Como arquivar e-mails: 6 passos (com imagens)

Saiba como efetuar cópias das informações que utiliza com o iCloud.

Deve efetuar uma cópia das informações que guarda no iCloud. Se apagar acidentalmente um contacto, e-mail ou documento importante, pode restaurá-lo a partir do iCloud ou de outra cópia que tenha.

Utilize estes passos para copiar documentos a partir do Mac, iPhone, iPad, iPod touch, iCloud.com ou PC. Se copiar um ficheiro de uma pasta partilhada no iCloud Drive para outra pasta, o acesso à partilha não é também copiado. Saiba mais acerca da partilha de pastas.

  1. Clique no iCloud Drive na barra lateral de uma janela do Finder. 
  2. Mantenha premida a tecla Opção e arraste o ficheiro para uma nova localização.

Utilize estes passos para enviar cópias de ficheiros armazenados no iCloud Drive:

  1. Abra a app Ficheiros e toque em iCloud Drive.
  2. Toque na pasta que pretende abrir e, em seguida, toque no ficheiro para abri-lo.
  3. Toque em Partilhar  no canto inferior esquerdo.
  4. Selecione a forma como pretende enviar uma cópia do ficheiro.

Para documentos, folhas de cálculo e apresentações, toque em Mais  no canto superior direito, selecione Exportar e escolha de que forma pretende exportar o ficheiro. Também pode guardar uma cópia local do seu ficheiro. 

Utilize estes passos para descarregar ficheiros armazenados no iCloud Drive ou ficheiros acessíveis a partir das apps do iWork em iCloud.com:

  1. Inicie sessão em iCloud.com.
  2. Abra o iCloud Drive.
  3. Procure e selecione o ficheiro.
  4. Clique em Descarregar  na parte superior da página ou faça duplo clique no ficheiro. O documento é descarregado para a localização de descargas predefinida.

Se precisar de ajuda com dados de terceiros armazenados no iCloud, contacte diretamente o programador da app. Os dados de terceiros poderão utilizar o seu armazenamento do iCloud, mesmo se não conseguir ver os detalhes.

Como Arquivar E-mails: 6 Passos (com Imagens)

Se tiver ativado as Fotografias em iCloud, as fotografias e os vídeos são automaticamente enviados para o iCloud com a resolução total. 

 Pode efetuar cópias das suas fotografias e vídeos seguindo estes passos:

  • No iPhone, iPad ou iPod touch, toque em Definições > [o seu nome] > iCloud > Fotografias. Em seguida, selecione Descarregar e manter originais e importe as fotografias para o seu computador. 
  • No Mac, abra a aplicação Fotografias. Selecione as fotografias e os vídeos que pretende copiar. Escolha Ficheiro > Exportar.
  • No PC, configure o iCloud para Windows e ative as Fotografias em iCloud.

Se pretender descarregar algumas fotografias ou vídeos, utilize iCloud.com para descarregar a versão mais recente das fotografias e dos vídeos.

  • No iPhone, iPad ou iPod touch, aceda a iCloud.com, toque em Fotografias e em Selecionar. Em seguida, selecione as fotografias e os vídeos que pretende descarregar e toque em Mais . Selecione Descarregar e as fotografias e os vídeos serão descarregados como um ficheiro .zip para o iCloud Drive. 
  • No Mac ou PC, basta aceder a iCloud.com e clicar em Fotografias. Em seguida, selecione as fotografias e os vídeos que pretende descarregar e clique em Descarregar . 

Também pode utilizar os passos abaixo para copiar manualmente as fotografias e os vídeos. Os comentários ou gostos de uma fotografia partilhada não são guardados e as fotografias e os vídeos guardados a partir dos álbuns partilhados não têm a resolução total.

  1. Abra a app Fotografias e toque em Álbuns.
  2. Encontre Álbuns partilhados e, em seguida, toque no nome do álbum que pretende. Poderá ter de passar o dedo para a esquerda para encontrar o álbum partilhado.
  3. Guarde fotografias do álbum através de um destes métodos:
    • Toque numa imagem para a abrir e depois toque em Partilhar . Para selecionar mais imagens, desloque as imagens para a esquerda ou para a direita e toque naquelas que pretende guardar. Toque em Guardar imagem.
    • Toque em Selecionar e, em seguida, nas imagens que pretende guardar. Toque em Partilhar  e, em seguida, toque em Guardar imagem.
  4. Importe as fotografias para o seu computador.

Siga estes passos para importar manualmente fotografias e vídeos em álbuns partilhados para a sua Fototeca: 

  1. Abra a app Fotografias e selecione Álbuns partilhados.
  2. Faça duplo clique num álbum partilhado.
  3. Faça Controlo+clique (ou clique com o botão direito do rato) numa fotografia e selecione Importar.

Depois de importar as suas fotografias, poderá querer efetuar uma cópia de segurança da sua biblioteca. Pode armazená-las numa biblioteca separada no computador ou numa unidade diferente.

As fotografias guardadas estão disponíveis mesmo que desative a app Fotografias no iCloud para Windows. Para guardar fotografias e vídeos de um álbum partilhado, tem de guardá-los noutra pasta no seu disco rígido:

  1. Abra o iCloud para Windows.
  2. Clique em Opções junto a Fotografias. Anote o caminho indicado na localização das Fotografias em iCloud.
  3. Abra uma janela do Explorador de Ficheiros (Windows 8 ou posterior) ou uma janela do Explorador do Windows (Windows 7). 
  4. Aceda à pasta Fotografias em iCloud através do caminho acima indicado. Abra a pasta Partilhados.
  5. Selecione as fotografias que pretende guardar e copie-as para outra pasta no seu computador. Inclua esta pasta caso efetue uma cópia de segurança do seu computador.
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Para obter mais informações sobre as cópias de segurança do seu computador com Windows, aceda ao Suporte da Microsoft.

As fotografias em A minha partilha são descarregadas automaticamente para o Mac. Siga estes passos para as descarregar para o iPhone, iPad ou iPod touch. 

  1. Toque em Fotografias e, em seguida, toque no separador Álbuns.
  2. Toque em A minha partilha.
  3. Toque em Selecionar e, em seguida, em todas as fotografias que pretende guardar. 
  4. Toque em Partilhar  e, em seguida, em Guardar imagem. 

Como Arquivar E-mails: 6 Passos (com Imagens)

Saiba como mover, apagar ou copiar e-mails do iCloud no Mac.

Como Arquivar E-mails: 6 Passos (com Imagens)

Utilize os passos abaixo para exportar contactos do Mac, iCloud.com ou PC.

  1. Abra os Contactos. 
  2. Selecione Todos os contactos.
  3. Clique num contacto na lista de Contactos.
  4. Selecione Ficheiro > Exportar > Exportar vCard ou selecione Editar > Selecionar tudo, para selecionar todos os cartões para exportar.
  5. Escolha a localização onde pretende guardar os ficheiros e, em seguida, clique em Guardar.

Caso utilize os Grupos, deve considerar arquivar a sua base de dados completa dos Contactos, bem como exportar os vCards. O método vCard indicado acima copia os contactos, mas não copia os Grupos. Os arquivos são mais complexos, mas poderá não ser capaz de restaurar os dados através dos Arquivos enquanto estiver ligado à Internet e com sessão iniciada no iCloud.

Para exportar um arquivo, abra Contactos e selecione Ficheiro > Exportar > Arquivo de contactos. 

Exporte informações de contacto do iCloud como vCard.

Consulte as instruções da Microsoft para exportar contactos.

Como Arquivar E-mails: 6 Passos (com Imagens)

Utilize os passos abaixo para exportar calendários do Mac, iCloud.com ou PC.

  1. No Calendário, clique no nome do calendário. Se não vir os seus calendários, clique em Calendários.
  2. Selecione Ficheiro > Exportar > Exportar.
  3. Selecione uma localização para o ficheiro e, em seguida, clique em Exportar.
  1. Inicie sessão em iCloud.com com o seu ID Apple e abra o Calendário.
  2. Partilhe publicamente um calendário.
  3. Copie o URL do calendário partilhado e cole-o no campo de endereço do navegador. Não prima Enter.
  4. Altere “webcal” para “http” e prima Enter. É descarregado um ficheiro ICS para a localização de descargas predefinida.
  5. Adicione o calendário a um cliente de calendário, como a app Calendário no Mac ou o Outlook num computador Windows.
  6. Deixe de partilhar o calendário.

O Calendário do iCloud guarda informações dos últimos 6 meses e até 3 anos no futuro.

  1. Abra o Outlook e aceda ao Calendário.
  2. Selecione o calendário que pretende copiar na lista Calendário.
  3. Desmarque os restantes calendários.
  4. Selecione Ficheiro > Guardar calendário.
  5. Clique em Mais opções para ajustar o intervalo de datas e a quantidade de detalhes a incluir no calendário. Isto varia de acordo com a versão do seu Outlook.
  6. Clique em OK.
  7. Escolha a localização onde pretende guardar o calendário e, em seguida, clique em Guardar.
  8. Repita o processo para todos os calendários que pretende copiar.

Como Arquivar E-mails: 6 Passos (com Imagens)

Exporte uma cópia dos Lembretes no Mac com o macOS Mojave ou anterior:

  1. Abra os Lembretes.
  2. Aceda à lista de lembretes que pretende exportar.
  3. Escolha Ficheiro > Exportar.
  4. Introduza um nome, selecione uma localização e, em seguida, clique em Exportar.

Como Arquivar E-mails: 6 Passos (com Imagens)

Exportar uma cópia dos seus marcadores do Safari no Mac:

  1. Selecione Ficheiro > Exportar marcadores.
  2. Escolha a localização para onde pretende exportar o ficheiro e, em seguida, clique em Guardar. O nome do ficheiro é Safari Bookmarks.html a não ser que o altere.

6 passos para vencer uma montanha de e-mails acumulados

São Paulo – E-mails foram feitos para economizar tempo. Na prática, é um pouco diferente: um estudo recente da Adobe descobriu que um profissional gasta em média 6 horas por dia lendo e respondendo mensagens.

Mas por que passamos tanto tempo às voltas com o correio eletrônico?

Em parte, a questão se explica pela importância da ferramenta para o mundo corporativo. A pesquisa da Adobe revelou que 35% das pessoas veem o e-mail como instrumento prioritário para se comunicar com colegas de trabalho.

Porém, o mau uso do correio eletrônico também ajuda a explicar o tempo excessivo que gastamos com os recados.

Se você assina muitas newsletters, não organiza as mensagens em pastas ou tem o hábito de usar o e-mail como depósito de lembretes para si mesmo, é provável que tenha muitas mensagens acumuladas.

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Para ajudar quem deseja vencer uma montanha de e-mails não lidos, três especialistas em produtividade compartilharam dicas no site da Fast Company. São eles Maura Thomas, autora do livro “Personal productivity secrets”, Ron Webb, diretor no American Productivity and Quality Center, e Frank Buck, autor do livro “Get organized: Time management for school leaders”.

Confira a seguir 6 passos para conquistar o sonho de zerar a sua caixa de entrada:

1º passo: Reduza a entrada de novas mensagens

É provável que grande parte dos e-mails acumulados na sua caixa de entrada sejam enviados por empresas, e não por pessoas. A saída é cancelar a assinatura de newsletters e listas promocionais.

Você pode usar programas específicos para essa finalidade, como o SpamDrain ou o Unroll.me.

Para evitar a reincidência do problema, também vale criar um endereço de e-mail apenas para assinaturas de informativos e compras online.

2º passo: Estabeleça regras para o e-mail corporativo

É fundamental que a empresa onde você trabalha defina políticas internas para o envio e encaminhamento de mensagens. A equipe deve saber muito bem quando deve (ou não) repassar e-mails e copiar destinatários em conversas em grupo. Sem essas regras, é provável que a sua caixa de entrada continue abarrotada de recados — muitos dos quais sequer interessantes para você.

3º passo: Use ferramentas de colaboração

Como manter sua produtividade ao revisar e-mails com passos simples

Talvez, você esteja pensando: “Mas isso é exagerado! Quanto tempo posso levar para revisar meus e-mails?”

Pode ser difícil de acreditar, mas você está perdendo grande parte do seu tempo, o qual poderia dedicar a outras tarefas e assuntos mais produtivos.

Nos estudos realizados por Gloria Mark, professora de informática na Universidade da California (Irvine), observou-se que…

uma pessoa revisa seu correio eletrônico pelo menos 77 vezes por dia. (Inclusive, algumas pessoas chegam a entrar na sua caixa de entrada 373 vezes por dia).

Ou seja: você revisará seu e-mail mais de uma vez a cada hora. Além disso, também devemos considerar o tempo que leva ler cada uma destas mensagens.

Então…

O que você pode fazer para estar em dia com seus e-mails, sem perder produtividade  e sem “pular” as mensagens realmente importantes?

É um fato: revisar a quantidade de correios que recebemos diariamente é cada vez mais difícil. E só de abrir sua caixa de entrada e ver tantos e-mails de remetentes que nem sequer conhecemos pode nos desanimar.

(Você sabe que revisar cada um deles significa passar o dia inteiro lendo correios. E sua produtividade será nula graças à revisão de e-mails.)

E sabe o que é pior?

Muitas vezes, você pode acabar perdendo informações importantes ou lendo com atraso as mensagens relevantes. Para que isso não aconteça, é preciso configurar corretamente seu e-mail ou contar com a ajuda de uma pessoa que possa fazer uma revisão profissional. 

Assim, você evita que um e-mail importante (de um cliente, por exemplo) se “confunda” ou receba a mesma prioridade que um spam ou qualquer mensagem pouco relevante.

O correio eletrônico é uma peça chave para a comunicação comercial, você só precisa aprender a administrá-lo 

Obviamente, não é uma opção viável deixar de conferir diariamente sua caixa de entrada. Afinal, você precisa se comunicar com seus clientes, provedores e também com sua equipe de trabalho.

  • Para evitar que revisar e-mails impacte negativamente na sua produtividade, você pode tomar duas ações concretas. Veja só…
  • Ação #1: Contar com os serviços de um assistente virtual que seja capaz de revisar seus e-mails e filtrar as mensagens mais importantes.
  • Ação #2: Descartar “semi manualmente” os correios spam e deixar na caixa de entrada somente os e-mails relevantes.

Atualmente, já foram criados aplicativos para combater este problema e te apresentaremos alguns deles neste post. Nosso objetivo é garantir que você consiga tirar o máximo proveito dos e-mails sem perder produtividade.

1º – Cancelar e eliminar os newsletters que você nunca lê

Enquanto preparávamos este post, descobrimos um serviço que pode ser muito útil para cancelar rapidamente todos os newsletters inúteis que você nunca leu e eliminá-las sem perder tempo.

Esta ferramenta se chama Unroll.me. Com ela, você poderá liberar rapidamente até 86 subscrições, o que levaria muito tempo e esforço se fosse realizado manualmente.

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2º Criar filtros para e-mails de acordo com a prioridade

Se você não quer cancelar algum newslewtter, pelo menos, deveria colocá-lo em uma pasta menos destacada para que isso não ocupe uma posição de relevância na sua caixa de entrada e na sua mente. Assim, você não perde a sua produtividade ao ler informações que não são prioridades no seu dia a dia.

Para conseguir catalogar seus e-mails de acordo com a prioridade, você pode agrupar os remetentes dos newsletters, por exemplo, em uma seção de “baixa prioridade”. Desta forma, este tipo de mensagem não aparecerá no topo da sua caixa de entrada e você poderá se concentrar melhor nos e-mails importantes.

No Gmail, você também consegue configurar filtros para seus correios eletrônicos. Se você quiser colocar todas as notificações da Workana numa seção de prioridades para não perder nenhuma novidade, basta selecionar o quadradinho ao lado do e-mail, ir à opção “Mais” e, então, optar por “Filtrar mensagens assim”.

Na próxima janela que se abrirá, basta selecionar “Criar um filtro com essa busca”. Então, você verá uma consulta personalizada no quadro de busca superior. Clique no menu para poder escolher o que fazer com esta consulta para os e-mails existentes e também para os futuros.

Se você preferir uma forma mais automática, definitivamente, te recomendamos o Inbox by Gmail. Trata-se de uma interface do Gmail que otimiza o processamento dos correios eletrônicos de baixa prioridade, já que seus algoritmos reconhecem o que é um “spam” ou “lixeira”. Você só precisa habilitar a seção de “baixa prioridade” e o trabalho já estará feito.

3- Desabilite as notificações de e-mails no seu celular

Com as notificações de e-mails ativas no seu celular, será muito difícil aumentar sua produtividade.

Acompanhe nosso raciocínio…

…Talvez, você tenha decidido concluir o seu dia de trabalho e queira desfrutar de uma série ou de um filme no Netflix. Porém, bem no momento que você senta, seu celular faz aquele barulhinho de notificação.

E isso quer dizer que um novo e-mail chegou à sua caixa de entrada. Mesmo sem ter vontade de revisá-lo (afinal, seu dia de trabalho já terminou), você não consegue vencer a curiosidade de saber quem te escreveu.

Então, você decide conferir seu correio eletrônico no seu celular. E depois de ver esta notificação, provavelmente, você também aproveitará para ver quem mais te mandou alguma mensagem nestes últimos dias. O “pequeno” problema é que quase 80% destas notificações serão pouco (ou nada) relevantes.

Talvez, alguém te mencionou em um comentário pouco interessante ou simplesmente modificaram um detalhe nada urgente no Trello. Ou pior: foi só um spam que poderia tranquilamente ser mandado à lixeira sem nem ser lido…

Não importa por qual destes motivos gerou esta notificação… O fato é que ela interrompeu seu momento de desconexão e relaxamento.

Outra razão pela qual você deveria desativar as notificações de e-mail no seu celular é que, se você já estiver trabalhando no computador, receberá aí as notificações. E não será necessário se desconcentrar duas vezes pelo mesmo motivo. 

Acredite, isso pode diminuir sua produtividade em até 200%! Porque, ao pegar o celular para revisar esta notificação, provavelmente, você aproveitará para conferir as redes sociais, e dedicará seu precioso tempo em coisas menos importantes… Sua atenção será desviada e isso significa tornar-se menos produtivo.

4º – Verifique seus e-mails somente 2 vezes por dia

Revisar o correio eletrônico sempre requer um pouco de tempo. E a cada mensagem lida, gastamos ainda mais tempo…

Se ao invés de revisá-lo várias vezes por dia, escolhemos consultá-lo somente quando haja suficientes mensagens para tratar, estaremos limitando o tempo necessário para verificar as novidades da caixa de entrada. E também diminuímos a quantidade de tarefas que deixamos de fazer ou atrasamos para revisar os e-mails.

Tim Ferriss (conferencista e empreendedor) recomenda revisar a caixa de entrada por volta das 11 am e das 4 pm. Assim, você garante que não perderá um enorme tempo ao acordar revisando seus e-mails. E também consegue organizar sua caixa de entrada para não chegar saturado ao fim da jornada de trabalho.

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