Como arquivar documentos: 6 passos (com imagens)

Se você foi digitalmente influenciado pela série original da Netflix Ordem na Casa com Marie Kondo ou pelo meu post sobre como organizar o celular, talvez queira fazer uma geral no seu computador também. Pelo menos para mim, é o dispositivo mais bagunçado – principalmente pelo fato de eu armazenar mais tipos de arquivos e ser o aparelho de trabalho e estudos.

• Usando o método Marie Kondo para organizar seu celular e liberar espaço

Fora que, na correria, é normal baixar um arquivo, deixar ele ali na área de trabalho e simplesmente esquecer de apagá-lo com o tempo. Eu lido bastante com imagens, por exemplo, mas tenho o hábito de apagá-las uma vez por semana (até para facilitar de encontrar aquelas que precisarei usar).

Organizar o seu computador pela primeira vez depois de algum tempo pode ser difícil. Mas depois de criar uma boa estrutura de pastas na qual você se sinta confortável para achar os arquivos com facilidade, a experiência se torna mais tranquila.

Logo de cara, adianto uma dica valiosa: sempre renomeie seus arquivos e com nomes diretos. Já vi muita gente se matando para achar um arquivo que tinha um nome muito cifrado.

Comece pelos programas e jogos

Como Arquivar Documentos: 6 Passos (com Imagens)

Provavelmente alguns dos programas instalados em seu computador já não são mais úteis. Alguns jogos que você pode ter baixado já foram zerados ou não te interessam. Por isso, vale a pena começar fazendo uma análise do que você tem instalado no seu computador e que só está lá acumulando poeira.

No Windows, vá até Configurações > Aplicativos e acesse a aba Aplicativos e recursos. Ali você vai ver tudo o que está instalado no seu computador. Passe pela lista e remova o que não é mais útil. Para isso, é só clicar no app e depois em Desinstalar.

No macOS, acesse o Finder e clique em Aplicativos. Para apagar qualquer um deles, basta movê-lo para o Lixo.

Depois de remover o que não é mais necessário, recomendo checar se há atualizações para os aplicativos que permaneceram. Isso é importante para deixar o seu computador seguro, livre de brechas de segurança. Geralmente, os softwares possuem um botão nas configurações para checar por updates.

Faça uma limpa na sua área de trabalho

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A minha área de trabalho (ou desktop) costumava ser a parte mais caótica do meu computador. É comum eu deixar ali arquivos temporários ou coisas que sei que precisarei acessar em breve – é inevitável ir acumulando tralhas.

Dê uma olhada nos arquivos e pastas que você tem no seu desktop e, conforme detectar coisas inúteis, aproveite para deletar. Para facilitar a inclusão de arquivos em pastas, vá juntando eles caso forem relacionados – simplesmente arrastando e soltando uns próximos dos outros.

Abra os arquivos e renomeie-os de forma clara. Deste modo, fica fácil até de fazer uma busca pelo arquivo (no Windows, aperte a tecla Win e digite; no macOS aperte CMD + Espaço para ativar o Spotlight).

Eu sou a favor de deixar o desktop sempre limpo, mas isso é totalmente opcional. Tente não deixar tudo junto, principalmente se você usa Windows (mantenha os atalhos para os programas de um lado e as pastas/arquivos de outro, por exemplo). Depois de dar uma primeira arrumada na área de trabalho, vá para a sua pasta de documentos.

Limpe os seus documentos e downloads

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Antes de começar a analisar os arquivos que estão na pasta “Documentos”, recomendo baixar um software que analise o seu armazenamento e detecte arquivos duplicados. Muitas vezes copiamos arquivos e eles vão se acumulando se que a gente perceba – e isso pode consumir bastante do seu espaço de armazenamento, inclusive.

Para Windows, recomendo o Duplicate Cleaner. Ele é capaz de escanear o conteúdo do arquivo e não fica só no nome. Ele faz uma varredura por músicas, filmes, pastas e até fotos, checando o que é muito similar. Depois, um assistente de ajuda a remover. Essa solução, no entanto é paga – custa R$ 95,89 a licença completa.

Uma alternativa é o conhecido CCleaner. Para encontrar arquivos duplicados, selecione “Ferramentas”; em seguida, vá em “Localizar ficheiros duplicados”. Você pode ajustar a busca, mas o ajuste padrão faz uma varredura do disco C:. Depois, é só clicar em “Buscar” e analisar o que for exibido.

No macOS, você pode fazer isso manualmente – mas a tarefa pode ser ingrata (há softwares que ajudam, como vamos indicar abaixo). Para detectar as duplicadas siga os passos:

  1. Abra o Finder;
  2. Na barra do topo clique em Arquivo e depois Nova Pasta Inteligente;
  3. Você verá um botão “+”, clique nele e selecione o parâmetro que preferir (Tipo, Data de modificação, etc);
  4. Faça a busca que desejar e sempre classifique em ordem alfabética. Isso vai te ajudar a identificar as duplicatas.

Outra opção é baixar o Duplicate File Finder Remover e deixar ele fazer o trabalho pesado. O software é bem direto e fácil de usar, não tem segredo.

Depois, abra a sua pasta “Downloads” ou “Transferências”. A maioria das coisas que estão lá certamente são inúteis (como aquele ingresso para o cinema que você baixou o PDF para imprimir e deixou lá). Faça a limpa e o que você quiser guardar, coloque em alguma pasta, como recomendado no passo a seguir.

Organize os arquivos

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Depois de fazer a limpa inicial, está na hora de realmente organizar as coisas.

Recomendo criar pastas por assunto: “Trabalho”, “Faculdade”, “Contas e Comprovantes”, “Comprovantes”. Além disso, eu costumo incluir ainda pastas com datas dentro delas, principalmente as mais abarrotadas como “Contas e Comprovantes”.

Você pode incluir subgêneros também. Eu, por exemplo, tenho uma pasta “Faculdade”; dentro dela há uma pasta para cada semestre; dentro dessa crio pastas para cada disciplina e, por fim, para cada disciplina tenho pastas para livros/textos para ler e outra para atividades.

Para fotos, você pode escolher criar fotos por datas, por assuntos (como “Família” ou “Viagem para Rio de Janeiro”) ou até mesmo por locais.

No caso de filmes, crie uma pasta geral “Filmes” e uma pasta para cada título. Para as músicas, recomendo ter uma pasta por artista e dentro delas uma pasta para cada álbum.

Mantenha tudo isso em um único lugar. Pode ser o seu desktop (mas ele pode ficar cheio), mas recomendo a pasta “Documentos”.

Uma dica interessante é manter tudo organizado em ordem alfabética.

No Windows, clique na aba Exibir no topo > Classificar por > escolha a opção Nome e marque Ordem crescente.

No macOS, abra o Finder > clique em Visualizar na barra do topo > Ordenar por > Nome. Ou simplesmente use o atalho Shift + Option + CMD + 1.

Crie um arquivo morto

Tem muita coisa que a gente precisa guardar mas raramente precisa – ou achamos que um dia vamos precisar, embora não tenhamos muita certeza. Neste caso, crie um “arquivo morto”. Mantenha-o organizado da mesma forma que recomendamos acima, deste modo será fácil achar qualquer item quando for necessário. E, mais uma vez: mantenha nomes simples e diretos para todos os seus arquivos.

Use atalhos para arquivos

Quando você precisar que algum item (seja ele do arquivo morto ou não) fique mais fácil, não crie uma cópia na área de trabalho. Em vez disso, crie um atalho para o arquivo original.

Funciona do mesmo jeito e mantém tudo no seu lugar. É fácil de fazer a função existe para Windows e macOS: clique com o botão direito sobre o arquivo e escolha “Criar Atalho”.

Depois, mova o atalho para onde você precisar.

Faça um backup local e na nuvem

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Depois de organizar tudo, é uma boa ideia fazer um backup geral da sua máquina. Isso pode prevenir muitas dores de cabeça.

No macOS, há o ótimo Time Machine. O software da própria Apple se encarrega de criar um backup completo do seu computador e permite restaurá-lo rapidamente para diversas datas diferentes. Tudo o que você precisa é ter um HD externo com espaço o suficiente – recomendo ter uma partição dedicada ao Time Machine.

No Windows, o processo é um pouco mais nebuloso. Há a opção “Backup” disponível nas Configurações (você pode ir até o Menu do Windows e digitar “backup” para encontrá-lo rapidamente).

Ele permite guardar seus arquivos em um armazenamento externo (pendrive ou HD externo) para que sejam restaurados em caso de algum problema. Outra opção, para criar uma imagem completa do seu sistema, está disponível no Painel de Controle.

Acesse Painel de Controle > Sistema e Segurança > Backup e Restauração (Windows 7) > Criar uma imagem do sistema.

Confira neste guia o passo a passo para fazer um backup local completo, tanto no Windows quanto no macOS.

4 passos para organizar a papelada já!

É incrível: na hora de arquivar as contas, sempre falta espaço. Mas, quando você está em busca de um documento, as gavetas parecem não ter fundo! Alguém aí se identifica com a cena? Pois, de tão comum, ela já virou um clássico no lar da maioria das pessoas.

Não é difícil encontrar manual de eletrodoméstico junto com exame médico, apólice antiga do seguro do carro – que nem precisava ser guardada! – dividindo espaço com o comprovante da última votação, foto 3×4 perdida em meio a uma montanha indecifrável de faturas e boletos… E o pior de tudo é que essa armazenagem confusa, além de atrapalhar a rotina doméstica – afinal, quem vive essa realidade gasta um bocado de tempo quando tem de encontrar algo –, ainda pode causar grandes transtornos e até prejuízos financeiros. “A perda de um documento, por exemplo, rende um estresse danado com a correria para tirar a segunda via. Isso quando não requer o pagamento de taxas”, lembra Débora. Então, antes que a desordem se transforme em chateação, siga as dicas a seguir e capriche na organização de seus arquivos pessoais.

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Receita campeã: triagem cuidadosa e distribuição por categorias

❚ O primeiro passo para uma arrumação eficaz é ter em mente uma preciosa regra: descarte o que for inútil assim que o item cair em suas mãos.

Deixe de fora qualquer impresso que não tenha uma utilidade real ou que não seja mais válido, como informativos e propagandas, receitas médicas e convites antigos, contratos de seguros e cartões que já expiraram, manuais e notas fiscais de produtos que você passou adiante, entre outros. 

❚ Feita a seleção, é hora de compartimentar os documentos. Uma boa maneira de ordená-los é encaixando-os nas seguintes classificações: caixa de entrada, arquivo ativo, documentos pessoais e arquivo morto.

1. Caixa de entrada

Como Arquivar Documentos: 6 Passos (com Imagens)
Como Arquivar Documentos: 6 Passos (com Imagens)

❚ Ter uma caixa de correspondência com dois andares é o primeiro passo do método ensinado pela organizadora pessoal Débora Campos. Esse item funciona como o filtro número 1 na fila da papelada: assim que os papéis chegam a seu endereço, é para lá que eles devem ir! 

❚ Comece agrupando os materiais para verificação no andar de baixo.

Periodicamente, faça o processamento de tudo, ou seja, a checagem do conteúdo de cada papel: aqueles avaliados como pertinentes ganham o direito de ir para a bandeja de cima – é o caso das contas a pagar, que, posteriormente, devem ser encaminhadas para uma pasta específica no arquivo ativo (leia mais abaixo, no passo número 2). Já o que não tiver utilidade deve ir logo para o lixo. 

❚ Reparou na maletinha marrom (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, R$ 69,90) que aparece na prateleira sobre a escrivaninha? Ela agrupa papéis com valor afetivo, que, convenhamos, não podem ficar perdidos em meio às pilhas das finanças. 

2. Arquivo ativo

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❚ Certos documentos são mais acessados do que outros, portanto é aconselhável que a disposição da papelada seja feita de acordo com a frequência de uso. “Merece ficar ao alcance das mãos tudo aquilo que é consultado e abastecido com regularidade”, ensina a especialista. 

❚ É preciso ter pastas específicas para cada categoria: manuais, garantias e notas fiscais de produtos; contas em aberto; contas quitadas do ano vigente; e documentos de atividades em curso. 

❚ Para visualizar as informações relativas a eletrodomésticos e outros produtos, a pasta do tipo catálogo, com sacos plásticos, é uma ótima opção.

Simplifique a vida colocando o manual, a garantia e a nota de cada artigo no mesmo saquinho. Quanto à ordem, vale setorizar essa pasta de acordo com os ambientes da casa. “Ou seja, os itens da sala podem ser dispostos um atrás do outro.

Depois, vêm os da cozinha, do quarto, e assim por diante…”, detalha a personal organizer. 

❚ As contas do ano em vigor que já foram pagas devem ser armazenadas em uma pasta sanfonada com diversas divisórias. Existem pastas com menos ou mais compartimentos: escolha um modelo no qual caibam, separadamente, os comprovantes de todas as movimentações financeiras da família, e identifique cada aba com etiquetas. 

❚ Entre os arquivos de uso corriqueiro, reserve um espaço para encaixar papéis que tenham a ver com algum projeto ou ocupação que esteja em andamento – está passando por tratamento médico e realizando exames? Reúna a papelada em uma pasta e a tenha por perto enquanto for necessário!

3. Documentação pessoal

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❚ De máxima importância e volume sempre crescente, os documentos pessoais pedem uma moradia confortável. Para arquivá-los com folga e funcionalidade, uma boa pedida é um gaveteiro com suporte para pastas suspensas (kit com seis unidades de cores variadas, da Dello. Eu Organizo , R$ 13). 

❚ Não é só RG, CPF e certidões que integram esse arquivo. O histórico profissional e acadêmico, a papelada relacionada ao Imposto de Renda, documentos de viagem, e tantos outros papéis se avizinham na gaveta mais recheada do pedaço. 

❚ Um erro comum é deixar os documentos da família toda em um só local. O correto é que cada membro tenha suas próprias pastas. Vendidos em embalagens unitárias ou com diversas unidades, os modelos suspensos possuem design que facilita a visualização do seu conteúdo. Práticos, eles podem hospedar em seu interior mais de um documento e, mesmo assim, se comprimidos, mostram-se compactos. 

❚ Abas de identificação combinam com títulos objetivos e abrangentes, como: seguros (ex.: de vida e da casa), bancos (ex.: contrato de cartão de crédito e de financiamento), imóveis (ex.: contrato de aluguel e recibos sobre benfeitorias), veículos (ex.: apólice de seguro e documento de compra e venda), entre outros. 

❚ Categorias extensas ficam em ordem com subdivisões internas. Pastas em L, de plástico translúcido (kit com dez unidades de cores diversas, da Dello. Eu Organizo , R$ 12), são magrinhas e abrigam papéis do mesmo assunto com eficiência. 

❚ Uma dica da personal organizer é dar atenção especial à pasta que reúne documentos de viagens, como passaportes e vistos, pois estes têm prazo de validade. Também vale a pena ter, ali dentro, uma carteira exclusiva para carregar documentos durante a viagem (Case Passaporte, 10 x 5 cm, Lili Wood , R$ 29). 

4. Arquivo morto

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❚ Está pago e não é deste ano, pode transferir para o arquivo morto! Depósito das transações financeiras que já não precisam estar tão acessíveis, é ele que recebe as faturas e comprovantes dos pagamentos realizados em anos anteriores. 

❚ Conhece a tal da declaração anual de quitação de débitos? Se não, saiba que vale muito a pena. O documento, obrigatório por lei, deve ser emitido por prestadores de serviços públicos e privados uma vez ao ano e substitui todos os comprovantes de faturas pagas no ano anterior. Costuma chegar no mês de maio. Recebeu esse papel? Descarte na mesma hora outros 12. 

❚ Se a intenção é reduzir o número de impressos que você possui, tire proveito do seu computador. Sempre que possível, opte por receber correspondências via e-mail e use o escâner para digitalizar documentos. Só um alerta para quem costuma realizar operações bancárias pela internet: na hora de dar baixa nos boletos pagos, escreva nas contas quando e como as pagou. 

Para não acumular à toa, o segredo é fazer uma revisão periódica!

❚ Nem todo documento que parece importante precisa ocupar espaço em nossos arquivos por muito tempo. Para tirar as dúvidas sobre os prazos, vale a pena consultar as listas abaixo. 

  • Devem ser mantidos por cinco anos: 
  • ❚ Impostos (IRPF, IPTU e IPVA) 
  • ❚ Comprovantes de pagamento de contas de água, luz, telefone e outros serviços essenciais ou declarações anuais de quitação de débitos 
  • ❚ Comprovantes de pagamento de aluguel, cartões de crédito e mensalidades escolares Devem ser mantidos até serem renovados: 
  • ❚ Contratos e seguros (de vida, de carro, de imóvel etc.) 
  • Devem ser mantidos para sempre: 
  • ❚ Documentos pessoais 
  • ❚ Passaportes 
  • ❚ Escrituras 
  • ❚ Carnês do INSS 
  • ❚ Testamento Fonte: Fundação Procon-SP
  • *PREÇOS PESQUISADOS EM SETEMBRO DE 2015, SUJEITOS A ALTERAÇÃO. 

Organização de arquivos físicos: Passo a passo!

Organização de arquivos físicos é um cuidado que deve existir em qualquer escritório, independente do porte. Ela ajuda a evitar o acúmulo de papéis, facilitando o acesso à informações e gerando segurança contra extravios e perdas que podem prejudicar as rotinas do negócio.

Na medida em que as empresas vão crescendo, aumenta o fluxo de documentos em papéis que, por sua vez, precisam ser organizados e armazenados da melhor maneira possível, para garantir que todos os dados estratégicos e importantes do seu negócio estejam de fácil acesso, tanto para consultas internas quanto para possíveis compromissos fiscais.

Apesar de toda a tecnologia que envolve a digitalização de documentos, existem empresas que preferem realizar armazenagem de certos arquivos fisicamente. No entanto, é preciso ter cuidado: de nada adianta armazenar os documentos de forma desorganizada. É preciso ter uma rotina de organização e um planejamento para que os arquivos permaneçam de fácil acesso sempre que necessário.

A Arquivar possui quase três décadas de experiência e conhecimento em gestão de documentos, com metodologias e soluções adequadas a realidade de qualquer empresa, seja ela pequena, média ou grande.

Caso esta organização não seja possível de ser realizada internamente, nossos profissionais estão disponíveis para oferecer a melhor soluções para o “problema” da sua organização.

Ligue no 4003-6558 ou chame pelo chat online ou WhatsApp.

A seguir descrevemos algumas dicas “faça você mesmo” que poderão iniciar um processo de organização de arquivos físicos em qualquer perfil de empresa. Boa leitura! ????

Por que realizar organização de arquivos físicos?

Nada pior do que chegar pela manhã no escritório e encarar uma mesa cheia de documentos empilhados. Ou, ainda, precisar consultar um documento com urgência e perder horas procurando por documentos que não estão onde deveriam.

A verdade é que, quanto mais organização existe na empresa, mais produtiva a rotina fica, uma vez que não é mais necessário destinar muitos esforços na busca por documentos. Além disso, essa organização bem feita também evita a possíveis perdas dos arquivos, o que poderia afetar o dia a dia do negócio.

  • Com tantas tarefas, uma rotina corrida e sem um padrão de organização de documentos, fica difícil lembrar onde foi guardado um arquivo de dois anos atrás.
  • Quando arquivos físicos estão organizados, o setor de RH consegue encontrar informações de colaboradores com rapidez, os contadores encontram sem problemas dados para realizar contabilidade e secretários de escolas acessam de modo ágil as fichas cadastrais dos alunos.
  • A gestão de arquivos físicos é algo diretamente relacionado ao aumento da produtividade no negócio.

Indicações iniciais

Existem diversos padrões de organização de documentos: ideográfico, numérico, geográfico, alfabético, entre outros.

Antes de começar a criar um sistema de organização, é importante conhecer a empresa, quais são os setores por níveis hierárquicos, as áreas que mais usam documentações e, a partir daí, estabelecer qual padrão realmente será efetivo para a sua realidade.

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Como Arquivar Documentos: 6 Passos (com Imagens)

Passo a passo da organização de arquivos físicos

Organizar arquivos físicos pode parecer difícil, principalmente se você tiver um volume grande de documentos. Por isso, separamos um passo a passo completo que irá te nortear nesse processo..

Passaremos por 11 tópicos simples para a organização de arquivos físicos e mantê-los organizados. São eles:

  • Cuidados com o ambiente de armazenamento;
  • Triagem inicial;
  • Gêneros na organização de arquivos físicos;
  • Criação de um índice;
  • Escolher um método de armazenamento;
  • Atenção ao prazo de validade;
  • Microfilmagem;
  • De olho na recolha documental;
  • Retirou? Então vai ter que guardar;
  • É hora da limpeza;
  • Digitalização de documentos.

1. Cuidados com o ambiente de armazenamento

O primeiro detalhe da organização de arquivos físicos é reservar um espaço na empresa para realizar o armazenamento. Pode ser que seja necessário comprar alguns gaveteiros de aço para garantir a segurança dos documentos.

É importante reservar uma área que seja grande o suficiente para os arquivos atuais, sempre pensando também nos novos lotes de documentações que irão surgir futuramente.

Organize as informações buscando sempre facilitar as consultas posteriores. É importante manter tudo organizado para atender às normas e leis fiscais, garantindo a preservação de documentos físicos. A organização também ajuda a prestar serviços aos clientes com mais rapidez e praticidade, uma vez que o acesso às informações será muito mais hábil.

2. Triagem inicial

  1. A triagem inicial é o momento mais crítico, onde serão analisados todos os papéis em pilhas de documentos, separado cada uma delas de acordo com um assunto específico.
  2. Na sequência, é necessário separar por categorias, facilitando consultas posteriores:
  3. clientes, temas, datas, tipos de serviços, etc.

  4. Defina os temas que mais se adequam à realidade do seu negócio. Por exemplo:
  • Pasta de documentos administrativos, separados por datas;
  • Documentos comerciais, separados por datas;
  • Dados dos funcionários, separados por área de atuação;
  • Notas fiscais;
    • Fichas cadastrais de clientes com a letra A .

3. Gêneros na organização de arquivos físicos

  • Os gêneros dos arquivos físicos, também conhecidos pelo termo “arranjo”, são aqueles nomes dados às gavetas principais, onde colocamos documentos organizados em pastas.
  • Este tipo de organização precisa acontecer de acordo com o setor da empresa.
  • Por exemplo:
  • Operação;
  • RH (Recursos Humanos);
  • Contabilidade;
  • Marketing;
  • Área comercial.

4. Escolher um método de armazenamento

A grande parte dos arquivos presentes em pastas ou gavetas é organizada de diferentes formas, conforme o tipo de documento ou a estrutura organizacional do escritório. Nas leituras focadas em organização, existem 4 metodologias de método de armazenamento:

  • Alfabética;
  • Geográfica;
  • Numérica;
  • Ideográfica.

Vamos às explicações de cada ponto nas palavras a seguir:

Alfabética

É um dos padrões mais utilizados, por ser simples, rápido e de fácil compreensão.

Quase sempre presente na organização de arquivos físicos de secretarias escolares.

Geográfica

Uma padronização comum nos departamentos públicos. Nesse sistema, você organiza dos dados de acordo com a procedência ou local.

Neste modelo organizacional também é possível realizar organização na ordem alfabética.

Numérica

A ordem numérica acontece com um sistema de prioridade e/ou arquivos com elementos numéricos, como boletos, documentação de pessoas físicas, etc.

Ideográfica

Com esta base organizacional, você deve usar vocábulos especializados e ter bastante conhecimento das áreas na empresa, tendo em vista que cada documento deve ser analisado nos mínimos detalhes antes de receber alguma classificação ideográfica.

Como Arquivar Documentos: 6 Passos (com Imagens)

5. Criação de um índice

  1. A partir do momento que os arquivos estão organizados em categorias, nas pastas e gavetas, é hora de fazer um índice que, na prática, serve como uma espécie de guia para localizar cada um dos documentos com maior facilidade.

  2. Se o arquivo físico for grande, você pode considerar colocar um mapa no índice, para mostrar os nomes de cada uma das prateleiras, gavetas e outros locais de armazenamento.

  3. No entanto, antes de qualquer coisa, é preciso registrar todos documentos do arquivo de modo alfanumérico, garantindo que ao lado de cada registro de documentação há uma pequena legenda especificando melhor os assuntos.
  4. Exemplo: Pastas da Estante B: Recibos de compras de materiais de escritórios e limpeza.

6. Atenção ao prazo de validade

Vários documentos possuem um prazo de validade legal. Isso significa que, após determinado período, aquele arquivo não possui mais validade jurídica.

  • Quando trabalhamos com a organização desse tipo de documento, é preciso considerar a data de validade no processo de organização.
  • Isso auxilia a otimizar o processo de descarte e renovação de documentos sempre que necessário, garantindo que a sua empresa esteja de acordo com as demandas legais, além de não acumular papéis inválidos dentro da empresa.
  • Para isso, é preciso considerar dois termos de organização dos arquivos:
  1. Prestar atenção nos documentos com prazos expirados e descartar da forma correta, aliviando o espaço no arquivo físico e renovando o que for necessário.
  2. Organizar da melhor forma possível os restantes, para não perder os arquivos sem prazo de validade, armazenando-os do modo correto conforme indicam as respectivas legislações.

7. Microfilmagem

De acordo com a Lei 5433/1968, a microfilmagem é um recurso que ajuda a substituir os documentos físicos, em papel. Essa solução está ganhando cada vez mais popularidade, por se tratar de uma forma legal e prática, que permite a organização e o armazenamento de informações sem a necessidade de muito espaço físico disponível.

Este processo acontece da seguinte maneira: cada documento é captado por câmeras específicas, garantindo a qualidade das informações e uma imagem nítida, o que mantém o valor legal dos materiais. Essas imagens podem ser armazenadas no formato digital ou de modo físico, de acordo com as necessidades da empresa.

Cada arquivo microfilmado pode durar por mais de 500 anos, desde que o processo seja feito conforme as normas ANSI e ISO.

8. De olho na recolha documental

Com todos os documentos organizados conforme as dicas que você leu no artigo até aqui, é hora de garantir uma rotina de organização. Isso significa recolher todos os documentos dos diversos setores da empresa ao fim do dia, garantindo que esses materiais estejam organizados corretamente na manhã seguinte, evitando o acúmulo de papéis fora do lugar.

9. Retirou? Guarde no lugar adequado!

Basta um pequeno erro para que toda a organização fique comprometida. Após tanto trabalho para organizar o arquivo você não quer correr o risco de ter que arrumar tudo de novo, correto?

Então, crie dentro da empresa uma rotina de organização diária, fortalecendo a cultura de que, sempre que um arquivo for retirado de seu lugar, ele deve ser guardado corretamente após o seu uso.

Como Arquivar Documentos: 6 Passos (com Imagens)

10. Faça uma limpeza

Pelo menos a cada 12 meses, vale a pena analisar cada documento para realizar uma limpeza na papelada, se desfazendo de arquivos sem necessidade e sem validade jurídica.

Limpar o ambiente em que então os papéis também ajuda a reduzir as chances de incidência de fungos, que podem deteriorar os documentos ali guardados.

11. Digitalização de documentos

A digitalização de documentos está ganhando cada vez mais adeptos. É comum encontrarmos algumas empresas com receio de investir nesse processo, por medo da invalidação dos documentos, da perda dos arquivos e outros detalhes.

No entanto, com os avanços tecnológicos e a necessidade de melhorar o armazenamento interno das empresas, a digitalização de documentos se tornou necessária: trata-se de um processo de escaneamento, microfilmagens e outras técnicas que transformam arquivos físicos em arquivos digitais, ocupando agora muito menos espaço durante o armazenamento, facilitando a organização desses arquivos e melhorando o dia a dia da empresa.

A digitalização de documentos pode ajudar a sua empresa:

  • a reduzir os papéis no ambiente de trabalho;
  • a organizar informações de acordo com as necessidades do seu negócio;
  • a reduzir o custo de operações;
  • a reduzir possíveis danos aos documentos;
  • a aumentar a produtividade dentro da empresa.

Com essas 11 dicas, é possível organizar os arquivos do escritório com segurança, praticidade e de forma funcional.

Agora é colocar mãos na massa e colocar em prática esse passo a passo.

DICA EXTRA: Solução para organização de arquivos físicos e digitais

A Arquivar conta com profissionais especialistas em todas as etapas do arquivamento físico e digital, disponibilizando colaboradores para analisar cada um dos documentos e arquivar da melhor forma possível, conforme os padrões das leis sobre armazenamento de documentações e as necessidades da sua empresa. Temos ainda soluções em software com módulos específicos para a personalização do atendimento a sua necessidade.

Visite o site da Arquivar e conheça melhor os serviços de organização de arquivos físicos e digitais a preços acessíveis para um melhor custo benefício da sua empresa.

Como recuperar os arquivos que você apagou sem querer do computador

Como Arquivar Documentos: 6 Passos (com Imagens) Direito de imagem THINKSTOCK Image caption Não se desespere. Existe solução.

Você selecionou o arquivo, clicou com o botão direito do mouse e lançou a ordem: deletar. Mas não era esse o arquivo que queria apagar.

Logo entra em desespero, pensando ter perdido para sempre aquela lista enorme de contatos, a tese que apresentará em uma semana ou as fotos dos primeiros passos do seu filho.

Não se deixe levar pelo pânico. Isso tem solução.

  • Leia mais: Quatro dicas sobre o que fazer com seu celular velho
  • Leia mais: Cinco truques para deixar seu computador mais veloz
  • Há duas opções para recuperar esses arquivos como se nada tivesse acontecido.
  • Mas é preciso escolher uma delas o quanto antes, e também que seu disco rígido esteja em bom estado.

1. Buscar na Lixeira

Se você teve reflexo para não apertar novamente o botão direito do mouse e escolher a opção “esvaziar lixeira”, o arquivo deve estar lá.

A Lixeira é uma espécie de pasta que armazena conteúdos, embora com algumas características especiais.

Direito de imagem THINKSTOCK Image caption Se você não esvaziou a Lixeira, o arquivo deverá estar lá

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A principal é que ela possui uma capacidade (em megabytes) definida pelo Windows ou iOS que corresponde a uma porcentagem do tamanho do disco rígido. Quando fica cheia, a Lixeira começa a eliminar arquivos de forma automática, começando pelos mais antigos.

  1. Deste modo, se você teve sorte e ainda tinha espaço na Lixeira, provavelmente encontrará seu precioso arquivo lá.
  2. Leia mais: Uso de tablets ou computador prejudica sono, diz estudo
  3. Para recuperá-lo, apenas clique sobre o arquivo e selecione a opção “restaurar”.

Também é possível resgatar todos os arquivos desta pasta, na opção “restaurar todos os elementos”. Os arquivos voltarão às pastas que estavam quando apagados.

2. Baixar um recuperador

  • Esse é o caminho a adotar caso os arquivos não estejam mais na Lixeira.
  • A boa notícia é que os computadores nunca eliminam de fato o que foi apagado.
  • Isso significa que, caso tenha esvaziado a Lixeira por engano, os dados – os “uns” e “zeros” que compõem os documentos perdidos – continuam gravados em disco.

Direito de imagem THINKSTOCK Image caption Se o arquivo não estiver na Lixeira, não comece a gritar com o computador

Portanto, tudo o que você precisa para resolver o desastre é um software de recuperação de dados. Existem várias opções no mercado, muitas delas gratuitas. Aqui apresentamos as mais populares:

  1. Recuva
  2. É o software gratuito mais conhecido para esse tipo de trabalho.
  3. Quem o desenvolveu foi a Piriform, o time responsável pelo CCleaner, um aplicativo que elimina arquivos desnecessários do Windows e melhora a performance do computador.
  4. Recuva é compatível com os sistemas Microsoft e Apple, e pode ser baixado na página do programa na internet.

O programa permite escolher o tipo de arquivo a ser recuperado: documentos, música, vídeos e imagens. E também a unidade de armazenamento para ser escaneada.

Trata-se de uma opção mais eficiente para arquivos recém-eliminados. Para dados apagados há mais de seis meses, o mais provável é que não possa recuperá-los.

  • Data Recovery
  • Como o Recuva, esse software é compatível com Microsoft e Apple e tem uma interface intuitiva que ajuda a executar as tarefas passo a passo.
  • Para utilizar esse programa do desenvolvedor EaseUS, você primeiro deverá definir o tipo de arquivo que quer restaurar (documentos, música, vídeos, elementos gráficos, e-mails), mas também há opção de selecionar todos os arquivos.

Image caption A boa notícia é que os computadores nunca eliminam realmente o que você apaga

Depois é preciso indicar onde os arquivos foram perdidos – Lixeira, Área de Trabalho, Meus Documentos, pastas ou algum dispositivo externo -, já que o programa fará buscas em todos os aparelhos conectados ao computador.

Caso não se lembre onde o arquivo foi apagado, existe a opção “não me lembro”.

Se você escolheu a opção “Todos os arquivos” no passo anterior, após a busca o programa exibirá uma prévia dos elementos localizados. Caso o arquivo buscado não apareça, é possível pedir uma busca mais profunda ao programa.

DiskDigger

Direito de imagem THINKSTOCK Image caption Os softwares de recuperação buscam arquivos no computador e em dispositivos conectados

  1. Esse aplicativo gratuito da Defiant Technologies serve para desenterrar aquele arquivo que você apagou ou perdeu na bagunça de seu computador.
  2. Leia mais: 10 tecnologias emergentes que 'mudarão o mundo'
  3. O software não é compatível com iOS, mas roda em Windows 8, Windows 7, Windows Vista, Windows XP e Linux.
  4. Além das unidades de disco rígido, o DiskDigger também é eficaz na recuperação de documentos ou arquivos em unidades USB, cartões de memória (SD, CompactFlash ou Memory Stick) ou smartphones com sistema Android.

Todo o programa é um único arquivo executável e pode ser rodado sem necessidade de instalação. Assim, não ocupa espaço nem deixa rastros ao ser usado.

10 dicas essenciais para a organização de arquivos e documentos da sua empresa

Você ou algum profissional da sua empresa já gastou um bom tempo tentando encontrar algum documento específico e sentiu que aqueles minutos perdidos fizeram diferença em uma atividade importante que precisava ser finalizada? Pois é, essa situação é bastante comum em qualquer ambiente de trabalho. Mas é possível reverter o quadro e melhorar a organização de arquivos e documentos na sua empresa.

Segundo uma pesquisa realizada pela M-Files ECM, profissionais gastam 50% do tempo pesquisando informações e demoram cerca de 18 minutos para localizar um documento. Por esse motivo, a classificação de arquivos e documentos deve ser feita a partir de um arquivamento bem definido, levando em consideração a estrutura da empresa, suas funções e a natureza de seus documentos.

Quer entender melhor como isso funciona na prática? Então veja as 10 dicas essenciais que separamos para você organizar melhor os arquivos e documentos dentro da sua empresa.

1. Obedeça as normas e as leis que regem a organização de arquivos

Nossa primeira dica para a organização de arquivos e documentos é uma das mais importantes.

Estar dentro da lei é o primeiro ponto que deve ser pensado na hora de guardar documentos, a partir da definição de arquivo e de gestão de documentos aos critérios de organização e acesso a eles.

Você pode conferir essas informações consultando o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ e a Lei no 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

2. Não se esqueça de nomear os arquivos

Essa é uma regra básica que os todos donos de empresa, gerentes e demais funcionários devem ter em mente. Nomeando cada arquivo, fica muito mais fácil de organizá-los, e você ganha tempo e praticidade para encontrá-los.

Por isso, lembre-se de utilizar nomenclaturas curtas na indicação dos arquivos e mantenha sempre um mesmo padrão, para que qualquer membro da equipe consiga encontrar cada arquivo que procure.

3. Armazene documentos na nuvem

Utilize a tecnologia ao seu favor. Atualmente existem várias ferramentas disponíveis para armazenar documentos sem precisar de ocupar a memória de dispositivo. Procure algum serviço gratuito e faça um backup instantâneo de informações. Além de prático e econômico, não tem necessidade de manutenção de equipamentos.

4. Utilize pastas por categoria para documentos eletrônicos

No caso de documentos eletrônicos, criar pastas separadas por categorias diferentes vai facilitar ainda mais a organização destes na sua empresa. Faça uma pasta para cada cliente, e, dentro da pasta do cliente, separe uma pasta para cada processo. Dessa forma, as atividades ficarão bem divididas e evitará a mistura de documentos.

5. Digitalize seus documentos e evite o papel quando possível

Assim como muitas empresas enfrentam o desafio de ordenar todas as informações disponíveis em documentos, talvez seja seu caso. Para solucionar esse problema, digitalizá-los é uma ótima alternativa, pois evita o acúmulo de papel e a exposição dos documentos ao tempo.

Além disso, há outras inúmeras vantagens em recorrer a essa tecnologia, como produzir cópias mais seguras, reduzir custos de manutenção de um espaço físico e agilizar a busca de informações, além do acesso em tempo remoto aos documentos.

6. Crie um índice do arquivo de documentos

Sem dúvida, criar um índice de indexação é mais uma recomendação valiosa para melhorar a organização de documentos e arquivos na sua empresa. Através dele, você e sua equipe terão maior facilidade de localizar um arquivo.

Após já ter nomeado os arquivos e criado pastas divididas por categoria e cliente, é hora de escolher a forma de indexação que melhor te auxiliará na busca de informações. Um dos formatos existentes é o alfanumérico, que consiste numa legenda com a descrição de cada letra ou categoria.

7. Cuidado com o prazo de validade dos documentos

Como a vida útil dos documentos varia bastante de acordo com a legislação, você deve sempre ficar de olho no prazo de validade de cada um.

Alguns devem ser arquivados para sempre e outros possuem um período de preservação específico.

Por isso, mantenha os documentos datados e consulte a Tabela de Temporalidade, principalmente para não correr o risco de ter prazos expirados ou perder os que deveriam ficar arquivados.

8. Guarde os documentos num lugar fixo

Um dos passos finais para a manter a organização de arquivos e documentos na sua empresa é dedicar um lugar exclusivo para eles. É uma excelente forma de garantir a ordem e funcionamento do arquivo, bastando apenas colocar novamente cada documento no lugar toda vez que for usado.

9.  Opte por um arquivo suspenso

Se há em sua empresa documentos de papel, é interessante a criação de um arquivo suspenso. Isso porque, com a separação de cada documento, as particularidades e categorias deles não se misturam.

10. Foque nos documentos da empresa

Nossa última dica é um lembrete para você manter sempre toda a documentação da sua empresa bem organizada, conservada e arquivada, a fim de estar acessível sempre que for necessário. Por isso, toda vez que for necessário, releia as 9 dicas anteriores e veja se algo está faltando para uma ótima organização de arquivos e documentos do seu ambiente de trabalho.

Conclusão

As empresas que arquivam adequadamente seus documentos, certamente se preocupam com seus clientes e com elas próprias. Não querem ter dor de cabeça ou perder tempo à procura de um documento que poderia ser de fácil acesso. Com isso, elas passam uma imagem positiva e mostram organização e qualidade na prestação de seus serviços.

Agora você mesmo poderá fazer isso e perceber os resultados!

Pronto para aproveitar essas dicas e colocar os documentos da sua empresa em ordem? Não é tão complicado organizar os documentos, não é mesmo? Qual das dicas foi mais útil para você? Conte nos comentários e coloque tudo em prática agora mesmo!

Quer aprender ainda mais? Então, aproveite e confira também nosso post com o Guia Prático: Saiba Como Otimizar os Processos de Guarda de Arquivos Corporativos e Privados.

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