Como arquivar documentos por ordem alfabética

A organização dos arquivos físicos é essencial para a qualidade do seu ambiente de trabalho. Quanto mais organizado o ambiente for, mais produtivo você será. A análise nesse caso é simples. Se você precisa de uma informação e precisa procurar por horas, significa que o seu ambiente não está tão organizado assim e que a sua produtividade está indo por ladeira abaixo.

Um ambiente organizado vale ouro

Trabalhar em um ambiente organizado é, sem dúvida, mais agradável para todos. A limpeza do local, a disposição dos itens e a organização de arquivos são só alguns pontos que, quando bem resolvidos, facilitam o seu dia a dia.

Essa organização traz eficiência para os processos e a lógica por trás disso é bem simples: quanto mais arrumado é o local de trabalho, menos tempo é perdido procurando documentos e menores são as chances de cometer erros em função de algum esquecimento ou perda.

Para que você alcance esse patamar, o primeiro passo é a organização. Por este motivo eu separei sete dicas interessantes para te ajudar nessa missão!

Conceitos básicos e avançados sobre ECM. Incluindo casos de uso e dicas para adquirir uma ferramenta 100% aderente aos requisitos técnicos do Decreto 10.278/2020! Sem dúvida alguma, o e-book mais completo que você já viu sobre ECM!

1. Diminua a quantidade de papéis, sempre

Sabe aquela montanha de papéis que fica espalhada pelo escritório ou escondida atrás da porta? Por acaso você armazena documentos antigos em uma sala chamada arquivo morto? E esses papéis na sua mesa, eles realmente precisam estar aí do seu lado?

  • Caso alguma dessas questões reflita o seu dia a dia, eu te instigo a parar, sentar confortavelmente na sua cadeira, analisar cada documento e eliminar todos aqueles que não são mais necessários.
  • Os benefícios na eliminação e redução constante do papel são comprovados numericamente por institutos respeitadíssimos, como a AIIM, por exemplo.
  • Obviamente, antes de qualquer coisa, respeite os prazos legais de armazenamento, mas depois deste prazo descarte o que não interfere ou impacta as atividades da empresa na qual você trabalha.

Mantenha na sua mesa apenas aqueles documentos que são realmente necessários para sua atividade diária. Aproveite para aplicar o conceito Japonês do 5S: utilização, organização, limpeza, padronização e disciplina.

2. Divida os arquivos em categorias

Independentemente de do meio em que seus arquivos se encontram (físicos ou digitais), separe-os em categorias. Você pode dividi-los pelo ano de emissão, pela natureza (compra e venda, por exemplo) ou por qualquer categoria que seja aplicável aos papéis que precisam ser armazenados.

O ideal é que você crie várias segmentações para poupar tempo. Quanto mais objetivo for o armazenamento, mais fácil será para encontrar os documentos. Veja bem: é muito mais fácil, por exemplo, encontrar arquivos quando eles estão separados por anos e meses do que apenas por anos, certo? Errado! Vai depender muito de como você vai procurá-lo. Pense nisso!

Por exemplo:

Se, o seu objetivo é armazenar documentos do setor de Recursos Humanos, talvez seja mais fácil categorizar por ordem alfabética. Diferentemente, se forem documentos relativos a auditorias, vale mais a pena organizá-los por ordem cronológica.

Lembre-se: O planejamento na hora de dividir os arquivos em categorias é tão importante no modo físico quanto no digital. Se você cria uma organização de documentos digitais “desorganizada” verá menos benefícios na migração.

Uma dica para criar a ordem de categorias é utilizar um software gratuito de mapa mental, chamado xmind! É uma ferramenta muito fácil de usar.

Como Arquivar Documentos por Ordem AlfabéticaVisão de categorização pelo xmid

3. Implemente a metodologia 5S no seu ambiente de trabalho

Esta metodologia foi criada no Japão e, no início, tinha como objetivo auxiliar a manter a ordem na vida pessoal. Posteriormente, o método passou a ser utilizado em empresas e corporações.

O nome da metodologia é referente aos 5 pilares que devem ser seguidos, que iniciam com a palavra S. Estas palavras são: Seiri, Seiton, Seisô, Seiketsu, e Shitsuke. Em tradução livre, significam respectivamente “classificar”, “organizar”, “limpar”, “padronizar” e “manter”. Por consistir em um método organizado e com propósitos, é bastante eficiente.

Por exemplo, com a adoção da metodologia, você terá um incentivo a mais para classificar os documentos de acordo com a sua relevância, organizá-los de acordo com um parâmetro pré-estabelecido, como data ou assunto, por exemplo, padronizá-los e mantê-los organizados da forma planejada.

Para a implementação dessa metodologia, recomenda-se que ela seja gradual e bastante dialogada com todos os envolvidos no processo, desde o gestor até o funcionário terceirizado, atingindo toda a pirâmide hierárquica da empresa. A compreensão de todos os envolvidos aumenta o envolvimento no projeto e, consequentemente, a sua eficácia.

Como Arquivar Documentos por Ordem Alfabética

4. Digitalize os documentos

Para reduzir de uma vez por todas o número de papéis no escritório, que tal optar pela digitalização de documentos? Ao colocar todos os arquivos no computador você não só libera espaço no escritório, como também libera aquele espaço destinado (e valioso) ao arquivo morto.

Se caso você contrata uma empresa para armazenar e gerenciar seus papeis, esse custo também acaba. De acordo com a AIIM, 45% das organizações que investiram em adotar documentos digitais tiveram um retorno sobre o investimento em menos de 6 meses.

Veja também: [Infográfico] Quais são os resultados, em números, ao adotar documentos digitais?

Vale refletir o quanto a digitalização facilita a sua vida, uma vez que, quando você precisar localizar um arquivo importante, ele sempre estará no mesmo lugar, a uns cinco cliques de distância e em um minuto, aberto na tela do seu computador.

Não dá para negar que, entre procurar em um arquivo físico e simplesmente buscá-lo em uma pasta do computador ou software de gestão de documentos, a alternativa tecnológica é muito mais prática, concorda?

5. Crie documentos já digitais

Conforme já falamos, é muito importante digitalizar os documentos físicos que você possui aí, ao seu lado. Você ganha economia em espaço físico e material, além de ser mais sustentável, ajudando a impactar menos o meio ambiente.

Entretanto, esse é um passo para os documentos que já existem. E os documentos que ainda estão por vir? É necessário pensar neles também. Portanto, crie e dissemine a cultura da criação de documentos eletrônicos, também conhecidos como nato-digitais, na sua organização.

A distribuição desses documento pode ser feita de forma eletrônica, via e-mail ou aplicativos de mensagens existentes nos smarthpones. Privilegie a utilização de softwares com os quais os seus funcionários e a sua empresa já trabalhem, facilitando a implementação dessas etapas.

Para entender melhor sobre este procedimento, destacamos este vídeo que elaboramos sobre o assunto.

6. Centralize as informações

A partir da digitalização dos documentos, você deve ficar atento quanto a alguns problemas que podem ser gerados. Por exemplo, caso não haja uma centralização no salvamento dos arquivos, corre-se o risco de existir várias cópias salvas do documento em diferentes plataformas, o que gera dúvidas sobre qual seria a versão mais atualizada do arquivo.

Para evitar esse tipo de problema, o arquivamento dos documentos deve ser feito de forma central, em uma única plataforma, aplicação ou servidor — lembre-se de que é possível criar um repositório para sua equipe, setor ou empresa, facilitando a organização. As alterações no documento devem ser salvas sobre o mesmo documento antes de ser distribuído.

7. Use uma ferramenta de ECM para gerenciar todo o ciclo de vida do documento

Enterprise Content Management! Este é o significado para a sigla ECM. Como podes ver, é uma sigla de palavras derivadas do inglês que traduzindo significam gestão de conteúdos empresariais. Mas se esse assunto ainda é novidade para você, eu trouxe um vídeo que pode te ajudar a entender melhor:

Com a utilização de uma ferramenta de ECM para a organização de arquivos no ambiente de trabalho, você conseguirá:

  • Acelerar os processos internos da sua empresa;
  • Disponibilizar a informação (documento) para qualquer pessoa em qualquer lugar, basta acessar o sistema online
  • Identificar quem criou o documento, quem alterou o documento, quem aprovou o documento e quem pode visualizar este documento;
  • Permitir ou bloquear a impressão de documentos;
  • Enviar o link do documento a quem interessar possa;
  • Criar um workflow de aprovação de documentos;
  • Verificar o histórico de alteração;
  • Digitalizar documentos em massa;
  • Gerenciar todo o ciclo de vida de documentos;
  • Eliminar o espaço físico que era destinado às caixas de documentos impressos;
  • Parar de gerenciar papel;
  • Economizar com impressões e terceirização de serviços (cópias e armazenamento);
  • Entre muitos outros benefícios!

Independentemente de quais dessas medidas você queira adotar, a certeza que temos é que a organização de arquivos é fundamental para melhorar seus processos internos. Pense nisso e mãos a obra!

Sem mais desculpas

Sendo assim, a organização de arquivos não deve ser encarada como um mero processo de separação de documentos em pastas com nomes sugeridos. Ela deve ser vista como um processo complexo que traz resultados importantes para a gestão, para a tomada de decisão e para a rotina de trabalho da sua organização.

Leia também:  Como avaliar a credibilidade de uma fonte (com imagens)

Independentemente de quais dessas medidas você queira adotar, a certeza que temos é que a organização de arquivos é fundamental para melhorar seus processos internos. Para auxiliar nesse assunto, baixe o nosso e-book sobre modelagem de processos!

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Formas de Arquivar Documentos: Técnicas de Arquivamento – Portal Educação

Como Arquivar Documentos por Ordem Alfabética PEDAGOGIA

21/03/2013

Toda unidade escolar deve ter um arquivo bem instalado, organizado e atualizado, de forma a oferecer informações aos seus usuários, com rapidez e presteza. A unidade escolar tem que ter um arquivo ágil e moderno; um arquivo exemplar, informatizado, se possível.

As tarefas da Secretaria Escolar têm, essencialmente, um caráter de registro de documentação, entretanto vivemos agora o tempo da velocidade da informação, assim a racionalização e a simplificação dos registros e arquivamento de documentos escolares são necessárias e urgentes. Do contrário, a unidade escolar estará expondo seu nome a justificadas críticas.

O responsável direto por tudo isto é o (a) Secretário (a) Escolar. A respeito das técnicas de arquivamento, elementos básicos de arquivamento são a classificação e a codificação. Inicialmente, precisa-se considerar o que será arquivado, de forma a beneficiar o maior resultado e eficiência do trabalho e a organização interna de uma instituição de ensino.

Como enfatizado anteriormente todo arquivo tem seu tempo de existência, em razão da necessidade de manipulação, utilização, consulta, etc. Após esse tempo, deve ser destruído ou incluído no arquivo morto, que por sua vez, incide em um local onde são guardados os documentos que, ainda não estejam sendo utilizados no momento, podem ser úteis no futuro.

Os métodos de classificação, normalmente usados em sistemas de pastas suspensas ou dentro de pastas (tipo A-Z, com fichário etc.) e caixas, principalmente quando há vários documentos ou papéis, são:

Método alfabético: normalmente usado em ordem crescente (de A até Z), é útil pela facilidade de organização de localização de documentos.

Arquivamento por assunto: ainda utiliza-se a ordem alfabética, contudo sem colocar nomes de pessoas ou de documentos, mas sim assuntos referentes a essas pessoas e documentos.

Método numérico: ao invés de usar letras, como no método anterior, usam-se números, geralmente em ordem crescente também. É mais útil em documentos como relatórios paginados e outros documentos em que há numeração de código ou páginas.

Método eletrônico: programas ou sistemas informatizados geralmente não usam papéis, e podem usar as formas de classificação acima comentadas. Porém, é sempre importante o sistema conter campos de busca de dados e opção de cópia de segurança (backup) ou de impressão, a fim de impedir a perda de dados ou arquivos.

CLASSIFICAÇÃO DO ARQUIVO

O bom desempenho das funções de um arquivo dependem de sua disposição para servir ao usuário com precisão e rapidez. O primeiro passo é compreender os diferentes estágios pelos quais passam os arquivos que, por sua vez, podem ser distintas da seguinte forma:

  • Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados próximo ao local que os produziu ou recebeu.
  • Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário: constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que poderão ainda servir de fonte para os órgãos que os produziu ou recebeu. A permanência dos documentos é transitória.
  • Arquivo de Terceira Idade ou Permanente: constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que são conservados face ao valor histórico ou documental que possuem. São os arquivos propriamente ditos.

A cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar, tratar e organizar adequadamente cada arquivo.

  • O que arquivar
  • Organização do arquivo
  • Técnicas de arquivamento

Os métodos ou técnicas de arquivamento são as diferentes maneiras utilizadas para colocar documentos em ordem em um arquivo. A escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos a serem classificados. Isso inclui as entidades mantenedoras, estágios de sua evolução, extensão de sua atuação e  natureza dos documentos.

Os arquivos podem, ainda, ser pessoais ou familiares. Os métodos básicos de arquivamento mais utilizados são os seguintes:

a) Alfabético: muito utilizado nas organizações, tem como principal elemento o nome. Apesar de fácil e rápido, é contraindicado em grande volume de informações, pelo risco de erros devido ao cansaço visual e grande variedade de grafia dos nomes. Algumas regras devem ser consideradas na alfabetação do sistema alfabético, sendo elas:

  • 1) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois, o prenome.
  • Araújo, Marcos Pereira
  • Carvalho, Lucas Tavares
  • Ferreira, Maria Souza
  • Vasconcelos, Luís dos Santos
  • Obs 1.: No caso de sobrenomes iguais, a ordenação será feita pelo
  • prenome.
  • Ferreira, André
  • Ferreira, João
  • Ferreira, Paulo
  • 2) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen não devem ser separados.
  • Bom Tempo, Cláudia
  • Castelo Branco, Humberto de Alencar
  • Monte-Verde, Juvenal Silva
  • Santos-Dumont, Alberto
  • Vilas Boas, Bernardo Alves
  • Obs 2.: Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa
  • seguem a mesma regra.
  • Santa Cruz, Pedro Henrique
  • Santo Expedito, João Barbosa
  • São Tiago, Bernardo Oliveira
  • 3) As iniciais abreviativas de prenomes, quando da ordenação, devem preceder os nomes que iniciam com a mesma letra.
  • Pereira, M.
  • Pereira, Marcelo
  • Pereira, Maria
  • Pereira, Mauro
  • 4) Artigos e preposições não devem ser considerados.
  • Anjos, Milton Sousa dos
  • Costa, Severino Pereira da
  • Santos, Edson Pereira dos
  • Silva, Luciana Oliveira da

Obs 3.: No caso de sobrenomes estrangeiros, esta partícula que acompanha o nome pode ou não ser considerada. O mais comum é considerá-la, quando esta iniciar com letra maiúscula.

  1. Da Vinci, Leonardo
  2. Del Piero, Fábio
  3. Mccain, John
  4. O´Brian, Paul
  5. Van Gogh, Vincent
  6. Von Richtoffen, Michael
  7. 5) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, devem vir para o início acompanhados do sobrenome anterior.
  8. Araújo Filho, Marcos Pereira
  9. Carvalho Júnior, Lucas Tavares
  10. Ferreira Neto, Maria Souza
  11. Vasconcelos Sobrinho, Luís dos Santos
  12. 6) Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados.
  13. Devem ser colocados no final, entre parênteses.
  14. Alves, José Silva dos (Presidente)
  15. Barbosa, Lucas Moreira (Ministro)
  16. Campos, Juvenal de Sousa (General)
  17. Rodrigues, Maria Aparecida (Professora)
  18. 7) No caso de nomes estrangeiros, a organização será feita pelo último sobrenome, com exceção dos nomes orientais e de países de língua espanhola, que tem regras específicas.
  19. Camões, Luís Vaz de
  20. Clinton, Bill
  21. Newton, Isaac
  22. Shakespeare, William
  23. 8) No caso de nomes de espanhóis ou de qualquer país de língua espanhola, a ordenação deverá ser feita pelo penúltimo sobrenome e, para tanto, os dois últimos sobrenomes deverão ser transpostos
  24. para o início.
  25. Bolaños Fuentes, Pablo
  26. Gutierrez Salazar, Juan
  27. Sanchez Garcia, Roman
  28. 9) Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou árabes, por exemplo, deverão ser organizados da mesma forma como se apresentam, sem qualquer alteração.
  29. Al Jahzir
  30. Kim Il Sung
  31. Law Kim Chong
  32. Mao Tsé Tung

10) Na organização de nomes de instituições, os nomes são mantidos da mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do início para o final, entre parênteses. Quando não há artigo no início, não deve ser feita qualquer alteração.

  • Associação Brasiliense de Arquivologia
  • Bi-ba-bô Shopping
  • Boticário (O)
  • Casas Bahia
  • Fundação Getulio Vargas
  • Globo (O)
  • Times (The)

11) Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser colocado no final, entre parênteses. A ordenação, neste caso, se dará pelo nome do evento e não pelo numeral.

  1. Congresso de Medicina (Segundo)
  2. Encontro de Arquivistas (IV)
  3. Seminário de Jornalistas (18º)

Obs 4.: O numeral servirá para ordenar eventos com o mesmo nome.

  • Encontro de Arquivistas (I)
  • Encontro de Arquivistas (II)
  • Encontro de Arquivistas (III)

Para facilitar a guarda e localização dos documentos, o método alfabético pode ser combinado com cores, para identificar a letra procurada. A partir daí, passa a ser chamado de Variadex.

b) Geográfico: utilizado quando os documentos são organizados pela procedência ou local, ou seja, quando a instituição opta por classificar os documentos pelo local de origem. Sua adoção deve seguir determinadas regras, a saber:  

1) A ordenação de documentos por estado ou país deve ser alfabética, facilitando a localização. Contudo, as cidades referentes a um mesmo estado ou país devem ser organizadas de forma alfabética, mas mantendo a capital no início, uma vez que esta é, normalmente, a cidade mais procurada e com o maior número de documentos.

Exemplo:

Como Arquivar Documentos por Ordem Alfabética

2) Quando o arquivamento é feito por cidades, sem a separação por estado, não necessário colocar as capitais no início. A ordenação será simplesmente alfabética, com o detalhe de que, ao final de cada cidade, deve ser identificado o estado correspondente, para o caso de municípios com o mesmo nome.

  1. Exemplo:
  2. Anápolis (Goiás)
  3. Crato (Ceará)
  4. Custódia (Pernambuco)
  5. Passo Fundo (Rio Grande do Sul)
  6. Vitória (Espírito Santo)
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c) Numérico: os documentos são ordenados por número, havendo três opções distintas – numérico simples, cronológico ou dígito-terminal. O método numérico simples organiza os documentos pelo número dos mesmos ou das pastas que ocupam. Usado no arquivamento de prontuários médicos, pastas de funcionários, processos e filmes.

Torna-se pouco recomendável com números maiores ou com vários dígitos, por apresentar-se lento e trabalhoso. Daí, é indicada a adoção do método dígito-terminal, no qual a ordenação é feita pelos dois últimos dígitos, o que torna o arquivamento mais rápido e eficiente. Exemplo:

  • 14-25-01
  • 78-44-10

Como arquivar documentos e comprovantes?

Como Arquivar Documentos por Ordem Alfabética

Toda casa precisa de um sistema para arquivamento de documentos financeiros e recibos. Não importa o quanto de espaço que tenha, você ainda precisa de um lugar especial para arquivar comprovantes de IR, notas fiscais, comprovantes de pagamento de seguro, escola, consórcio, e outros papéis importantes.

Vamos sempre levar em conta que apenas guardar os documentos não é suficiente. Uma organização prática e simples, por assunto e data, garante rapidez na solução de equívocos causados por operadoras de celular,companhias telefônicas e outros serviços.

  • E para o arquivamento deste material, você não precisa de nada muito elaborado:
  • * Para os que têm espaço em casa (um quarto específico para escritório), um arquivo de metal;
  • * Para os que não têm muito espaço disponível em casa, pastas sanfonadas podem ser excelentes substitutas.
  • Não importa onde você fará seu arquivo, leve sempre em conta que você precisa de uma pasta para o ano corrente, com todos os papéis facilmente disponíveis em caso de qualquer imprevisto, e pastas para os anos anteriores, todas separadas pela natureza do documento: por exemplo, pagamento da escola em uma divisória, prestações de carro em outra, pagamento de seguros em outra, e assim sucessivamente, e preferencialmente em ordem alfabética.

Não se esqueça de identificar as pastas, para fácil visualização do conteúdo, para não ter que revirar pastas inteiras ao procurar um documento. A correta organização dos documentos vai lhe poupar de diversos problemas como cobranças repetidas, garantias de produtos que ainda podem poupar custos de assistência técnica e outros inconvenientes do seu dia-a-dia financeiro.

Para lhe ajudar a OZ! conta com um produto que é  é a solução completa e definitiva para organizar os seus papéis – contas da casa, documentos de veículos, recibos escolares, extratos bancários, documentos pessoais da família, e muito mais. Clique aqui e conheça o OZ! Arquivo Mágico, e descubra 8 razões para escolher este excelente produto e de grande utilidade.

Arquivamento: uma parte fundamental da sua organização

Quando se fala em organização logo associamos com a ideia de manter cada coisa em seu lugar. E sim, essa é a definição mais básica de organização, colocar tudo em seu devido lugar, de forma que esteja a mão ou facilmente encontrável quando necessário.

E colocar cada coisa em seu devido lugar parece ser fácil. E até é. O problema maior é definir qual esse lugar, aliás, qual o melhor lugar. E claro, manter tudo funcionando. Eu vejo que é aí que muita gente falha na hora de se organizar, o que leva as pessoas a pensarem que organização é difícil, é chato e que elas não nasceram para isso.  ´

Por isso é importante que, qualquer que seja o método de organização que você escolha, tenha uma atenção especial ao que podemos chamar de sistema de arquivamento. Isso nada mais é do que a forma como você guarda as suas coisas. Suas roupas, sua papelada, até arquivos digitais. O jeito como tudo é armazenado é fundamental para que um sistema de organização funcione.

Vamos começar do começo então: o que é um sistema de organização? De forma bem ampla é a forma como você gerencia sua vida como um todo. Como cuida de seus compromissos, suas tarefas, suas atividades diárias, seus projetos de longo prazo. Mas nesse post eu quero falar especificamente sobre a forma que você guarda as suas coisas.

Sejam objetos físicos ou arquivos digitais. Portanto, o foco desse texto é como manter as coisas guardadas de forma organizada. Sobre compromissos e tarefas eu já falei algumas vezes aqui no blog.

Se você quiser ler mais sobre isso, pode ir até esse post onde eu falo sobre organização para ser mais produtivo ou esse, sobre como organizar suas tarefas.

Quando falamos de armazenamento, existem dois conceito bem importantes: sistema de arquivamento e taxonomia pessoal. Sistema de arquivamento é a forma que você escolhe para guardar as suas coisas. Por exemplo:

  • se você coloca as suas roupas no guarda roupas separadas por cor, o seu sistema de arquivamento é baseado em cores;
  • se você guarda seus livros na estante em ordem alfabética, seu sistema de arquivamento é em função do alfabeto;
  • se os projetos da sua empresa são armazenados em uma pasta para cada cliente, o sistema de arquivamento é de acordo com os nomes do clientes.

Um sistema de arquivamento é importante porque quando você precisa encontrar o orçamento que enviou para um cliente X, saberá que ele está na pasta do cliente X. E se que ler determinado livro já sabe em que parte da estante onde ele está.

Fonte: Foto de Siniz Kim em Unsplash

Taxonomia pessoal é um termo que eu vi pela primeira vez no livro do Christian Barbosa, A Tríade do Tempo. Segundo o autor, taxonomia nada mais é do que a forma que usamos para categorizar informações e envolve técnicas de classificação, categorização, agrupamento e hierarquização, tanto de informações quanto de coisas físicas.

O Christian defende que devemos usar a mesma taxonomia pessoal em todas as áreas de nossa vida, desde as nossas gavetas, passando pelo computador e até os grandes projetos profissionais. Eu entendo que isso facilitaria enormemente o processo de arquivamento e a busca de itens, mas admito que na prática é algo que não implantei.

Meu computador é organizado de uma forma e os papéis e documentos refletem essa organização. Mas minha estante, por exemplo, é organizada de forma totalmente diferente. E tem funcionado bem pra mim.

Por isso é que eu digo sempre que quando de fala de produtividade e organização pessoal, o importante não é seguir rigidamente um método e sim aplicar de forma que seja efetivo para cada um.

Acredito que esses conceitos expressam de forma clara como funciona um sistema de organização: defina um critério para guardar suas coisas (taxonomia) e quais ferramentas serão usadas (pastas, caixas, gavetas, arquivos). Vamos falar um pouco sobre como isso funciona na prática.

Arquivamento no ambiente de trabalho

Qualquer que seja a área em que você trabalha, provavelmente você lida com dois tipos de material: papelada (impressões, apostilas, documentos, etc) e arquivos digitais (e-mails, planilhas, apresentações, relatórios, etc).

A primeira recomendação é que você use a mesma taxonomia para organizar arquivos físicos e digitais. Ou seja, se você tem uma pasta na gaveta para cada cliente, os arquivos no computador também devem ficar em pastas separadas por cliente.

Assim como eventuais pastas que você crie dentro do seu e-mail. Parece óbvio, mas muita gente não pensa nisso.

A segunda dica é: não deixe acumular muita coisa para ser guardada. Imagine que durante a semana você trabalha com três novos clientes. Além disso, preciso trabalhar em relatórios para cinco clientes antigos.

Se você deixar para guardar tudo isso ao fim da semana, o trabalho será maior e provavelmente a disposição para fazê-lo será menor. Então, guarde o que não estiver usando. Arquive itens novos assim que chegarem.

Agora você deve estar se perguntando: mas como eu defino a forma como irei guardar meus arquivos? Talvez você não goste da resposta, mas a verdade é que não existe uma fórmula pronta. Não há uma forma ideal. A escolha é mais intuitiva do que qualquer outra coisa. Isso porque ele deve ser feita em função de quem irá acessar os arquivos: você.

Só você sabe identificar qual a melhor forma para localizar uma informação sem perder tempo. Deve ser algo fácil, tanto na hora de guardar quanto na hora de resgatar um arquivo. Senão, não irá funcionar. E aí, não adianta usar um método super famoso, ou organizar tudo de forma perfeita, se na prática não cumpre a função de facilitar a sua vida.

De qualquer forma, seguem algumas sugestões. Você pode escolher uma delas, combinar mais de uma ou usar como inspiração para criar algo que se adapte ao seu dia a dia.

  • Por cliente: uma pasta (ou outra forma de armazenamento) para guardar todos os papéis referentes a cada cliente. Lá ficarão absolutamente todos os documentos e informações relacionadas aqueles cliente.
  • Por setor: finanças, impostos, recursos humanos, dentre outras.
  • Por tipo de documento: relatórios, orçamentos, contratos, propostas, recibos.
  • Por ordem alfabética: eu, particularmente, acredito que a ordem alfabética é uma ideia melhor para sub classificações. Se você tem uma pasta só para clientes e dentro dela uma subdivisão como o nome de cada cliente, os nomes podem ficar em ordem alfabética.
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Fonte: Foto de Aleks Dorohovich em Unsplash

Arquivamento pessoal

Para mim essa área de organização é mais complexa, até pela quantidade de material a ser organizada e pela diversidade. Arquivamento pessoal pode ser referir a sua estante, seus documentos, seus projetos, sua casa de forma geral.

Em casa

Eu sei que eu estou devendo falar sobre organização da casa, já me pediram isso por aqui. E eu preciso confessar: sou muito organizada com minha vida profissional, meus estudos, meus compromissos e meus projetos pessoais.

Mas em termos de organização de casa eu ainda me perco um pouco as vezes. De qualquer forma, tenho um monte de dicas anotadas, coisas que já testei e que ainda quero testar, e pretendo fazer um post falando sobre isso.

Como eu disse antes, organização em casa envolve diversas coisas. Ela trata de como você guarda tudo o que tem dentro da sua casa. Mas de qualquer forma a ideia é a mesma de qualquer tipo de organização: estabeleça um critério que te ajude a guardar e encontrar as coisas rapidamente e de forma fácil.

Organize suas roupas por cor ou por estação ou ainda por ocasiões. Seus livros podem ser arrumados em ordem alfabética de autor/título. por gênero, por assunto. Os itens no armário da cozinha por ordem de tamanho ou frequência de uso. Já que eu pretendo fazer um post só sobre isso, não me vou me estender muito nesse tópico.

Computador

A primeira sugestão é separar os arquivos pessoais dos profissionais. Se por algum motivo você armazena arquivos do trabalho no seu computador pessoal, mantenha todos juntos em uma pasta separada, que deverá estar organizada seguindo os mesmo princípios usados no seu trabalho.

Suas fotos e vídeos podem ser organizados por data, por ocasião ou por assunto. Faça da forma que mais lhe agradar e que facilitará qualquer busca futura. Eu organizo minhas fotos por data e acho ótimo assim.

Arquivos gerais podem ser categorizados em grandes áreas ou temas. Analise os arquivos do seu computador e veja quais tratam de assuntos similares e podem ser agrupados.

Normalmente essas áreas representam assuntos que você tem interesse e costuma pesquisar sobre, os seus hobbies. Assim, você pode ter pastas como: viagens, carros, decoração, culinária, música, artesanato, enfim, quaisquer que sejam os temas que te interessam.

Se você tem filhos, pode querer ter um pasta só para arquivos relacionados a eles. O mesmo vale para animais de estimação.

Papelada

Papel é uma das coisas que mais acumulamos. Mesmo com toda a vida digital que possuímos ainda existe muito papel sendo utilizado no nosso dia a dia. Temos cartas, faturas, boletos, contas, documentos, recibos.

Aqui também existem diversos critérios. Você pode separar por categorias, como as que eu mencionei no parágrafo anterior.

Documentos importantes podem ser guardados por data ou por conteúdo (documento do carro, da casa, do trabalho, das crianças, plano de saúde, seguro, previdência, diplomas/certificados).

Recibos e comprovantes de pagamento também podem ser organizados por data/ano (IPTU, IPVA, imposto de renda) ou por área (financiamentos, impostos, empréstimos, mensalidades, aluguel, contas).

Boletos  e contas a pagar devem estar a mão, para que não se perca o prazo de pagamento. Recomendo que só  sejam arquivado depois do pagamento efetuado.

Papeis com valor sentimental (cartas, cartões postais, trabalhos escolares do filhos) podem ser classificados por ano ou mesmo mantidos todos juntos, uma vez que você guarda mais pelo apego do que pela necessidade de consulta futura. Aqui entram também antigos diários/agendas que você por acaso tenha interesse em guardar.

Quanto a documentos pessoais, mantenha-os sempre juntos (certidão de  nascimento, casamento, passaporte). Se você é responsável pela organização dos documentos de todas as pessoas da casa, pode ter uma pasta para cada um

Para finalizar esse post, algumas dicas gerais:

  • Não caia na tentação de criar uma pasta “aleatórios” no seu computador ou deixar um “cantinho da bagunça” na sua casa ou no seu escritório. Existem grande chances de que coisas importantes se percam ali, principalmente se você estiver em um momento de preguiça para analisar as coisas e guardá-las em seus devidos lugares. Além de que, a maior parte do que está ali, provavelmente poderia ser descartada.
  • Se você não consegue se livrar desse cantinho da bagunça ou da pasta aleatórios, pode ser um sinal de que o seu sistema de arquivamento não é o ideal para você. Como eu mencionei no começo do post, o ato de armazenar algo deve ser intuitivo. Você deve ser capaz de dizer rapidamente onde algo deve ser armazenado e encontrar com facilidade algo que foi guardado. Se não for assim, o sistema vai mais te atrapalhar do que ajudar. E você não terá motivação para mantê-lo, já que não verá resultados.
  • Caso você não tenha tempo ou as circunstâncias não permitam que você incorpore ao seu sistema de arquivamento um item novo assim que ele chega, mantenha-o na sua caixa de entrada, até que seja possível arquivar. Não crie uma pasta ou um local temporário. Mantenha a mão o que estiver usando. Guarde o que não estiver.

Eu quis falar aqui no blog sobre arquivamento porque é onde eu vejo que mutas pessoas se perdem na hora de se organizar. Então é importante pensar nisso no momento em que você decide ser uma pessoa mais organizada. Além disso, eu falei sobre o assunto de forma bem geral porque eu acredito mesmo que quem pode decidir a melhor forma de organizar suas coisas é você.

Me conta nos comentários como você arquiva suas coisas? E se estiver tudo uma bagunça, que tal se animar para começar a organizar?

Até mais,

Juliana Sales.

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16/06/2017

Já está claro que um fator fundamental para melhorar a produtividade da sua empresa é a organização! E ela pode começar a mudar com pequenas atitudes, como por exemplo, acabar com as pilhas de papéis que ficam cada vez mais difícil de manter em ordem. 
 

Uma empresa pode utilizar quantos métodos organizacionais forem necessários, sejam eles por ordem alfabética, ordem geográfica, ordem numérica e ordem ideográfica. Vem conferir:

#1º dica

Ordem alfabética: Método de arquivamento padronizado variadex – tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes, ou seja, consiste em dar cores a um grupo de letras para buscar a informação. Cada sequência de letras recebe uma cor específica.

#2º dica

Ordem numérica: Numérico simples – é necessário que seja realizada uma consulta antes ao índice ou arquivo de fichas para localizar o número atribuído ao assunto em questão. Os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de entrada ou registro no arquivo, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética.

#3º dica

Ordem alfabética: Método geográfico – é indicado quando o objetivo é ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica, que pode envolver uma busca por região, estado, município, bairro, rua ou local específico.

#4º dica

Método ideográfico ou temático – esse método ordena os documentos por assuntos. A classificação é feita pelos assuntos básicos ou temas que admitem diversas composições. 

#5º dica

Método numérico cronológico – nesse caso, deve ser observado não somente a ordem numérica mas também a data de produção do documento ou ao período a que se refere. 

Nesse post indicamos 5 métodos simples de organização de documentos físicos para você começar agora mesmo. Esses pequenos passos vão ajudar você no dia a dia, tanto na questão da otimização do tempo, quanto a desempenhar suas atividades com mais agilidade. 

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