Como calcular tempo em uma planilha do excel

Como Calcular Tempo em uma Planilha do Excel

A princípio, Para um bom gerenciamento de Produção é de suma importância conhecer a eficiência do seu processo produtivo. Além disso, os dados relevantes do processo devem estar dispostos de forma clara para a tomada de decisão ,ou seja, se você não mede, você não gerencia.

Por fim, com base nesta necessidade, o presente post tem como objetivo apresentar um exemplo de como calcular a eficiência da sua Produção usando o Excel.

Nesse semtodo, é claro que esse assunto é muito abrangente, e quando falamos de Produção existe tanto seguimentos que seria impossível abordá-los todos em um único texto.

Em seguida, Assim este post irá se basear em uma produção de peças podendo ser seriada ou não.

Dados da produção na Planilha de Excel

Para o Cálculo da eficiência de Produção teremos que realizar uma triagem das informações sendo: Coletar dados, Modelar e Criar o Relatório. Estes dados poderão ser coletados através de Fichas de Processo ou Ordem de Produção. Nesta etapa é importante que as informações sejam preenchidas de forma padronizadas para facilitar no momento do lançamento dos dados.

Como Calcular Tempo em uma Planilha do ExcelElementos primários para Cálculo da Eficiência da Produção

Em tabelas, defina os elementos principais como Produto, Operador, Máquina, Tipos de Paradas de Linha, estas informações poderão vir de um banco de dados existente, o que é recomendado, ou você poderá criar uma planilha em Excel organizando estes dados.

É fundamental o uso de um código para cada variável destes elementos, o que parece óbvio, porém existem diversos profissionais que usam estes elementos somente com a descrição e no momento de modelar os dados passam a encontrar inconsistências que comprometem o resultado final .

Lançando Dados na Planilha

Nesse sentido, Com os dados em mãos é hora de começar o lançamento, sem dúvida este é o momento mais braçal do trabalho. Porém se você não possuí um Sistema de coleta de dados ( o que é a realidade da grande maioria das pequenas e médias empresas) deverá preencher manualmente.

Contudo, os dados devem estar dispostos em formato de tabela com linhas e colunas, neste passo evite usar mesclas nas células pois prejudicam na modelagem. Abaixo há uma tabela de dados de produção para exemplificar o Cálculo da eficiência da Produção em Excel.

A tabela foi divida em duas imagens para facilitar a visualização.

Como Calcular Tempo em uma Planilha do ExcelTabela de Apontamento – Parte 1 Como Calcular Tempo em uma Planilha do ExcelTabela de Apontamento – Parte 2

Todavia como o propósito do artigo é mostrar o uso profissional do Excel para Cálculo da eficiência da Produção, para cumprir está dura etapa utilizamos um formulário feito dentro do Excel utilizando recursos de VBA. Assim o formulário padroniza e valida os dados antes do lançamento na tabela, desta forma é poupado um bom tempo do trabalho.

Como Calcular Tempo em uma Planilha do Excel Apontamento de produção em Excel

Dados para Cálculo de Eficiência

A eficiência produtiva é a relação entre resultado esperado e resultado realizado. Como acima informamos na planilha os dados realizados agora é hora de informar os dados esperados. Os dados esperados podemos considerar como tempo padrão de uma operação. Este dado pode estar diretamente ligado ao produto, ao processo, ou a ambos. Isto fica mais claro no exemplo abaixo:

  • Tempo padrão ligado ao produto: O Tempo padrão da Peça X é 10 minutos.
  • Tempo padrão ligado ao processo: A Máquina Y possuí uma velocidade 10 m/minutos.
  • Tempo padrão ligado a ambos : A Peça X na Máquina Y leva 10 minutos, porém na Máquina Z leva 8 minutos.

Portanto, neste post foi utilizado o Tempo padrão ligado ao processo, do mesmo modo, definimos uma tabela com as velocidades das máquinas. E em seguida, foi trazido os dados de velocidade para tabela principal usando a fórmula PROCV.

Modelagem dos dados

Basicamente na modelagem dos dados foi utilizado TABELA DINÂMICA onde foi sumarizado os seguintes itens:

  • Tempo Real por Máquina
  • Tempo Padrão por Máquina
  • Horas Produtiva x Parada
  • Quantidade Real por Máquina

Abaixo o formato da TABELA DINÂMICA antes de ser utilizada no Cálculo da eficiência da Produção em Excel.

Como Calcular Tempo em uma Planilha do ExcelModelagem dos dados

Relatórios da eficiência da Produção em Excel

Com os dados modelados podemos montar o relatório final de Eficiência de Produção em Excel, abaixo os dados do Mês é apresentado por turno onde é possível analisar as horas produtivas x horas paradas. Também foi utilizado uma formatação condicional do tipo escala de cores para enfatizar as metas diárias.

Como Calcular Tempo em uma Planilha do ExcelGráfico do Resultado Mensal

Contudo, temos a eficiência é medida pelos dois indicadores:

  • Disponibilidade: Horas Disponíveis / (Horas Disponíveis – Horas Paradas)
  • Eficiência sobre horas disponíveis: (Horas Disponíveis – Horas Paradas) / (Quantidade de Peça * Tempo padrão)

Como Calcular Tempo em uma Planilha do ExcelRelatório de Eficiência de Produção

Todavia, Relembrando que se fosse considerado o fator qualidade então seria possível calcular o OEE.

Uma outro forma interessante de apresentar os dados, é fazer um resumo dos equipamentos utilizando gráfico de velocímetro.

Como Calcular Tempo em uma Planilha do Excel

Finalmente, concluímos nosso Cálculo da eficiência da Produção em Excel. Esperamos que esta modelagem passa ajudar os profissionais da área a criarem seus próprios indicadores e melhorar seus gerenciamentos.

Planilha Controle de Produção

O Formulário utilizado está disponível em nossa Planilha de Controle de Produção.

Como Calcular Tempo em uma Planilha do Excel

Como organizar uma planilha para controlar e somar horas no Excel

11 de abril de 2019 • 16h16 • atualizada 11 de abril de 2019

O cálculo de horas é utilizado para medir o tempo de trabalho de um profissional, sendo algo fundamental para gerir o funcionário de expedientes ou contabilizar as horas trabalhadas de maneira freelance. Nesses momentos, o Excel pode ajudar bastante, oferecendo formatos de planilhas que fazem as contas de um modo bem mais otimizado. Confira!

Criar a planilha

O primeiro passo é criar o arquivo em que você anotará as horas de trabalho. Para tal, você pode usar uma tabela com 7 variáveis: data, entrada, saída almoço, volta almoço, saída, horas trabalhadas e horas extras. Veja:

Como Calcular Tempo em uma Planilha do Excel

Para que a planilha funcione corretamente, as colunas de “B” até “E” precisam estar com os campos formatados como horas. Faça isso já na criação do documento, selecionando cada planilha, clicando o botão direito do mouse e acessando a opção “Formatar células…”. Veja:

Como Calcular Tempo em uma Planilha do Excel

O próximo passo é escolher a opção “Personalizado”, e em sequência, “hh:mm”, como:

Como Calcular Tempo em uma Planilha do Excel

Ao decorrer dos dias, você preenche a tabela com os seus horários. Vamos utilizar um caso fictício do João, funcionário de uma empresa em Campinas, registrado em CLT, com uma carga horária de 8 horas por dia de segunda a sexta. Veja a tabela ao final do mês:

Como Calcular Tempo em uma Planilha do Excel

A planilha acima refere-se ao mês de abril de 2019. O dia 19 é feriado, e os outros dias com os horários preenchidos pelos números “00:00” se referem a sábados e domingos. A regularidade das horas de entrada e saída seguem as regras comuns à maioria das empresas.

Leia também:  Como ajustar as cores de um monitor lcd (com imagens)

Continuando com a formatação, as colunas “F” e “G” devem ter seus campos configurados como “números”. Para isso, vá até o mesmo menu indicado anteriormente e escolha a opção “Número”, como:

Como Calcular Tempo em uma Planilha do Excel

Você pode personalizar a planilha como preferir, inclusive colocando as horas negativas em vermelho, por exemplo. Ao final disso, o documento está pronto para ser analisado.

Calcular as horas

  • Para calcular as horas, é preciso utilizar uma fórmula que contabilize o intervalo de horas entre a entrada e a saída, subtraindo o tempo de almoço. A equação abaixo cumpre esse papel:
  • “=((E2-B2)+(C2-D2))*24”
  • Aplique a fórmula na tabela de “Horas trabalhadas” conforme a imagem:

Como Calcular Tempo em uma Planilha do Excel

Na linha seguinte você pode ajustar a fórmula de acordo com a linha correspondente, seguindo a imagem:

Como Calcular Tempo em uma Planilha do Excel

Para não preencher uma por uma manualmente, você pode selecionar as duas primeiras e arrastar até o final, como mostra a imagem:

Como Calcular Tempo em uma Planilha do Excel

Para calcular as horas extras, primeiro é preciso estabelecer um padrão diário. No caso de João, são 8 horas. A fórmula abaixo consegue realizar os cálculos:

“=SE(((C2-B2)+(E2-D2))*24>8;((C2-B2)+(E2-D2))*24-8)”

Aplicando-a à planilha, temos:

Como Calcular Tempo em uma Planilha do Excel

Repare que, como a fórmula se refere à uma condição – uso de “SE” -, os dias em que João não fizer hora extra serão preenchidos pela palavra “FALSO”. Eles serão contabilizados como 0 no final.

Cálculo mensal

  1. Para calcular o total de horas trabalhadas no mês, utilize uma fórmula que contabilize todos os dias. Seguindo o exemplo, temos:
  2. “=SOMA(F2:F31)”
  3. A parte entre parênteses deve ser adaptada aos números e letras da coluna que você utilizou em sua planilha.

    Veja:

  4. Portanto, durante o mês de abril de 2019, João trabalhou 176 horas, ou seja, cumpriu a quantidade estipulada para o mês.
  5. Porém, além dessas horas, ele também trabalhou a mais, cálculo que pode ser feito com a coluna G adaptando-se a fórmula.

    Veja:

  6. João trabalhou as 176 horas normais mais 8 horas extras, totalizando 184 horas de trabalho.

Cálculo sem horas extras

Se você trabalha como freelancer, pode criar uma tabela sem a coluna de “horas extras”. Veja:

O exemplo acima refere-se a um projeto feito por Carlos, um designer freelancer fictício. Os horários de trabalho não seguem um padrão, já que o personagem trabalha por conta e não segue o planejamento da empresa.

Aplicando a sequência de fórmulas descritas anteriormente, você obtém o seguinte resultado:

Arredondando os valores, Carlos trabalhou 117 horas. Com esse número em mãos, fica mais fácil de estabelecer um valor final para o projeto com base no preço da hora de serviço, por exemplo. Esse é um método muito útil de colocar preços no seu trabalho como freelancer.

Cálculo com banco de horas

Há empresas que não trabalham com um sistema de horas extras, mas sim de banco de horas. Nesses casos, o trabalhador não recebe um valor extra pelo trabalho fora do horário comercial, mas sim acumula – ou fica devendo – horas que podem se transformar em folgas.

  • Tomando como exemplo a mesma planilha de João, podemos substituir a coluna “Horas extras” por “Total de horas a compensar”. Veja:
  • Além de calcular as horas extras, a fórmula precisa calcular as horas a mais ou a menos. Para esse caso, você pode utilizar a fórmula “Horas trabalhadas – 8”, que no caso do exemplo é:
  • “=F2 – 8”
  • Veja os valores aplicados na planilha:
  • Para não errar, você precisa corrigir os valores de sábado e domingo. Veja:

Refazendo as contas, você pode ver que novamente sobraram 8 horas. Dá para João tirar um dia de folga, não é mesmo?

Quer mais dicas para utilizar o Excel como um profissional? Continue acompanhando o nosso blog!

Como deixar sua planilha do Excel mais atrativa

Como criar gráficos no Excel

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Calculadora de Horas Trabalhadas – No Papel ou na Planilha

Atualizado em 11 de fevereiro de 2020

  • Como uma empresa deve calcular as horas trabalhadas?
  • Essa é uma das dúvidas mais comuns quando falamos sobre jornada de trabalho.
  • Um dia desses, eu estava conversando com um amigo que queria otimizar os processos do RH de sua empresa, e ele me fez a seguinte pergunta: Existe uma calculadora de horas trabalhadas, ou ferramenta que entregue as informações de ponto de forma rápida e precisa?

Olha, tenho que te falar que essa não é uma pergunta rara. Apesar de parecer simples, muitas empresas possuem problemas para gerenciar as horas trabalhadas dos seus funcionários.

  1. Esse cenário é ainda mais complicado para as empresas que possuem diversas escalas e horários de trabalhos diferenciados, pois controlar horas extras, faltas e adicional noturno de forma manual pode ser um processo muito difícil.
  2. Mas calma, se você ainda não tem ou quer otimizar o processo de controle de jornada está no lugar certo.
  3. Nesse artigo quero te mostrar a importância de calcular as horas trabalhadas, quais as melhores ferramentas de registro de ponto e no final ainda vou disponibilizar uma planilha de controle de horas para você
  4. Para começar confira o índice deste artigo.
  5. Então sem muita demora vamos começar falando sobre a importância do controle de horas.
  • Antes de começarmos quero te fazer uma pergunta, você sabe a importância do controle das horas trabalhadas?
  • Algumas pessoas vão dizer que é importante por conta da legislação, outras para controlar horas extras, já outras vão dizer que é importante para controlar as jornadas de trabalho.
  • Bem, se me fizessem essa pergunta eu diria que é importante por essas e muitas outras coisas.
  • Não ache que calcular as horas trabalhadas dos funcionários é perda de tempo, pois esse processo traz uma série de benefícios tanto para a empresa quanto para o empregador.  
  • Para te ajudar a entender mais sobre a importância do controle de horas vou falar sobre um tema frequente em toda empresa e que está diretamente relacionado ao controle de horas, vamos falar sobre horas extras.
  • Aliás como você controla as e calcula as horas extras do seus funcionários?

Cálculo de horas extras

Toda empresa possui funcionários que precisam estender o expediente para atender alguma demanda ou terminar algum projeto, mas aí eu te pergunto, no fim do mês como calcular exatamente a quantidade de horas extras que aquele colaborador fez?

Lembre-se estamos falando de apenas 1 funcionário, dessa forma fazer o cálculo de horas extras manualmente não será uma tarefa trabalhosa. Mas agora pense em uma empresa com 50 funcionários, imagina o trabalho que vai ser.

Aqui devemos destacar, que horas extras é um dos principais temas das ações trabalhistas no Brasil. Segundo o TST foram 32.476 processos registrados em 2018.

  1. Agora você deve estar se perguntando porque esse número é tão alto?
  2. Muitas empresas não realizam o controle das horas extras e quando realizam acabam contabilizando as horas erradas.
  3. Lembra que eu citei mais acima alguns dos palpites sobre a importância de controlar as horas trabalhadas e a legislação era justamente um deles?
  4. Então, o artigo 74, § 2 º da CLT determina que, para estabelecimentos com mais de 10 funcionários, o controle de jornada de trabalho é obrigatório e pode ser feito por meio de sistemas de controle de ponto: manual, mecânico ou eletrônico.
  5. Dessa forma, se sua empresa se enquadra nesse perfil, não tem o que fazer, o controle das horas trabalhadas passa a ser obrigatório.
  6. Mas voltando a falar sobre horas extras você sabe como calculá-la ou o que diz a legislação sobre esse tema?
  7. Vamos começar com a legislação?
  8. A duração da jornada de trabalho dos brasileiros está prevista na Constituição Federal desde 1988, no Artigo 7°.  
  9. Essa lei determina que um dia de trabalho não pode exceder 8 horas diárias e 44 horas semanais, mas essa jornada pode ser estendida em algumas ocasiões.

Entretanto como falei no começo desse tópico tem dias que é inevitável não ficar até mais tarde para terminar uma tarefa. Para esses casos, a lei determina que é possível estender a jornada de trabalho em até duas horas diárias.

  • No caso onde houver a extensão da jornada é necessário que o empregador pague as horas extraordinárias em folha de pagamento ou utilize um sistema de banco de horas onde posteriormente o colaborador possa usufruir dessas horas.
  • Em ambos casos é necessário que a empresa tenha um bom sistema de controle de horas trabalhadas, uma vez que no final do mês será necessário calcular as horas trabalhadas e horas extras realizadas por cada colaborador
  • Agora se você quer saber mais sobre como funciona o cálculo das horas extras, confira em nosso blog um artigo com o passo a passo  de como calcular horas extra e se torne um especialista no assunto!

Como Calcular Tempo em uma Planilha do Excel

Agora chegamos na parte da matemática. Vamos lá!

  1. Antes de mais nada não esqueça de pegar uma calculadora, papel e caneta afinal você precisará fazer algumas anotações.
  2. Para fazer o cálculo de horas trabalhadas é preciso saber a jornada de trabalho do seu funcionário, a carga horária semanal, bem como o valor da remuneração dele.
  3. Para ficar mais simples vou utilizar a jornada de trabalho regular estabelecida pela legislação trabalhista, confira!

Exemplo: Jornada de 8 horas de trabalho

A CLT estabelece que uma jornada de trabalho normal é de 8 horas por dia e de 44 semanais.

Suponhamos que um de seus colaboradores ganhe R$ 2.000  trabalhe de segunda a sábado até 8 horas diárias, dessa forma totalizando 44 horas semanais e 220 mensais.

Para você encontrar o valor do salário por hora desse colaborar basta dividir o valor do salário do mesmo pela quantidade de horas trabalhadas por mês, nesse exemplo seria de R$ 9,09.

Eu sei, analisando esse valor pode até parecer pouco, mas no final do mês multiplicado pelos dias trabalhados você verá que o resultado do montante será significativo. E é justamente sobre isso que vamos falar.

Calculando horas trabalhadas no mês?

Você já parou para pensar em todas as informações que compõem a folha de ponto?

Imagino que você deve ter pensado: horas trabalhadas, horas extras, e faltas. Você está certo, são essas informações e muito mais.

  • Aparentemente a folha de ponto não parece algo tão difícil, entretanto, precisamos lembrar que todas essas informações possuem regras específicas como: as horas extras, adicional noturno, desconto de faltas, dsr, sem esquecer a diferença entre as horas trabalhadas.
  • Agora eu te pergunto, você sabe quanto tempo ou dias são 220 horas trabalhadas?
  • Em um tópico acima eu citei que a CLT estabelece que uma jornada de trabalho normal é de 8 horas por dia e de 44 horas semanais, não podendo ultrapassar o limite de 220 horas trabalhadas no mês.  
  • Dessa forma as empresas ficam livres para estabelecer os dias de trabalho dos seus colaboradores, desde que respeitem o limite que a lei estabelece.
  • Uma das jornadas de trabalho mais comuns adotadas pelas empresas, é aquela onde o funcionário trabalha 8 horas por dia de segunda à sábado, caracterizando as 44 horas semanais.
  • Mas como saber se o limite de 220 horas estará sendo respeitado?
  • Bem, se multiplicarmos as 44 horas semanais X as 5 semanas que o mês comercial possui você encontrará o valor das 220 horas semanais.
  • Agora você lembra daquele exemplo que utilizei acima para te explicar o valor do salário por hora?
  • Se pegarmos a quantia de R$ 9,09 e multiplicarmos pelas 220 horas você vai encontrar o valor do salário que este funcionário receberá por mês, dessa forma:
  • R$ 9,09 X 220 horas = R$ 2.000

Mas vale ressaltar que existem jornadas de trabalho que utilizam como base 180 horas trabalhadas por mês. Esse é o exemplo das jornadas de 36 horas semanais.

  1. Ou seja, se utilizarmos o mesmo caso acima e multiplicarmos o valor do salário por hora pela 180 horas trabalhadas encontraremos outro valor, confira!
  2. R$ 9,09 X 180h = R$ 1.636
  3. Viu só, o valor das horas trabalhadas vai depender muito do valor do salário do funcionário e da quantidade de horas trabalhadas por mês.

Agora que você entende melhor sobre horas trabalhadas, já pensou em um sistema que realiza todos os cálculos automaticamente? Acesse nossa página e confira todos os benefícios.

Como Calcular Tempo em uma Planilha do Excel

Agora que vimos como calcular as horas trabalhadas você deve estar se perguntando “Onde eu encontro a quantidade de horas trabalhadas do meu funcionário?”

Essa é realmente uma boa pergunta. Afinal como falei acima, a folha de ponto do funcionário possui diversos apontamentos que podem alterar a quantidade de horas trabalhadas, tais como atrasos e faltas.

  • Para encontrar as horas trabalhadas é necessário que a empresa utilize um sistema de controle de horas, onde ela possa anotar todas as informações de entradas, saída e pausa para almoço.
  • Existem diversas ferramentas que realizam esse processo de marcação de ponto, mas aqui vou utilizar um sistema bem simples que é o controle de ponto por excel.
  • Antes de mostrar como funciona quero ressaltar que esse não é o método mais simples e seguro para controlar a jornada de trabalho dos funcionários.
  • Se você quiser conferir um sistema que realiza esse controle de forma eficaz e segura confira o sistema PontoTel.
  • Agora deixa eu te mostrar como você pode inserir as marcações de ponto no Excel.

Inserindo horas de entrada e saída

  1. A planilha de controle de ponto por excel é uma ferramenta bem simples de ser utilizada, nela você deve inserir diariamente os horários de entrada saída e pausa para almoço de todos os funcionários.
  2. Para os dias em que houver folga, você deverá deixar a célula em branco, para que não haja erro na hora dos cálculos.

  3. Realizando esse processo no fim do mês você terá as informações de horas trabalhadas, horas extras, horas noturnas, faltas e atrasos.
  4. Você deve estar com uma baita dúvida em sua cabeça que diz o seguinte: “só de preencher a planilha já vou ter todas essas informações?”
  5. Confira a seguir como isso é possível.

Fórmula para cálculo das horas trabalhadas no excel

  • A planilha de registro de ponto desenvolvida pela PontoTel possui uma fórmula para  calcular as horas trabalhadas de cada colaborador.
  • Dessa forma essa planilha te ajuda a conferir todas as informações referente as horas trabalhadas de cada colaborador.
  • Assim, basta preencher a planilha corretamente que no fim do mês você terá as informações de forma automática.
  • Vale ressaltar que apesar de prático, essa não é a forma mais confiável para realizar o controle das jornadas, uma vez que as informações devem ser preenchidas manualmente, ficando assim a mercê de possíveis erros no preenchimento dos horários.

Modelo de calculadora de horas extras no excel

Como Calcular Tempo em uma Planilha do Excel

  1. Para aqueles que não querem adquirir um sistema de ponto, a planilha de excel pode ser um bom “quebra galho” para calcular as horas trabalhadas.

Confira 2 Ótimas Aplicações da Fórmula HOJE() do Excel

Como Calcular Tempo em uma Planilha do Excel
Como Calcular Tempo em uma Planilha do Excel

A Fórmula hoje retorna o número de série da data atual na célula em que é digitada. Mas, quando o usuário utiliza esta Fórmula , o excel muda automaticamente o formato de número da célula para “Data”. Ou seja, em linhas gerais, se você digitar “=HOJE()” ou =”TODAY()” em uma célula e apertar a tecla Enter, você visualizará a data de hoje na mesma. Para visualizar o número de série da data, você teria que trocar manualmente o formato para “Geral” ou “Número”.

No exemplo acima, criado na data 3/7/2014, ao utilizarmos a Fórmula hoje, verificamos que ele retornou exatamente a data em questão. O grande benefício da Fórmula HOJE() é que o valor da célula é atualizado automaticamente.

Se eu abrir a planilha do exemplo novamente no dia seguinte, deverei visualizar o valor “04/07/14” impresso na célula A3.

Isto permite que algumas operações interessantes sejam feitas entre datas futuras, passadas e a data atual, de forma que a planilha seja atualizada automaticamente.

Um exemplo simples da utilização da Fórmula HOJE pode ser visto na determinação de uma data de nascimento. Por exemplo, se uma pessoa nasceu em 1980 e queremos descobrir quantos anos ela faz neste ano, podemos digitar “=ANO(HOJE())-1980”. Lembre-se que para visualizar a idade corretamente, você precisa mudar o formato da célula de “Data” para “Número”. Veja o exemplo abaixo:

Esta foi apenas uma introdução sobre a Fórmula e, a partir de agora, neste post, irei mostrar algumas aplicações da Fórmula HOJE() que irão de fato te surpreender e facilitar sua vida.

1 – Automatize as suas Negociações

Muitas empresas possuem ciclos de vendas longos, principalmente quando comercializam produtos ou serviços de maior valor. Empresas de consultoria, por exemplo, podem levar de 6 meses a 1 ano negociando uma proposta até fechar o projeto.

A Fórmula HOJE() pode ser uma verdadeira aliada dos colaboradores da Área Comercial de empresas com esta característica. Utilizando ela, podemos fazer um pipeline de vendas com um bom nível de automatização no excel. Vamos pensar em um exemplo e trabalhar em cima dele:

– Empresa com ciclo de vendas de 2 meses em média, deseja que seus representantes comerciais não passem mais de 5 dias sem entrar em contato com seus prospects (possíveis clientes).

Seguindo o exemplo acima, precisamos pensar em uma espécie de banco de dados para ir registrando os contatos com os prospects. Veja o modelo abaixo:

A ideia é que sejam registradas as datas de cada contato para que depois criemos uma Fórmula  relacionada a Fórmula HOJE() para automatizar a planilha. Abaixo segue o exemplo preenchido já com um exemplo do que pode ser feito em termos de Fórmula.

Reparem que na coluna I eu subtraí a Fórmula HOJE() pela célula correspondente na coluna H que representa o último contato feito com o prospecte em questão. O resultado exibido na célula é o número de dias que a empresa está sem fazer contato com o prospect. Por último, na coluna Situação (J), podemos criar uma fórmula para exibir mensagens automáticas.

Na célula J5 irei digitar “=SE(I5>5;”Atrasado”;SE(I5=5;”Ligar Hoje”;”Dentro do Prazo”))”. Em seguida, arrastarei a fórmula para as células J6 e J7. O resultado segue abaixo.

Perfeito! Temos uma ferramenta simples para controlar as negociações da empresa de forma automática. Se você gosta do desafio de criar planilhas, a LUZ encoraja que você desenvolva seu modelo. Caso queira uma planilha pronta, já temos uma para te recomendar. Trata-se da Planilha de Prospecção de Clientes 3.0.

2 – Controle Vencimentos de Cobranças e Recebíveis

A empresa já utilizou a Função HOJE() para desenvolver seu setor comercial através do controle de negociações e vendas. Chegou a hora de facilitarmos a vida do setor administrativo-financeiro implementando controles automáticos de datas de vencimento de contas a pagar e a receber.

A lógica para contas a pagar e a receber é a mesma, só mudando o tratamento do vencimento. Para uma conta a receber vencida, a planilha precisa emitir uma instrução de cobrança do inadimplente. Para uma conta a pagar, a planilha precisa emitir uma instrução de pagamento imediato.

Veja o modelo acima, bem simples. Nas colunas “Contas a Receber” e “Contas a Pagar” temos que colocar algo que identifique a cobrança/pagamento, como o número da nota fiscal. As colunas “Data de Vencimento” e “Valor” são auto-explicativas e o único mistério está nas colunas “Situação”.

Preenchendo o Contas a Receber…

Ou seja, escrevi uma fórmula que instrui a planilha a retornar uma célula vazia para contas a receber dentro do prazo e “COBRAR!” para contas vencidas.

Para o Contas a Pagar…

A célula deve retornar valor vazio para contas dentro do prazo e “PAGAR!” para contas vencidas. Arrastando a fórmula para as células debaixo, encontramos o seguinte resultado:

Logicamente, este modelo é bastante simplório, feito apenas para exemplificar de forma prática o que foi visto neste post. Um modelo real deveria prever outros fatores, como a possibilidade da conta já ter sido recebida/paga.

Se você gosta do desafio de elaborar suas próprias planilhas, o encorajamos a criar seu próprio modelo. Caso prefira recorrer a uma planilha pronta, temos algumas para te recomendar:

  • Planilha de Contas a Receber
  • Planilha de Contas a Pagar

Está com dúvidas? Entre no Fórum de Excel da LUZ e envie a sua pergunta!

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