essa parte é bem pessoal e precisa ser feita de acordo com as suas necessidades, sempre pensando em como vai ser a divisão em pastas e subpastas.

Se você quiser guardar exames dos pacientes, por exemplo, pode criar uma pasta “Pacientes” e, dentro dela, outras com o nome de cada um deles. Se preferir, pode criar uma pasta só para guardar todos os exames. Tudo vai depender da forma como você se sente mais confortável ao trabalhar.

3. Exclua aquilo que não é necessário

Quando você for organizar seus documentos nas pastas criadas, verá que alguns deles não têm necessidade de existir. Estes você pode excluir sem dó, pois só irão contribuir para a desorganização geral. Se uma foto de tratamento ficou borrada e não vai te servir, apague.

Se armazenou sem querer um documento inacabado e que não pretende concluir, apague. Se não te serve mais, apague. Não se esqueça, também, de limpar a lixeira de seu computador com frequência.

4. Dê nome a seus arquivos

Na pressa, às vezes salvamos documentos com nomes como “IMG_001” ou “Sem título”. Pode ser prático na hora, mas depois você terá um trabalho enorme para descobrir o que são aqueles arquivos e armazená-los de forma correta.

O recomendado é criar um padrão para o registro, nomeando de acordo com uma lógica que você entenda. Que tal colocar um “[Laudo]” antes do nome de cada laudo produzido, por exemplo?

5. As pastas “Download” e “Arrumar depois”

Com tudo organizado é hora de domar os dois principais monstros de desorganização. A pasta “Download” é para onde vão todos os arquivos baixados para seu computador e, se você se esquecer dela, verá que irão surgir vários arquivos sem nome para serem organizados, uma coisa que deveria ter sido feita na hora do download.

O segundo grande monstro de desorganização é a pasta “Arrumar depois”, que muitas vezes é criada “temporariamente” para armazenar uma bagunça igualmente “temporária”. O problema é que o temporário costuma se tornar definitivo e os arquivos se acumulam nessa pasta até que tudo saia do controle.

6. Mantenha seu desktop limpo

Salvar os arquivos no desktop é uma tentação enorme. Quando se tem um ou dois arquivos salvos por lá, é realmente uma ajuda tê-los à mão. Mas essa situação nunca para apenas no “um ou dois arquivos”. Sempre tem mais um. Mais outro. E só mais este daqui.

Quando você percebe, mal dá para enxergar o seu wallpaper. Tente manter seu desktop o mais limpo possível, colocando nele apenas aquilo que você realmente precisa que esteja lá, como os softwares mais usados ou documentos de atualização constante, por exemplo. E mesmo estes casos ainda podem ser evitados, é só se policiar para não salvar nada por lá.

Como Arquivar Registros Médicos: 9 Passos (com Imagens)

7. Faça backups constantes

Deixar todos os arquivos salvos em seu computador é um grave problema. Nunca se sabe quando ele vai parar de funcionar e levar para o cemitério todos os seus documentos importantes. Se você não quer que isso aconteça, crie formas de fazer um backup de seus dados, seja através de mídias físicas (cds, dvds, pen drive ou hd externo, por exemplo) ou mídias online.

8. Armazenamento online

De todas as formas de armazenamento, a mais segura é a feita online. Com ela é possível acessar seus documentos de qualquer lugar que possua acesso à internet, com a garantia de que seus arquivos não serão corrompidos e nem perdidos caso seu computador estrague.

Prontuário Eletrônico: Tudo o que você precisa saber

  • O Governo Federal dos EUA, criou um incentivo financeiro para que médicos e clínicas adotassem o prontuário eletrônico a fim de criar um cadastro da saúde da população americana.
  • Isso já era esperado, já que a enorme quantidade de informações dos pacientes, exames realizados e documentos emitidos diariamente pelas clínicas de saúde ocupacional, evidenciou a necessidade de ter novos meios de automatizar e facilitar a gestão em hospitais e clínicas.
  • Afinal, arquivar milhares de documentos de forma lógica e organizada exige que a equipe invista tempo para fazer esses trabalhos manualmente e, também espaço físico para guarda-los.
  • Dessa forma, podemos entender a importância do GED para organizar os prontuários eletrônicos e trazer grandes benefícios.
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E não é só isso, diversos documentos precisam ser armazenados por um período mínimo de 20 anos, conforme legislação. E lembrando, são dados sigilosos que pedem segurança da informação.

Portanto, entenda aqui como o prontuário eletrônico e a gestão eletrônica de documentos vão ajudar você tornar a sua clínica ou hospital mais produtiva.

O que é prontuário eletrônico?

A palavra prontuário tem origem no latim promptuarium e tem como significado: “lugar onde são guardadas coisas de que se pode precisar a qualquer momento”. O termo “prontuário médico” mantém esse significado, já que concentra os registros da saúde de um paciente, com informações essenciais desde seu nascimento até sua morte.

O Prontuário Eletrônico do Paciente funciona exatamente do mesmo jeito que o prontuário tradicional, só que de forma totalmente digital. Ele é mais uma das evoluções médicas que depositam segurança e confiança na administração de sua clínica.

O PEP, assim como o prontuário no papel, nada mais é do que um documento que traz as informações sobre a saúde do paciente, incluindo o atendimento prestado (de caráter legal, sigiloso e científico), possibilitando assim, a comunicação entre os membros da sua equipe médica, para dar continuidade na assistência prestada ao paciente.

A maneira mais utilizada para se armazenar essas informações através dos anos é o registro em papel.

Entretanto, essa forma de reunir os dados estão expostas a vários riscos, como: extravio, quebra de sigilo e danificação pelo tempo.

Outro problema do papel, é a falta de mobilidade dos dados e a necessidade de ser refeito a cada novo médico com quem o paciente se consulta. Isso faz com que as informações sejam muitas vezes incompletas ou omitidas.

Por que os Prontuários médicos em papel foram substituídos?

O prontuário em papel foi e ainda é bastante usado em clínicas e hospitais, porém, vivemos em uma época em que o controle (gestão de estoque, fluxo de caixa, repasse médico) não podem mais ser feitos de forma manual, pois, o número de pacientes tem aumentado cada vez mais e com ele a necessidade de manter os registros fidedignos. Isso é importante para a recuperação de dados, uma vez que o prontuário eletrônico entra como uma solução eficiente e prática, tanto para médicos quanto para clínicas e hospitais.

Quando e onde foi desenvolvido o prontuário eletrônico?

Os primeiros sistemas de prontuário eletrônico começaram a surgir nos Estados Unidos a partir dos anos 60. Como os computadores não eram tão populares, a adesão inicial ficou por conta de grandes hospitais em parceria com universidades, como Harvard.

  1. A partir dos anos 80, cresceram os esforços para a informatização da saúde, tanto que em 1991, o Institute of Medicine – IOM (órgão de estudos sobre a saúde norte-americana publicou um relatório pedindo a eliminação de registros de pacientes baseados em papel dentro de 10 anos, mas o progresso tem sido lento.
  2. No Brasil, a regulamentação do Prontuário Eletrônico Digital foi implementada em 2002, quando o Conselho Federal de Medicina (CFM) definiu suas características gerais na resolução 1638.
  3. A resolução 1638/2002 do CFM define prontuário do paciente como “um documento único constituído de um conjunto de informações, sinais e imagens registradas, geradas a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada, de caráter legal, sigiloso e científico, que possibilita a comunicação entre membros da equipe multiprofissional e a continuidade da assistência prestada ao indivíduo”.
  4. Prontuário Eletrônico em Saúde Ocupacional
  5. Pense em um cenário ideal para o seu médico clínico acessar um local onde ele possa centralizar as informações dos agendamentos de exames, os dados dos pacientes, a anamnese padronizada com todas as perguntas que devem ser feitas.
  6. A fim de garantir que nenhuma será esquecida e ainda analisar os resultados dos exames e prescrições do atendimento clínico em um único local, ter um prontuário eletrônico, possibilita tornar real a descrição acima e aumenta os lucros da sua clínica.
  7. O que colocar no prontuário do paciente
  8. O prontuário médico deve, obrigatoriamente, conter as seguintes nformações:
  9. Contudo, é importante evidenciar que o modelo e padrão de cada prontuário pode ser personalizado, pois, é possível inserir campos que atendem as necessidades da especialidade em questão.
  10. Inclusive, o prontuário eletrônico também se enquadra nas seguintes questões, bem como: prescrição de medicamentos, anotações de consulta, doenças portadas pelo paciente e visualização de exames.
  11. Entenda as vantagens e benefícios do Prontuário Eletrônico
  12. 1. Integração das informações
  13. Um dos principais receios ao adotar o prontuário online é a perda de informações já existentes a respeito do paciente e a necessidade de ter que começar tudo do zero.
  14. Sabemos que o medo que cerca os interessados em aderir o prontuário eletrônico, é a perda de informações dos pacientes, porém, não existem motivos para que isso seja um empecilho para essa migração, já que os dados atuais e prontuários antigos podem ser integrados em um mesmo sistema.
  15. 2. Anexar arquivos e exames

Uma das maiores dificuldades no mundo da saúde é a centralização de informações a respeito de seu paciente. Como ter os exames mais recentes em mãos? Como manter um histórico bem organizado e em dia a respeito do tratamento? E tudo isso em um só lugar…

Essa é mais uma característica dos prontuários online. Neles, você é capaz de anexar arquivos, fotos e cópias de exames às informações do paciente.

  • Conforme as informações são adicionadas, forma-se uma linha do tempo no prontuário do paciente, o que facilita, inclusive, a busca pelos exames e arquivos quando for preciso encontrá-los por data ou por filtro.
  • Assim, a evolução do tratamento do paciente se torna bastante clara e você não sofre com a perda de informações.
  • 3. Acesso remoto do prontuário
  • É possível acessar o prontuário eletrônico pelo celular, tablet ou computador, se o sistema utilizado for em nuvem, caso tenha que verificar as informações de algum paciente, isso será feito de forma rápida e prática.
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Outra vantagem, é que se o paciente consultar com outro médico ou especialista, ele também terá acesso ao prontuário. Isso porque existem permissões de acesso, inclusive, podem ser modificadas de acordo com o usuário do sistema.

  1. 4. Investimento
  2. O principal obstáculo enfrentado pelos profissionais da saúde para adotar um prontuário é o investimento, uma vez que ele o custo não é somente financeiro, mas também o tempo exigido pela migração dos dados.
  3. Contudo, a preocupação com o meio ambiente é dever de todas as empresas, pois, reduzir o uso do papel é preservar o meio ambiente e ainda diminuir custos com impressões e cópias.

Além disso, existem softwares, como o Taugor GED, que permitem que o usuário acesso os documentos de qualquer lugar e a qualquer momento. Além da flexibilidade, os backups das informações são feitos periodicamente, evitando a quebra de dados e garantindo o sigilo das informações.

5. Segurança dos prontuários eletrônicos

A implementação de um sistema de prontuário online está baseada em três características principais:

  • Privacidade;
  • Confidencialidade;
  • Segurança;
  • Integridade.

A privacidade e a confidencialidade estão relacionadas ao sigilo das informações do paciente, o acesso aos dados é permitido apenas por pessoas autorizadas e ainda assim, a visualização de determinadas informações é restrita para alguns usuários.

Já a segurança se refere ao acesso às informações por meio de login e senha a fim de evitar manipulação, destruição e roubo de informações. E a integridade se refere à confiança de que os dados não serão alterados, pelo contrário, vão se manter fiel ao que o paciente relatou.

Por que utilizar a Gestão Eletrônica de Documentos?

Essa gestão envolve não só o tratamento das informações em papel, como também a organização dos documentos já criados de forma eletrônica, que passam a ter padrões de formatos e controle de versões.

Dessa forma, todas as informações serão armazenadas e organizadas por meio da sua relevância, como o nome do cliente, data ou palavra específica, tornando a sua consulta mais ágil e assertiva. Além disso, por meio do histórico de acessos é possível por quem e quando o arquivo foi acessado ou modificado.

  • Para uma área que envolve tantas pessoas, informações e documentos que devem ser armazenados por bastante tempo, inclusive alguns por até 20 anos, como prontuários médicos e resultados de exames, é fundamental possuir o software GED.
  • Principais benefícios do GED para prontuários eletrônicos
  • 1. Otimização do espaço físico

Conforme o atendimento ao público aumenta nas clínicas e hospitais, a quantidade de informações obtidas, também acompanha este crescimento. Por isso, é importante que todos os prontuários estejam centralizados em um único sistema, categorizados e segmentados de acordo com a ordem de importância, nome, numeração ou como o responsável desejar.

2. Extrema velocidade e precisão na localização de documentos

Encontre os prontuários do paciente com muito mais facilidade, sem a necessidade de fazer pesquisas em diversos ambientes ou confirmar informações, uma vez que a cada atualização no sistema GED, é possível visualizar em que momento foi feita a última alteração e então analisar a versão anterior.

3. Melhor qualidade no atendimento ao cliente.

Com a automação dos processos com tecnologias e sistemas responsivos, não é somente a dinâmica da instituição que aumenta a qualidade no atendimento ao paciente.

Esse é o principal objetivo, uma vez que o foco são as pessoas, já que estamos tratando de vidas, logo, não podemos deixar de lado qualquer oportunidade que melhore as ações dos médicos, enfermeiros e demais colaboradores, no cotidiano.

Além disso, tendo os prontuários organizados em um sistema online, as decisões são tomadas com mais agilidade, ou seja, o médico ou responsável pelo paciente, consegue analisar o prontuário e em seguida, saber que ação tomar em relação ao tratamento do mesmo.

4. Evita extravio ou falsificação de documentos

Com o sistema online, as chances de perda de informações, extravios, danos ou falsificações de documentos, são mínimas, ou ainda, inexistentes. Os documentos do paciente são armazenados em um sistema segura, no qual o acesso é restrito para quem tem senha e login, ou ainda permissão para visualizar apenas o que é necessário.

5. Facilitação às atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes.

  1. As atividades em equipe são facilitadas, já que todos possuem acesso ao mesmo sistema, cada um com a sua permissão e, cada setor consegue ter mais dinamismo e produtividade.
  2. Ainda mais que nos hospitais e clínicas, os setores são diversos, contudo, precisam estar em sintonia e o responsável geral, precisa ficar por dentro de tudo o que está acontecendo e ter clareza sobre quais pontos podem melhorar ou que estão tendo bons resultados.
  3. 6. Organização de todos os setores
  4. O tempo que a sua equipe investe em tarefas manuais de organização e pesquisa de documentos pode ser otimizado para tornar o processo de atendimento melhor e mais ágil ou até mesmo para conquistar novos clientes. Os ganhos são muitos em diversos campos:

Todos esses fatores impactam diretamente na redução de custos com papéis, cópias e impressões. Aderindo essa solução os resultados são de curto a médio prazo.

  • Além de permitir que os colaboradores foquem em atender os pacientes da melhor forma possível e ser breve ao consultar um documento ou entregar exames.
  • Por isso, aliar o prontuário eletrônico ao sistema de gerenciamento (GED) os resultados são certeiros, fazendo com que o bom atendimento, dinâmica e produtividade, sejam características reais de cada hospital ou clínica em que o paciente consulta.
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